लेखक: बोक्सू ली

उत्पादकता की भाषा में, ETC का मतलब है अनुमानित समापन समय। व्यक्तिगत कार्य प्रबंधन के संदर्भ में (जैसे कि शिपिंग डिलीवरी नहीं), ETC आमतौर पर या तो यह दर्शाता है कि आपको कितनी देर लगेगी (अवधि) या आप कब इसे पूरा करने की उम्मीद करते हैं (समय मुहर)। व्यावहारिक रूप से, जब हम आपकी टू-डू लिस्ट में ETC जोड़ने की बात करते हैं, तो हमारा मतलब है प्रत्येक कार्य के लिए एक अनुमानित अवधि निर्धारित करना – यह अनुमान लगाना कि इसे पूरा करने में कितना समय लगेगा। यह सरल मेट्रिक कई लोगों की योजना प्रक्रिया में गायब पहेली का टुकड़ा है। क्यों? क्योंकि बिना समय के अनुमान के, एक टू-डू लिस्ट केवल एक इच्छा सूची होती है। ETC के साथ, आपकी टू-डू लिस्ट एक शेड्यूल ब्लूप्रिंट बन जाती है।

ETC क्यों महत्वपूर्ण है? सबसे पहले, यह आपको आपके कार्यभार की वास्तविकता का सामना करने के लिए मजबूर करता है। "प्रोजेक्ट रिपोर्ट पूरी करें" लिखना आसान है और मान लेना कि यह किसी तरह हो जाएगा। लेकिन यह सोचना कठिन (लेकिन अधिक उपयोगी) है कि "इसमें लगभग 4 घंटे का केंद्रित काम लगेगा।" इसका अनुमान लगाकर, आप वास्तव में इसे करने के लिए अपने कैलेंडर में 4 घंटे का समय निर्धारित कर सकते हैं। जो लोग कार्यों के लिए ETC का उपयोग करते हैं, उनके पास कहीं अधिक यथार्थवादी योजनाएं होती हैं - आप वास्तव में अपने सप्ताह की भविष्यवाणी कर रहे हैं, केवल यह उम्मीद नहीं कर रहे कि चीजें किसी तरह फिट हो जाएंगी। वास्तव में, ETC के प्रति सचेत रहना यह प्रकट कर सकता है कि आप अधिक काम ले रहे हैं। आपको एहसास हो सकता है कि आपने ऐसे दिन के लिए 12 घंटे के कार्यों की सूची बनाई है जहाँ आपके पास केवल 6 घंटे का उपलब्ध कार्य समय है - यह विफलता का नुस्खा है जिसे आप पहले से पकड़ सकते हैं।

इसके अलावा, ETC प्राथमिकता और क्रमबद्धता में मदद करता है। यदि आप जानते हैं कि कार्य A में 1 घंटा लगता है और कार्य B में 5 मिनट, तो आप प्रगति की भावना के लिए B को जल्दी से निपटा सकते हैं, या यदि यह उच्च प्राथमिकता है तो जानबूझकर A को पहले शेड्यूल कर सकते हैं। यह उन कार्यों की पहचान करने में भी मदद करता है जो छोटे अंतराल में फिट हो सकते हैं। बिना अवधि की जानकारी के, आप यह नहीं समझ सकते कि "जॉन को ईमेल" एक 2-मिनट का कार्य है जिसे आप बैठक शुरू होने का इंतजार करते हुए कर सकते हैं। संक्षेप में, ETC जोड़ना समय को एक संसाधन के रूप में मानने के बारे में है जिसे प्रत्येक कार्य खपत करता है – अदृश्य कार्यभार को दृश्यमान बनाना।

अंततः, ETC किसी भी प्रकार के स्वचालन या AI सहायता के लिए योजना में बुनियादी है। यदि आप कभी एआई से अपने कार्यों को शेड्यूल करने में मदद चाहते हैं, तो उसे सबसे पहले जानने की जरूरत होती है (अवधि और प्राथमिकता के अलावा) कि प्रत्येक कार्य में लगभग कितना समय लगेगा। यह एक साधारण टू-डू सूची को उस डेटा में बदल देता है जिसे एल्गोरिदम (या यहाँ तक कि आपका खुद का मस्तिष्क) आपके शेड्यूल का पूर्वानुमान लगाने के लिए उपयोग कर सकता है।

सामान्य अनुमान पूर्वाग्रह (और समाधान)

कार्य की अवधि का अनुमान लगाना आसान नहीं है - मनुष्य इसे लेकर प्रसिद्ध रूप से गलत होते हैं क्योंकि वे संज्ञानात्मक पूर्वाग्रह के शिकार होते हैं। एक प्रसिद्ध पूर्वाग्रह है योजना भ्रम, जहां हम कार्यों के लिए लगने वाले समय का कम अनुमान लगाते हैं क्योंकि हम अत्यधिक आशावादी होते हैं और मानते हैं कि सब कुछ आसानी से होगा। उदाहरण के लिए, आप सोच सकते हैं "मैं 2 घंटे में गैराज की सफाई कर लूंगा" यह सोचकर कि सब कुछ ठीक रहेगा, जबकि वास्तव में इसमें 4 घंटे लग जाते हैं क्योंकि आपको अप्रत्याशित चुनौतियों का सामना करना पड़ता है (सालों की अव्यवस्था का सामना करें!)। दिलचस्प बात यह है कि, जब हम याद करते हैं कि इसी तरह के कार्यों में पहले अधिक समय लगा था, तब भी हम अक्सर मानते हैं "इस बार यह अलग होगा।" अध्ययनों से पता चला है कि केवल लगभग 30% छात्रों ने अपने थीसिस को उस समय में पूरा किया जो उन्होंने प्रारंभ में अनुमान लगाया था, और सामान्य तौर पर लोग पिछली गलतियों से अच्छी तरह नहीं सीखते हैं - हम अपने इतिहास को जानते हुए भी वर्तमान योजनाओं के लिए आशावादी बने रहते हैं।

अन्य पूर्वाग्रहों में शामिल हैं आशावाद पूर्वाग्रह (मानना कि हम दूसरों की तुलना में कम बाधाओं का सामना करेंगे), प्रेरित तर्क (एक अवास्तविक त्वरित समय सीमा निर्धारित करना क्योंकि हम इसे सच मानना चाहते हैं), और "अंदरूनी दृष्टिकोण" लेना (केवल वर्तमान कार्य की विशेषताओं पर ध्यान केंद्रित करना और समान पिछले कार्यों से तुलना नहीं करना)। ये हमें समय की आवश्यकताओं पर लगातार कम अनुमान लगाने के लिए प्रेरित करते हैं। दूसरी ओर, कुछ लोग जानबूझकर अति-आकलन करते हैं (यह पैडिंग का एक रूप है) - जो समय सीमा चूकने से बचाता है लेकिन पार्किंसन के नियम की ओर ले जा सकता है ("काम उपलब्ध समय को पूरा करने के लिए विस्तारित होता है")। अति-आकलन किसी को लापरवाह या अक्षम बना सकता है - यदि आप किसी कार्य के लिए 3 घंटे का बजट बनाते हैं जो 1 घंटे का है, तो आप अंततः देरी कर सकते हैं या अनावश्यक रूप से काम में उलझ सकते हैं क्योंकि ऐसा महसूस होता है कि आपके पास बहुत समय है।

इन पूर्वाग्रहों को कैसे ठीक करें? एक रणनीति है बाहरी दृष्टिकोण अपनाना – कार्य के लिए ऐतिहासिक डेटा या दूसरों के अनुभवों को देखना। शून्य से अनुमान लगाने के बजाय, पूछें: "पिछली बार जब मैंने एक समान रिपोर्ट बनाई थी, तो वास्तव में कितना समय लगा था?" यदि आपने इसे पहले कभी नहीं किया है, तो किसी ऐसे व्यक्ति को खोजें जिसने किया है या कार्य को भागों में विभाजित करें और उनका अनुमान लगाएँ। एक और तरीका है जैसे तकनीकों का उपयोग करना PERT (प्रोग्राम इवैल्यूएशन और रिव्यू तकनीक), जिसमें तीन परिदृश्यों का अनुमान लगाया जाता है – सर्वोत्तम स्थिति, सबसे संभावित, सबसे खराब स्थिति – और उन्हें औसत करना (खराब स्थिति को वजन देकर)। यह चीजों के गलत होने को स्पष्ट रूप से ध्यान में रखकर अत्यधिक आशावाद के खिलाफ सुरक्षा करता है।

कार्य को छोटे भागों में तोड़ना भी बहुत महत्वपूर्ण है। 5 छोटे कार्यों का अनुमान लगाना एक बड़े अस्पष्ट कार्य की तुलना में आसान होता है। अगर "वेबसाइट विकसित करें" भयावह लगता है, तो इसे "होमपेज डिज़ाइन करें (3h), होमपेज कोड करें (5h), होमपेज टेस्ट करें (2h)" आदि में तोड़ दें, फिर इसे जोड़ें। आपको संभावना है कि आपको एक अधिक सटीक कुल मिलेगा और यह भी पता चलेगा कि कौन से उप-कार्य बाधा बन सकते हैं। इसके अलावा, अपने अनुमान में एक बफर जोड़ें जानबूझकर – कुछ लोग ज्ञान कार्य के लिए "जो मेरा अंतर्ज्ञान कहता है उसमें 50% जोड़ें" जैसा नियम लागू करते हैं, अप्रत्याशित विलंबों के लिए।

अंत में, सबसे अच्छे समाधानों में से एक है प्रतिक्रिया के माध्यम से निरंतर सुधार: प्रत्येक कार्य या परियोजना के बाद, अपने अनुमानित और वास्तविक समय की तुलना करें। अपनी व्यक्तिगत पूर्वाग्रह पैटर्न को पहचानें (क्या आप हमेशा लगभग 30% कम बजट बनाते हैं? हमेशा भूल जाते हैं कि मीटिंग्स अतिरिक्त समय लेती हैं?) समय के साथ, आप खुद को समायोजित करेंगे। यह एक वाद्ययंत्र को ट्यून करने जैसा है – हर बार जब आप बजाते हैं, तो आप तब तक समायोजन करते हैं जब तक यह वास्तविकता के साथ सामंजस्य में नहीं होता। आधुनिक ऐप्स आपकी मदद कर सकते हैं यदि आप इसे लॉग करते हैं, तो वास्तविक समय को ट्रैक करके, आपको भविष्य के अनुमानों को सुधारने के लिए डेटा देते हैं।

सारांश में, हम सभी अनुमान लगाने में थोड़े खराब होते हैं, लेकिन इन पूर्वाग्रहों के बारे में जागरूक रहकर और उन्हें व्यवस्थित रूप से समायोजित करके आप अपनी योजना की सटीकता को काफी हद तक सुधार सकते हैं। लक्ष्य सही भविष्यवाणी करना नहीं है – यह इतना करीब पहुंचना है कि आपकी समय सारणी पूरी तरह से काल्पनिक न हो। यह मानते हुए कि चीजें आपके पहले अनुमान से अधिक समय लेंगी और पिछले कार्यों से सीखकर, आप अधिक यथार्थवादी समयसीमाएं निर्धारित करते हैं और अंतिम क्षण की हलचल या निराशाएं कम करते हैं।

एआई-सहायता प्राप्त ईटीसी: आपके इतिहास से सीखना

यहीं पर चीजें रोमांचक हो जाती हैं: कृत्रिम बुद्धिमत्ता ईटीसी को अधिक सटीक और उपयोग में कम दर्दनाक बनाने के लिए कदम उठा सकती है। हर बार मैन्युअल रूप से अनुमान लगाने के बजाय, एआई-संचालित योजनाकार ऐप्स (जैसे मैकरॉन का बुद्धिमान अनुसूचक) आपके इतिहास से सीख सकते हैं और आपके लिए ईटीसी का सुझाव दे सकते हैं। यह कैसे काम करता है? समय के साथ, जब आप ऐप का उपयोग करते हैं और कार्यों को पूरा चिह्नित करते हैं (संभवतः वास्तविक समय को लॉगिंग करते हैं, या ऐप इसे आपके शेड्यूल से अनुमानित करता है), तो सिस्टम एक व्यक्तिगत डेटासेट इकट्ठा करता है। उदाहरण के लिए, यह जानता है कि आपने "ब्लॉग पोस्ट लिखें" को 2 घंटे के रूप में अनुमानित किया था लेकिन 3 घंटे खर्च किए, या हर सोमवार आप एक घंटे में 5 छोटे कार्य पूरे करते हैं, आदि।

मशीन लर्निंग का उपयोग करते हुए, ऐप आपके अनुमान लगाने में पैटर्न और पूर्वाग्रहों का पता लगा सकता है। हो सकता है कि यह पाए कि आप कोडिंग कार्यों में लगातार 20% अधिक आशावादी हैं, लेकिन ईमेल उत्तरों के लिए बिल्कुल सही हैं। अगली बार जब आप एक समान कार्य इनपुट करेंगे, तो एआई स्वचालित रूप से सुझाए गए ईटीसी को समायोजित कर सकता है (जैसे, यदि आप कोडिंग कार्य के लिए 1 घंटा डालते हैं, तो यह इसे योजना में 1 घंटे 12 मिनट के रूप में टैग कर सकता है, धीरे-धीरे आपके पूर्वाग्रह को सुधारते हुए)। मूल रूप से, एआई एक दोस्ताना योजनाकार के रूप में कार्य करता है जो आपकी आदतों को जानता है और उनके लिए मुआवजा करने में मदद करता है।

AI संदर्भित कारकों का विश्लेषण भी कर सकता है: यह सीख सकता है कि सुबह के समय निर्धारित किए गए कार्य तेजी से पूरे होते हैं, या कुछ कार्य प्रकारों को दिन के अंत में निर्धारित करने पर अधिक समय लगता है (थकान के कारण)। इस जानकारी के साथ, यह आपके दिन को आदर्श रूप से निर्धारित कर सकता है – जैसे, उस लेखन कार्य को सुबह में रखना जब आप इसे आमतौर पर जल्दी पूरा करते हैं, और सरल कार्यों को दोपहर में। हफ्तों और महीनों के साथ, AI की सिफारिशें अधिक व्यक्तिगत हो जाती हैं। एक तरह से, यह आपके ऐप में एक छोटा परियोजना प्रबंधक रखने जैसा है जो कहता है, "पिछले समान कार्यों के आधार पर, मुझे लगता है कि यह आपको लगभग 90 मिनट लगेगा, न कि आपने जो 60 मिनट बताया – क्या मैं सुरक्षित रहने के लिए 90 मिनट निर्धारित करूं?"

एक और पहलू है स्वचालित ट्रैकिंग और फीडबैक लूप्स। कुछ ऐप्स में निष्क्रिय समय ट्रैकिंग का उपयोग किया जा सकता है (यह जानना कि आप कब कोई कार्य शुरू/समाप्त कर रहे हैं) ताकि डेटा प्राप्त हो सके। यदि आप ऐसा कुछ सक्षम करते हैं, तो एआई को वास्तविक इनपुट की भी आवश्यकता नहीं होती – यह देख सकता है कि आपने कार्य X पर 2:00 से 2:45 तक समय बिताया। फिर यह इसे योजना के 30 मिनट से तुलना करता है और सीखता है। अगली बार, समान कार्य Y के लिए, यह उस विसंगति को याद करेगा। इस निरंतर लूप का मतलब है कि जितना अधिक आप सिस्टम का उपयोग करते हैं, यह आपके पूर्णता समय का पूर्वानुमान लगाने में उतना ही स्मार्ट हो जाता है।

एआई सहायता सिर्फ संख्याओं के बारे में नहीं है; यह अवलोकन और सुझाव भी प्रदान कर सकता है। उदाहरण के लिए, यह आपको चेतावनी दे सकता है, "आपके पिछले 3 लेखन कार्य अधिक समय ले गए। लेखन के लिए लंबी अवधि निर्धारित करने या कार्य को विभाजित करने पर विचार करें।" या यह देख सकता है, "आप आमतौर पर प्रति दिन लगभग 5 घंटे का केंद्रित काम पूरा करते हैं। आपके कल की योजना में 8 घंटे के कठिन कार्य हैं – आप कुछ को स्थगित करना चाह सकते हैं।" ये अवलोकन आपको थकावट से पहले समायोजन में मदद करते हैं।

महत्वपूर्ण बात यह है कि AI सक्रिय पुनः योजना में मदद कर सकता है। जीवन स्थिर नहीं है - अगर कोई बैठक देर तक चलती है और आपके कुछ समय को खा जाती है, तो AI-संचालित योजनाकार आपके कार्यक्रम को तेजी से पुनः व्यवस्थित कर सकता है, टकराए गए कार्य के लिए अन्य स्थान ढूंढ सकता है, शायद किसी कम प्राथमिकता वाले आइटम को अगले दिन पर ले जाकर। यह ऐसा है जैसे आप कोई मोड़ चूक जाते हैं और GPS फिर से मार्ग तय करता है। क्योंकि AI आपके कार्यों के ETCs और प्राथमिकताओं को जानता है, यह आपके दिन के शेष समय को समझदारी से पुनः आवंटित कर सकता है। उदाहरण के लिए, "कार्य A में बाधा आ गई थी, लेकिन मैं देखता हूँ कि 3 बजे के बाद एक खाली विंडो है – मैं इसे वहाँ ले जाऊँगा और आपके लंच को 15 मिनट छोटा कर दूँगा ताकि इसे समायोजित किया जा सके, या कार्य B को कल के लिए स्थानांतरित करने का सुझाव दूँगा।"

यह सब एक अधिक लचीली और वास्तविक योजना की ओर ले जाता है। आपकी समय-सारणी को किसी एक देरी से नष्ट होने के बजाय, एआई आपको लचीला बनने में मदद करता है और फिर भी महत्वपूर्ण कामों को पूरा करने में सक्षम बनाता है। और जैसे-जैसे यह सीखता है, यह भी अनुमान लगाएगा कि आप व्यवधानों को कैसे संभालते हैं – शायद यह सीखता है कि आप नए तात्कालिक कार्यों को तुरंत निपटाना पसंद करते हैं और निर्धारित कार्यों को बाद में स्थानांतरित कर देते हैं, इसलिए यह अप्रत्याशित के लिए आपकी समय-सारणी में "बफर" बनाकर उस व्यवहार को स्वचालित कर देगा।

Macaron के मामले में, ETC सुझावों को चालू करने का मतलब है कि आपको ये लाभ शामिल मिलते हैं। ऐप आपके द्वारा कार्य बनाने पर ETCs का सुझाव दे सकता है ("आपकी अधिकांश रिपोर्टों में ~3 घंटे लगे हैं, तो क्या हम इसे इस कार्य के लिए अनुमानित समय के रूप में सेट करें?")। यह एक ETC वितरण चार्ट भी प्रदर्शित कर सकता है - आपके अनुमानित और वास्तविक समय का एक दृश्य जो दिखाता है कि क्या आप सुधार कर रहे हैं या कौन से कार्य प्रकार अपवाद हैं। उस डेटा को देखना ज्ञानवर्धक हो सकता है (जैसे, आपको एहसास होता है कि आपकी सभी "त्वरित फोन कॉल" आपकी अपेक्षा से 2 गुना अधिक समय लेती हैं)।

कुल मिलाकर, AI-सहायता प्राप्त ETC आपके ऊपर से निरंतर आत्म-निगरानी का भार हटा देता है। यह आपके रुझानों को जानने वाले, आपको समुचित योजना बनाने में मदद करने वाले और बेहतर अनुमानों की ओर धीरे से प्रेरित करने वाले एक स्मार्ट सहायक की तरह है। इसका परिणाम कसकर अनुसूचित सटीकता, कम आश्चर्य, और आपके कार्यभार का एक अधिक पूर्वानुमानित दृश्य होता है - आप अंधेरे में उड़ना बंद कर देते हैं और भविष्य का पूर्वानुमान लगाने के लिए अपने स्वयं के कार्य डेटा का लाभ उठाते हैं।

गहन कार्य की सुरक्षा के लिए ETC का उपयोग

आपकी योजना में ETC का सबसे अच्छा उपयोग आपके गहन कार्य की सुरक्षा करना है - वे विस्तारित अवधि जिनके लिए संज्ञानात्मक रूप से मांग वाले कार्यों (लेखन, कोडिंग, डिज़ाइन, रणनीति, आदि) पर ध्यान केंद्रित करना आवश्यक होता है। गहन कार्य के लिए केवल समय का एक ब्लॉक निर्धारित करना ही पर्याप्त नहीं होता, बल्कि यह सुनिश्चित करना भी होता है कि वह ब्लॉक पर्याप्त लंबा और अविराम हो। एक गहन कार्य को ETC सौंपकर, आप उस विशेष समय को ब्लॉक कर सकते हैं और फिर उसकी सुरक्षा कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप अनुमान लगाते हैं कि एक क्लाइंट प्रस्ताव लिखने में लगभग 3 घंटे का ठोस ध्यान लगेगा। यदि आपने स्पष्ट रूप से इसका अनुमान नहीं लगाया, तो आप इसे अनजाने में दोपहर में डाल सकते हैं जहां आपको लगता है कि आपके पास समय है, केवल यह महसूस करने के लिए कि बैठकें और ईमेल उस दोपहर को कतरनों में काट देते हैं। लेकिन 3 घंटे के अनुमानित समय को ध्यान में रखते हुए, आप जानबूझकर 9 बजे से 12 बजे तक का 3 घंटे का ब्लॉक शेड्यूल करेंगे और इसे "डू नॉट डिस्टर्ब – प्रस्ताव लिखना" के रूप में चिह्नित करेंगे। अब आपने खुद से एक प्रतिबद्धता कर ली है। कई प्लानर ऐप्स में, आप उस समय को फोकस टाइम के रूप में लेबल कर सकते हैं या यहां तक कि ऐप आपके स्थिति को व्यस्त के रूप में सेट कर सकता है ताकि सहकर्मी जानते हैं कि आपको बाधित न करें।

यह विधि उत्पादकता विशेषज्ञों द्वारा सुझाई गई समय-ब्लॉकिंग रणनीतियों द्वारा मजबूत की जाती है - गहन कार्य अवधि को ब्लॉक करना और उसकी रक्षा करना वास्तव में सार्थक काम करने के लिए महत्वपूर्ण है। ETC के साथ, आप यह भी सुनिश्चित करते हैं कि आपने पर्याप्त समय आवंटित किया है। कितनी बार हमने किसी चीज़ के लिए एक घंटे का ब्लॉक किया है, जिसे वास्तव में दो घंटे की आवश्यकता थी, और फिर या तो कोनों को काटना पड़ा या समय सीमा को बढ़ाना पड़ा? ETC इस समस्या को दूर करने में मदद करता है, आवश्यकता के अनुसार ब्लॉक को मिलाकर।

एक और लाभ यह है कि जब आप अपने कैलेंडर पर गहरे काम का स्लॉट सुरक्षित करते हैं, तो आप इसे मीटिंग या ध्यान भटकाने वाली चीजों के खिलाफ रक्षा कर सकते हैं। मान लीजिए कि हर बुधवार 10-12 आपका गहरा काम करने का समय है। अगर कोई उस समय मीटिंग शेड्यूल करने की कोशिश करता है, तो आप संघर्ष देख सकते हैं और उसे टाल सकते हैं ("क्या हम 1 बजे कर सकते हैं? सुबह मेरा एक काम है।")। आप मूलतः अपने महत्वपूर्ण कार्य को किसी और के साथ मीटिंग के समान सम्मान के साथ मान रहे हैं। कुछ कैलेंडर उपकरण और सेवाएं इसे प्रोत्साहित करती हैं, जिससे आप ध्यान केंद्रित करने का समय सेट कर सकते हैं जिसे अन्य लोग बुक नहीं कर सकते। ETC का उपयोग करके इन्हें प्लान करके, आप वास्तव में यह गणना कर रहे हैं कि कितने ध्यान केंद्रित समय की आवश्यकता है, बजाय इसके कि एक रैंडम खाली घंटे से काम चल जाए।

ETC गहरे कार्यों की गुणवत्ता को बनाए रखते हुए उथले कार्यों को अलग से समूहित करने में भी मदद करता है। मान लें कि आपने प्रस्ताव (गहरा कार्य) के लिए 3 घंटे निर्धारित किए हैं और आपके पास 10-15 मिनट के छोटे कार्यों का एक समूह भी है (ईमेल का जवाब देना, मामूली डेटा एंट्री, अपॉइंटमेंट शेड्यूल करना)। यह जानते हुए कि ये छोटे कार्य कुल मिलाकर, मान लें, 1 घंटा लेते हैं (शायद 4 कार्य 15 मिनट प्रत्येक में), आप उन्हें दिन में बाद में एक घंटे के ब्लॉक में समूहित कर सकते हैं। इस तरह, वे आपके 3 घंटे की लय को बाधित नहीं करते हैं। अनुसंधान दिखाता है कि लगातार संदर्भ स्विचिंग (गहरे और उथले कार्यों के बीच कूदना) एक मानसिक लागत को लागू करता है जिसे अक्सर "टॉगल टैक्स" कहा जाता है – समय-ब्लॉकिंग और ETC का उपयोग करके आप अपने दिन को भरने से उन टॉग्गल्स को कम करने में मदद मिलती है। आप अपने योजना पर स्पष्ट रूप से देख सकते हैं: बड़ा नारंगी ब्लॉक = गहरा कार्य, छोटे हरे ब्लॉक = उथले कार्य। और आप गहरे समय के दौरान त्वरित कार्यों को करने के प्रलोभन का विरोध करते हैं, क्योंकि आपने पहले ही तय कर लिया है कि वे कब होंगे।

व्यावहारिक रूप से, डीप वर्क की सुरक्षा के लिए ETC का उपयोग इस तरह दिख सकता है: आपका एक रिपोर्ट शुक्रवार तक जमा करनी है, और आपको अनुमान है कि इसके लिए ~4 घंटे की आवश्यकता है। आप इसके लिए मंगलवार और बुधवार सुबह दो 2-घंटे के डीप वर्क सेशन शेड्यूल करते हैं। आप उन सेशनों को अटूट मानते हैं। उन दिनों में, आप नोटिफिकेशन बंद कर देते हैं, शायद अपने स्लैक स्टेटस को "ध्यान केंद्रित कर रहा हूँ" पर सेट कर देते हैं। अगर कोई बाधा डालता है, तो आप जानते हैं कि क्या कहना है: "क्या यह 11 बजे के बाद तक इंतजार कर सकता है? मैं एक महत्वपूर्ण कार्य में व्यस्त हूँ।" आपका ऐप भी दूसरों को याद दिलाने में मदद कर सकता है – कुछ संचार उपकरणों के साथ एकीकृत होंगे ताकि यह संकेत मिले कि आप फोकस मोड में हैं।

इस बीच, सभी छोटी चीज़ें (जो आमतौर पर गहरी कार्य में रुकावट डालती हैं) का अपना समय होता है। आपके पास एक दैनिक 4:30-5:00 "प्रशासनिक कैच-अप" हो सकता है, जहाँ, क्योंकि आपने समय का अनुमान लगाया है, आप जानते हैं कि आप उस समय खिड़की में 3-4 छोटे कार्य निपटा सकते हैं। इस प्रकार, आपकी गहरी कार्य के दौरान यह चिंता नहीं होती कि "ओह, मुझे X को ईमेल भी करना है" - आपने उस ईमेल को बाद के लिए शेड्यूल किया है, और आप जानते हैं कि उसे केवल 10 मिनट की आवश्यकता है क्योंकि आपने उसे एक ETC और एक स्लॉट दिया है।

सारांश में, ETC समय ब्लॉकिंग को सटीकता के साथ सशक्त बनाता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके "गहरी कार्य" ब्लॉक पर्याप्त हैं और उनके चारों ओर सीमाएँ बनाए रखने में मदद करते हैं। यह उस तरह है जैसे आप जानते हैं कि गहरे गोताखोरी के लिए आपको कितनी ऑक्सीजन की आवश्यकता है - आप अपने टैंक में यादृच्छिक मात्रा में हवा के साथ गोता नहीं लगाएँगे; आप गणना करते हैं कि आपको क्या चाहिए। ETC आपके मस्तिष्क की गहरी गोताखोरी के लिए ऐसा करता है। परिणाम उच्च गुणवत्ता वाला कार्य और कम तनाव है: आप उस कार्य में पूरी तरह से लगे रहते हैं, यह जानते हुए कि बाकी सबका भी अपना समय है।

(प्रॉम्प्ट टिप: मैकरॉन में एक तकनीक यह है कि आप एआई का उपयोग "अनुमान और अनुसूची" जैसे कमांड के साथ कर सकते हैं। आप सहायक को सीधे बता सकते हैं, "मुझे इस सप्ताह 5-पृष्ठ की रिपोर्ट लिखनी है और 10-स्लाइड का डेक तैयार करना है। इन कार्यों को मेरी अन्य प्रतिबद्धताओं के अनुसार अनुमानित और अनुसूचित करें।" एआई सुझाए गए ईटीसी उत्पन्न करेगा और उन कार्यों को आपकी कैलेंडर में बुद्धिमानी से डाल देगा – उदाहरण के लिए, कल सुबह रिपोर्ट के लिए 3 घंटे, गुरुवार दोपहर स्लाइड डेक के लिए 2 घंटे, आदि। यदि आप बड़े कार्यों के लिए समय बजट करने के बारे में अनिश्चित हैं, तो यह योजना को तेजी से शुरू करने का एक आसान तरीका है।)

सीटीए: केवल यह उम्मीद न करें कि चीजें हो जाएंगी – इसका पूर्वानुमान लगाएं और योजना बनाएं। मैकरॉन में ईटीसी सुझाव चालू करें ताकि एआई आपके समय के अनुमानों को सटीक करने में मदद कर सके और एक स्मार्ट शेड्यूल स्वतः बना सके, ताकि आप काम करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें, न कि इसे संभालने पर।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

• प्रश्न: व्यावहारिक रूप से समय के अनुमान (ETCs) कितने सटीक होते हैं? उत्तर: वे कभी भी 100% सटीक नहीं होंगे – और यह ठीक है। ETCs को दिशानिर्देश या पूर्वानुमान के रूप में सोचें। शुरू में, आपके अनुमान लगभग अनुमान होंगे। आप समय के साथ सुधार करेंगे, विशेष रूप से जब आप वास्तविकताओं के आधार पर समीक्षा और समायोजन करेंगे। कई लोगों को लगता है कि सचेत अनुमान लगाने के कुछ हफ्तों के भीतर, वे इसमें काफी बेहतर हो जाते हैं। यदि आप Macaron जैसे AI ऐप का उपयोग करते हैं, तो यह आपके पिछले कार्यों से सीखकर सुझावों को परिष्कृत करने में भी मदद करेगा। लक्ष्य पूर्ण सटीकता नहीं है, बल्कि इतना करीब होना है कि आप अपने शेड्यूल पर भरोसा कर सकें। यह भी ध्यान देने योग्य है कि एक अनुमान जो 20% गलत है, आमतौर पर कोई अनुमान नहीं होने से बेहतर होता है। बिना ETC के, आप 3 घंटे के समय में 5 घंटे के कार्यों को ठूंसने का प्रयास कर सकते हैं। ETC के साथ, आप उस विसंगति को पकड़ सकते हैं और समायोजित कर सकते हैं। इसलिए, ETC को एक उपयोगी अनुमान के रूप में अपनाएं। सर्वश्रेष्ठ के लिए योजना बनाएं, थोड़ी भिन्नता के लिए तैयार रहें, और जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, समायोजन करें – यह सामान्य है। और यदि आप कर सकते हैं तो हमेशा सुरक्षा के लिए थोड़ा बफर बनाएं।
• प्रश्न: अगर मुझे बाधित किया जाता है या कुछ अपने ETC से कहीं अधिक समय लेता है तो क्या करें? उत्तर: ऐसा होता है! अच्छे अनुमानों के साथ भी, बाधाएं और अप्रत्याशित जटिलताएं होती हैं। कुंजी यह है कि आप अपने शेड्यूल को लचीलापन के साथ डिजाइन करें। यदि कोई कार्य लंबा चलता है, तो आपके पास कुछ विकल्प हैं: अपने शेड्यूल को शिफ्ट करें (कम महत्वपूर्ण कार्यों को स्थानांतरित करें या विलंबित करें), कुछ और को संकुचित करें, या यदि संभव हो तो, लंबे समय तक चलने वाले कार्य को बाद में रोकें और फिर से शुरू करें। कई योजनाकार ऐप्स इसे आसान बनाते हैं – आप कार्य के अधूरे हिस्से को एक नए समय स्लॉट में खींच सकते हैं। बाधा प्रबंधन वह स्थान भी है जहाँ बफर समय मदद करता है; यदि आपने एक कुशन छोड़ा है, तो आप कुछ ओवररन को अवशोषित कर सकते हैं। यदि बाधा तत्काल है (जैसे बीमार बच्चा या काम की आपात स्थिति), तो पहले उसे संभालें, फिर अपने योजनाकार पर वापस आएं और अपने दिन के बाकी हिस्से को पुनः योजना बनाएं। Macaron का AI इस बात से सहायता कर सकता है कि जब आप किसी चीज़ के विलंबित होने का संकेत देते हैं तो प्रभावित कार्यों को स्वचालित रूप से पुनर्निर्धारित कर सकता है। समय के साथ, बार-बार बाधाएं यह संकेत दे सकती हैं कि आपको अपने दिन में अधिक खुली जगह या छोटे फोकस ब्लॉक्स की आवश्यकता है। याद रखें, ETC एक उपकरण है, सख्त अनुबंध नहीं – यह अपेक्षित है कि आप आवश्यकतानुसार बदलाव करेंगे। मूल्य एक प्रारंभिक बिंदु प्राप्त करने में है और फिर लचीला बने रहने में।
• प्रश्न: क्या ETC टीम कार्यों के लिए उपयोगी है या सिर्फ व्यक्तिगत उपयोग के लिए? उत्तर: ETC दोनों संदर्भों में मूल्यवान है, लेकिन दृष्टिकोण थोड़ा भिन्न होता है। व्यक्तिगत कार्यों के लिए, आप आमतौर पर अपनी खुद की कार्य गति को सबसे अच्छा जानते हैं। टीम सेटिंग में, ETC अक्सर परियोजना प्रबंधन में आता है – कई लोगों या पूरी टीम के कार्यभार के लिए कार्यों का अनुमान लगाना। यह अभी भी महत्वपूर्ण है (ऐसे तरीकों के बारे में सोचें जैसे कि Agile जहाँ टीमें स्टोरी पॉइंट्स या घंटों का अनुमान लगाती हैं)। चुनौती विभिन्न कौशल स्तरों और समन्वय ओवरहेड के लिए खाता बनाना है। एक टीम में, ETCs को खुलकर चर्चा करनी चाहिए; एक व्यक्ति का 1-घंटे का काम किसी और के लिए 3-घंटे का काम हो सकता है। सामान्य भाषा के रूप में ETC का उपयोग करना समूह परियोजनाओं के लिए यथार्थवादी समयसीमाएं निर्धारित करने और टीम के सदस्यों को अधिभारित करने से बचने में मदद करता है। उपकरण जैसे Macaron for Teams (काल्पनिक रूप से) प्रत्येक व्यक्ति की गति को सीख सकते हैं और परियोजना प्रबंधकों को सही व्यक्ति को उपलब्ध समय के लिए कार्य आवंटित करने में मदद कर सकते हैं। एक बात का ध्यान रखें: लोगों को "गलत" अनुमान के लिए दंडित न करें – इसका उद्देश्य योजना में सुधार करना है, न कि किसी के पैरों पर आग जलाने के लिए। एक पारदर्शिता की संस्कृति को प्रोत्साहित करें जहाँ चीजें बदलने पर अनुमानों को अपडेट करना ठीक है। सारांश में, ETC एक प्रबंधक के लिए स्प्रिंट की योजना बनाते समय उतना ही उपयोगी है जितना कि आपके लिए अपने दिन की योजना बनाना – यह स्पष्टता लाता है कि समय कैसे बिताया जा सकता है। बस टीम कार्यों की सहयोगी प्रकृति के लिए समायोजित करना याद रखें (बैठकें, समीक्षाएं, और समन्वय वास्तविक पूर्णता समय में जोड़ सकते हैं)।