المؤلف: Boxu Li

في لغة الإنتاجية، تشير ETC إلى الوقت المقدر للإنجاز. في سياق إدارة المهام الشخصية (على عكس، على سبيل المثال، تسليم الشحنات)، يشير ETC عادةً إلى إما المدة التي تتوقع أن تستغرقها المهمة (المدة) أو متى تتوقع الانتهاء منها (الطابع الزمني). عمليًا، عندما نتحدث عن إضافة ETC إلى قائمة المهام الخاصة بك، فإننا نعني تعيين مدة مقدرة لكل مهمة - تخمين مستند إلى معرفة سابقة حول الوقت الذي ستستغرقه لإكمالها. هذه المقياس البسيط هو القطعة المفقودة في عملية التخطيط للعديد من الأشخاص. لماذا؟ لأن بدون تقديرات زمنية، تصبح قائمة المهام مجرد قائمة أمنيات. مع ETC، تصبح قائمة المهام الخاصة بك مخططًا زمنيًا.

لماذا يعتبر تقدير الوقت المتوقع (ETC) مهمًا؟ لأنه يجبرك على مواجهة واقع عبء العمل لديك. من السهل كتابة "إنهاء تقرير المشروع" وافتراض أنه سيتم إنجازه بطريقة ما. من الأصعب (ولكن الأكثر فائدة) التفكير في "سيأخذ هذا حوالي 4 ساعات من العمل المركز." من خلال تقدير ذلك، يمكنك بالفعل تخصيص 4 ساعات في جدولك للقيام به. الأشخاص الذين يستخدمون تقدير الوقت المتوقع للمهام ينتهون بخطط أكثر واقعية بكثير - فأنت تتوقع فعليًا أسبوعك، وليس فقط على أمل أن تتناسب الأمور. في الواقع، يمكن أن يكشف الوعي بتقدير الوقت المتوقع إذا كنت تفرط في الالتزامات. قد تدرك أنك قد أدرجت مهامًا لمدة 12 ساعة في يوم لديك فيه فقط 6 ساعات من وقت العمل المتاح - وصفة للفشل يمكنك اكتشافها مقدمًا.

علاوة على ذلك، يساعد ETC في تحديد الأولويات والتسلسل. إذا كنت تعرف أن المهمة A تستغرق ساعة واحدة وأن المهمة B تستغرق 5 دقائق، فقد تختار إنجاز B بسرعة إذا كنت بحاجة إلى شعور بالتقدم، أو تحدد A أولاً عمدًا إذا كانت ذات أولوية أعلى. كما أنه يساعد في تحديد المهام التي يمكن أن تتناسب مع الفجوات الزمنية الصغيرة. دون معلومات عن المدة، قد لا تدرك أن "إرسال بريد إلى جون" هو مهمة تستغرق دقيقتين يمكنك القيام بها أثناء انتظار بدء الاجتماع. في الجوهر، إضافة ETC تتعلق بمعاملة الوقت كموارد يستهلكها كل مهمة – مما يجعل الأعباء غير المرئية مرئية.

أخيرًا، ETC أساس لأي نوع من الأتمتة أو المساعدة بالذكاء الاصطناعي في التخطيط. إذا كنت تريد يومًا ما أن يساعدك الذكاء الاصطناعي في جدولة مهامك، فإن أول شيء يحتاج إلى معرفته (بجانب المواعيد النهائية والأولوية) هو المدة التقريبية لكل مهمة. إنه ما يحول قائمة المهام البسيطة إلى بيانات يمكن للخوارزميات (أو حتى عقلك الخاص) استخدامها للتنبؤ بجدولك الزمني.

تحيزات التقدير الشائعة (والحلول)

تقدير مدة المهام ليس بالأمر السهل - البشر معروفون بأنهم سيئون في ذلك بسبب التحيزات الإدراكية. أحد التحيزات المعروفة هو تحيز التخطيط، حيث نقلل من تقدير المدة التي ستستغرقها المهام لأننا مفرطون في التفاؤل ونفترض أن كل شيء سيجري بسلاسة. على سبيل المثال، قد تتوقع "سأنتهي من تنظيف المرآب في ساعتين" متفكرًا في أفضل سيناريو، بينما في الواقع يستغرق الأمر 4 ساعات بسبب مواجهتك لتحديات غير متوقعة (مرحبًا، سنوات من الفوضى!). ومن المثير للاهتمام، حتى عندما نتذكر مهام مشابهة استغرقت وقتًا أطول في الماضي، غالبًا ما نعتقد أن "هذه المرة ستكون مختلفة." وجدت الدراسات أن حوالي 30٪ فقط من الطلاب أنهوا أطروحتهم في الوقت الذي قدروه في البداية، وبشكل عام الناس لا يتعلمون جيدًا من التقليل في التقديرات السابقة - نبقى متفائلين في الخطط الحالية رغم معرفتنا بتاريخنا.

تشمل الانحيازات الأخرى الانحياز للتفاؤل (الاعتقاد بأننا أقل عرضة للمشاكل من الآخرين)، والاستدلال الدافعي (وضع جدول زمني قصير غير واقعي لأننا نريد أن يكون ذلك صحيحًا)، وأخذ "النظرة الداخلية" (التركيز فقط على تفاصيل المهمة الحالية وعدم المقارنة بالمهام المماثلة الماضية). هذه العوامل تجعلنا نتوقع باستمرار وقتًا أقل مما هو مطلوب. على الجانب الآخر، بعض الأشخاص يبالغون في تقدير الوقت عمدًا (شكل من أشكال التوسيع) – مما يتجنب المواعيد النهائية الفائتة ولكنه يمكن أن يؤدي إلى قانون باركنسون ("العمل يتوسع ليملأ الوقت المتاح"). قد تجعل المبالغة في التقدير الشخص متراخيًا أو غير فعال – إذا خصصت 3 ساعات لشيء يحتاج إلى 1 ساعة، فقد ينتهي بك الأمر بالتسويف أو العبث بدون داعٍ لأنه يبدو أن لديك الكثير من الوقت.

كيف يمكن إصلاح هذه التحيزات؟ إحدى الاستراتيجيات هي النظر من الخارج - انظر إلى البيانات التاريخية أو تجارب الآخرين في المهمة. بدلاً من التخمين من البداية، اسأل: "في المرة الأخيرة التي قمت فيها بتقرير مشابه، كم استغرق فعليًا؟" إذا لم تقم بذلك من قبل، ابحث عن شخص قام بذلك أو قسم المهمة إلى أجزاء وقم بتقديرها. طريقة أخرى هي استخدام تقنيات مثل PERT (تقنية تقييم ومراجعة البرامج) التي تتضمن تقدير ثلاثة سيناريوهات - أفضل حالة، الحالة الأكثر احتمالاً، وأسوأ حالة - وأخذ المتوسط بينها (مع وزن للأسوأ). هذا يحمي من التفاؤل المفرط من خلال النظر صراحة في الأمور التي قد تسوء.

تجزئة المهام أيضًا أمر حاسم. من الأسهل تقدير 5 مهام صغيرة بدلاً من مهمة كبيرة وغامضة. إذا كان "تطوير الموقع" يبدو مروعًا، فقم بتجزئته إلى "تصميم الصفحة الرئيسية (3 ساعات)، ترميز الصفحة الرئيسية (5 ساعات)، اختبار الصفحة الرئيسية (ساعتين)،" وهكذا، ثم اجمعهم. من المحتمل أن تحصل على إجمالي أدق وتحدد أي المهام الفرعية قد تكون عنق الزجاجة. بالإضافة إلى ذلك، أضف مهلة تقديرية إلى تقديراتك بشكل متعمد – بعض الأشخاص يطبقون قاعدة مثل "إضافة 50% إلى ما يقوله حدسي" للعمل المعرفي، للتعويض عن التأخيرات غير المتوقعة.

أخيرًا، أحد أفضل الحلول هو التحسين المستمر من خلال التغذية الراجعة: بعد كل مهمة أو مشروع، قارن بين الوقت المقدر والفعلي. تعرف على نمط التحيز الشخصي لديك (هل دائمًا تقلل التقديرات بنسبة حوالي 30%؟ هل دائمًا تنسى أن الاجتماعات تضيف عبء إضافي؟). مع مرور الوقت، ستعيد ضبط التقديرات. الأمر يشبه ضبط آلة موسيقية – في كل مرة تعزف، تضبط حتى تتناغم مع الواقع. التطبيقات الحديثة يمكن أن تساعد عن طريق تتبع الوقت الفعلي الذي تقضيه إذا قمت بتسجيله، مما يمنحك بيانات لتحسين التقديرات المستقبلية.

باختصار، كلنا لسنا جيدين في التخمين، لكن الوعي بهذه التحيزات والتعديل المنهجي لها يمكن أن يحسن دقة التخطيط بشكل كبير. الهدف ليس التنبؤ بشكل مثالي – بل الاقتراب بما يكفي حتى لا يكون جدولك مجرد خيال. من خلال الافتراض أن الأمور ستستغرق وقتًا أطول مما تتوقع في البداية ومن خلال التعلم من المهام السابقة، يمكنك وضع مواعيد نهائية واقعية وتعاني من قلة الاندفاعات اللحظية أو الخيبات.

ETC بمساعدة الذكاء الاصطناعي: التعلم من تاريخك

هنا تصبح الأمور مثيرة: يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتدخل لجعل استخدام ETC أكثر دقة وأقل إيلامًا. عوضًا عن التخمين اليدوي في كل مرة، يمكن للتطبيقات المخططة المدعومة بالذكاء الاصطناعي (مثل الجدول الذكي من Macaron) أن تتعلم من تاريخك وتقترح لك ETCs. كيف يعمل هذا؟ بمرور الوقت، بينما تستخدم التطبيق وتضع علامة على المهام كمكتملة (ربما بتسجيل الوقت الفعلي، أو يستنتج التطبيق ذلك من جدولك)، يجمع النظام مجموعة بيانات شخصية. يعرف، على سبيل المثال، أنك قدرت "كتابة منشور مدونة" بساعتين ولكن انتهى بك الأمر إلى قضاء 3 ساعات، أو أن كل يوم اثنين تميل إلى إكمال 5 مهام صغيرة في ساعة، وهكذا.

باستخدام التعلم الآلي، يمكن للتطبيق اكتشاف الأنماط والانحيازات في تقديراتك. قد يجد أنك تكون متفائلًا بنسبة 20% في مهام البرمجة ولكن دقيقًا في الردود على البريد الإلكتروني. في المرة القادمة التي تدخل فيها مهمة مشابهة، يمكن للذكاء الاصطناعي ضبط الوقت المقدر تلقائيًا (على سبيل المثال، إذا وضعت ساعة لمهمة برمجة، قد يحددها كـ 1 ساعة و12 دقيقة في الخطة، ليصحح انحيازك بلطف). بشكل أساسي، يعمل الذكاء الاصطناعي كمخطط ودود يعرف عاداتك ويساعد على تعويضها.

يمكن للذكاء الاصطناعي أيضًا تحليل العوامل السياقية: قد يتعلم أن المهام المجدولة في الصباح تُنجز بشكل أسرع، أو أن أنواع معينة من المهام تستغرق وقتًا أطول إذا تمت جدولتها في وقت متأخر من اليوم (بسبب التعب). مع هذه المعرفة، يمكنه البدء في جدولة يومك بطريقة مثلى - على سبيل المثال، وضع مهمة الكتابة في الصباح عندما تنهيها عادة بشكل أسرع، والمهام الأبسط في فترة ما بعد الظهر. على مدار الأسابيع والأشهر، تصبح توصيات الذكاء الاصطناعي أكثر تخصيصًا. بطريقة ما، إنه مثل وجود مدير مشروع صغير في تطبيقك يقول: 「بناءً على مهام مماثلة في الماضي، أعتقد أن هذا سيستغرق منك حوالي 90 دقيقة، وليس 60 التي حددتها - هل يجب أن أقوم بحجز 90 لتكون آمنًا؟」

جانب آخر هو التتبع التلقائي والحلقات الراجعة. بعض التطبيقات قد تستخدم تتبع الوقت السلبي (معرفة متى تبدأ/تتوقف عن المهمة) لتغذية البيانات. إذا قمت بتمكين شيء من هذا القبيل، فالذكاء الاصطناعي لا يحتاج حتى إلى إدخال القيم الفعلية منك - يمكنه أن يرى أنك قضيت من 2:00 إلى 2:45 في المهمة X. ثم يقارن ذلك مع الوقت المخطط له 30 دقيقة ويتعلم. في المرة التالية، لمهمة مشابهة Y، سيتذكر هذا التفاوت. هذه الحلقة المستمرة تعني أنه كلما استخدمت النظام أكثر، يصبح أكثر ذكاءً في التنبؤ بأوقات الانتهاء الخاصة بك.

المساعدة بالذكاء الاصطناعي ليست فقط عن الأرقام؛ يمكنها أيضًا تقديم رؤى واقتراحات. على سبيل المثال، قد تنبهك، "المهام الكتابية الثلاث الأخيرة استغرقت وقتًا أكثر. فكر في جدولة فترات أطول للكتابة أو تقسيم المهمة." أو قد تلاحظ، "أنت عادة تكمل حوالي 5 ساعات من العمل المركز يوميًا. خطتك ليوم الغد تحتوي على 8 ساعات من المهام الصعبة - قد ترغب في تأجيل بعضها." هذه الرؤى تساعدك على التكيف قبل أن تصل إلى الإرهاق.

الأهم من ذلك، يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في إعادة التخطيط الديناميكية. الحياة ليست ساكنة - إذا تأخر اجتماع وأخذ الوقت الذي خططت له لشيء آخر، يمكن للمخطط القائم على الذكاء الاصطناعي إعادة ترتيب جدولك بسرعة، وإيجاد مكان آخر للمهمة المؤجلة ربما عن طريق نقل عنصر أقل أهمية إلى اليوم التالي. إنه مثل إعادة توجيه GPS عندما تفوت منعطفًا. لأن الذكاء الاصطناعي يعرف أوقات إتمام المهام وأولوياتها، يمكنه إعادة تخصيص الوقت المتبقي لك في اليوم بطريقة منطقية. على سبيل المثال، "تمت مقاطعة المهمة A، لكنني أرى نافذة فارغة بعد الساعة 3 مساءً - سأقوم بنقلها إلى هناك وأقصر وقت الغداء الخاص بك بمقدار 15 دقيقة لاستيعاب ذلك، أو أقترح نقل المهمة B إلى الغد."

كل هذا يؤدي إلى خطة أكثر مرونة وواقعية. بدلاً من أن تتعطل جدولتك بسبب تأخير واحد، يساعدك الذكاء الاصطناعي على التكيف وإتمام الأمور المهمة. ومع تعلمه، سيتوقع كيف تتعامل مع الانقطاعات - ربما يتعلم أنك تفضل التعامل مع المهام العاجلة فوراً وتأجيل المهام المجدولة لاحقاً، لذا سيقوم بأتمتة هذا السلوك بتخصيص "فواصل" في جدولك للمفاجآت.

في حالة ماكارون، يعني تفعيل اقتراحات ETC أنك ستحصل على هذه الفوائد مدمجة. قد يبدأ التطبيق باقتراح ETCs للمهام عندما تقوم بإنشائها ("معظم تقاريرك استغرقت ~3 ساعات، هل نضع 3 ساعات كتقدير لهذه المهمة؟"). قد يعرض أيضًا مخطط توزيع ETC – وهو تصور للوقت المقدر مقابل الوقت الفعلي عبر المهام، يبرز ما إذا كنت تتحسن أو أي أنواع من المهام تشكل حالات شاذة. رؤية هذه البيانات يمكن أن تكون مفيدة (على سبيل المثال، تدرك أن جميع "المكالمات الهاتفية السريعة" تستغرق ضعف الوقت الذي كنت تعتقده).

بشكل عام، يأخذ ETC المدعوم بالذكاء الاصطناعي عبء المراقبة الذاتية المستمرة عنك. إنه مثل وجود مساعد ذكي يعرف ميولك، يساعدك في التخطيط وفقاً لذلك، ويدفعك بلطف نحو تقديرات أفضل. هذا يؤدي إلى دقة جدولة أكثر إحكامًا، مفاجآت أقل، ورؤية مستقبلية أكثر تنبؤية لحجم العمل الخاص بك – تتوقف عن العمل في الظلام وتبدأ في استغلال بيانات عملك لتوقع المستقبل.

استخدام تقنية ETC لحماية العمل العميق

أحد أفضل تطبيقات تقنية ETC في التخطيط هو حماية العمل العميق – تلك الفترات الطويلة من التركيز المطلوبة للقيام بالمهام التي تتطلب جهدًا ذهنيًا كبيرًا (مثل الكتابة أو البرمجة أو التصميم أو الاستراتيجية). العمل العميق يتطلب ليس فقط جدولة فترة زمنية، بل أيضًا التأكد من أن هذه الفترة طويلة بما فيه الكفاية وغير متقطعة. من خلال تخصيص تقنية ETC لمهمة عميقة، يمكنك حجز تلك الفترة الزمنية بالضبط ومن ثم حمايتها.

على سبيل المثال، افترض أنك تقدر أن كتابة اقتراح للعميل ستستغرق حوالي 3 ساعات من التركيز الجاد. إذا لم تقم بتقدير ذلك بشكل صريح، فقد تقوم بجدولة غير صحيحة له بعد الظهر حيث تظن أن لديك الوقت، لتكتشف أن الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني قد قطعت ذلك بعد الظهر إلى قطع صغيرة. ولكن مع وضع تقدير 3 ساعات في الاعتبار، ستقوم بتخصيص فترة مدتها 3 ساعات، مثل من 9 صباحًا إلى 12 ظهرًا، وتضع علامة "ممنوع الإزعاج - كتابة الاقتراح". الآن قد التزمت مع نفسك. في العديد من تطبيقات التخطيط، يمكنك تسمية ذلك الوقت كوقت تركيز أو حتى جعل التطبيق يضع حالتك كمشغول ليعلم الزملاء بعدم مقاطعتك.

هذه الطريقة مدعومة باستراتيجيات تقسيم الوقت التي ينصح بها خبراء الإنتاجية - حيث يعد حجب وحماية فترات العمل العميق أمرًا ضروريًا لإنجاز أعمال ذات مغزى. مع ETC، تضمن أيضًا أنك خصصت وقتًا كافيًا. كم مرة حددنا ساعة لشيء يحتاج فعليًا إلى ساعتين، ثم اضطررنا إما لتجاوز الحدود أو الاستمرار؟ يساعد ETC في تجنب ذلك عن طريق مطابقة الحظر مع الحاجة.

فائدة أخرى هي أنه عندما تحمي فترة عمل عميق في جدولك، يمكنك الدفاع عنها ضد الاجتماعات أو الإلهاءات. لنقل أن كل أربعاء من 10 إلى 12 هو نافذة عملك العميق. إذا حاول شخص ما جدولة اجتماع في ذلك الوقت، فسوف ترى التضارب ويمكنك الدفع لتغييره ("هل يمكننا القيام بذلك في الساعة 1 بعد الظهر بدلاً من ذلك؟ لدي التزام في الصباح."). أنت تعامل مهمتك المهمة بنفس الاحترام كما لو كانت اجتماعًا مع شخص آخر. بعض أدوات وخدمات التقويم تشجع على هذا عن طريق السماح لك بتحديد وقت التركيز الذي لا يمكن للآخرين حجزه. من خلال استخدام ETC لتخطيط هذه الأوقات، فأنت تحسب بشكل واقعي مقدار الوقت المطلوب للتركيز، بدلاً من الأمل في أن ساعة فراغ عشوائية ستكون كافية.

يساعد ETC أيضًا في تجميع المهام السطحية بشكل منفصل عن المهام العميقة، مما يحافظ على جودة العمل العميق. افترض أنك خصصت 3 ساعات للاقتراح (عمل عميق) ولديك أيضًا مجموعة من المهام الصغيرة التي تستغرق 10-15 دقيقة (الرد على البريد الإلكتروني، إدخال بيانات بسيطة، جدولة المواعيد). بمعرفة أن هذه المهام الصغيرة تستغرق إجمالًا، لنقل، ساعة واحدة (ربما 4 مهام تستغرق كل منها 15 دقيقة)، يمكنك تجميعها في ساعة واحدة في وقت لاحق من اليوم. بهذه الطريقة، لا تقطع تدفق الساعات الثلاث. تظهر الأبحاث أن التبديل المستمر للسياق (التنقل بين المهام العميقة والسطحية) يفرض تكلفة عقلية غالبًا ما تُسمى "ضريبة التبديل" - يساعدك تنظيم الوقت واستخدام ETC في ملء يومك على تقليل هذه التبديلات. يمكنك أن ترى بوضوح في خطتك: الكتل البرتقالية الكبيرة = العمل العميق، الكتل الخضراء الصغيرة = المهام السطحية. وتقاوم الإغراء للتفرغ للمهام السريعة خلال الوقت العميق لأنك قد قررت بالفعل متى ستحدث هذه المهام.

من الناحية العملية، استخدام ETC لحماية العمل العميق قد يبدو مثل هذا: لديك تقرير يجب تسليمه يوم الجمعة، وتقدر أن الأمر يحتاج إلى ~4 ساعات. تقوم بجدولة جلستين للعمل العميق لمدة ساعتين لكل منهما يوم الثلاثاء وصباح الأربعاء. تعتبر هذه الجلسات غير قابلة للمساومة. في تلك الأيام، تقوم بإيقاف الإشعارات، وربما تحدد حالتك على Slack على أنها "تركيز". إذا قاطعك أحد، تعرف ماذا تقول: "هل يمكن أن ينتظر حتى بعد الساعة 11؟ أنا في منطقة مهمة." قد يساعدك التطبيق الخاص بك بتذكير الآخرين - بعض التطبيقات تتكامل مع أدوات الاتصال لتشير إلى أنك في وضع التركيز.

في الوقت نفسه، كل الأمور الصغيرة (التي عادة ما تعيق العمل العميق) لديها فترة زمنية محددة. قد يكون لديك فترة يومية من 4:30 إلى 5:00 "لمتابعة الأمور الإدارية" حيث، لأنك قدرت الأوقات، تعلم أنك يمكنك إنهاء 3-4 مهام صغيرة في تلك الفترة. وبالتالي، لا تشعر بالقلق أثناء عملك العميق بأن "أوه، يجب أن أرسل أيضًا بريدًا إلكترونيًا إلى X" – لقد قمت بجدولة ذلك البريد الإلكتروني لوقت لاحق، وتعلم أنه يحتاج فقط إلى 10 دقائق لأنك قمت بتحديد الوقت المتوقع له وقمت بتحديد موعد.

باختصار، ETC يمكّن من تخصيص الوقت بدقة. يضمن أن فترات "العمل العميق" كافية ويساعدك في الحفاظ على حدودها. إنه مثل معرفة كمية الأكسجين التي تحتاجها للغوص العميق – لن تغوص بكمية عشوائية من الهواء في الخزان؛ بل تحسب ما تحتاجه. يقوم ETC بذلك لعقلِك عند الغوص في الأعمال العميقة. النتيجة هي جودة عمل أعلى وتقليل الضغط: فأنت منغمس تمامًا في المهمة التي تقوم بها، وواثق من أن كل شيء آخر له وقته أيضًا.

(نصيحة للمطالبة: إحدى التقنيات في Macaron هي استخدام الذكاء الاصطناعي بأمر مثل "تقدير وجدولة". يمكنك حرفياً إخبار المساعد، "يجب أن أكتب تقريرًا من 5 صفحات وأعد عرضًا تقديميًا من 10 شرائح هذا الأسبوع. قدر وجدول هذه المهام حول التزاماتي الأخرى." سيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء تقديرات زمنية مقترحة ووضع هذه المهام في جدولك بذكاء - على سبيل المثال، 3 ساعات للتقرير صباح الغد، ساعتان لعرض الشرائح ظهر الخميس، إلخ. إنها طريقة سهلة لبدء التخطيط إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تخصيص الوقت للمهام الكبيرة.)

الدعوة للعمل: لا تعتمد فقط على الأمل في إنجاز الأمور – توقع وخطط لها. قم بتفعيل اقتراحات التقديرات الزمنية في Macaron للسماح للذكاء الاصطناعي بالمساعدة في ضبط تقديرات وقتك وبناء جدول أكثر ذكاءً تلقائيًا، حتى تتمكن من التركيز على إنجاز العمل، وليس التلاعب به.

الأسئلة الشائعة

• س: ما مدى دقة تقديرات الوقت (ETCs) في الواقع؟ ج: لن تكون دقيقة بنسبة 100% – وهذا أمر جيد. فكر في التقديرات كدلائل أو توقعات. في البداية، قد تكون تقديراتك تخمينات تقريبية. ستتحسن بمرور الوقت، خاصة إذا قمت بمراجعتها وتعديلها بناءً على الواقع. يجد الكثيرون أن خلال بضعة أسابيع من التقدير الواعي، يحققون تحسنًا كبيرًا. إذا كنت تستخدم تطبيقًا مثل Macaron مع الذكاء الاصطناعي، فسيساعدك أيضًا من خلال التعلم من مهامك السابقة لتحسين الاقتراحات. الهدف ليس الدقة المثالية، بل الاقتراب بما يكفي لتتمكن من الوثوق بجدولك. ومن الجدير بالذكر أن حتى التقدير الذي يكون خاطئًا بنسبة 20% عادة ما يكون أفضل من عدم وجود تقدير على الإطلاق. بدون تقدير، قد تحاول حشر مهام تستغرق 5 ساعات في 3 ساعات من الوقت. مع التقدير، ستلاحظ هذا التفاوت وتقوم بالتعديل. لذا، اعتبر التقدير تقريبًا مفيدًا. خطط للأفضل، استعد لبعض التفاوت، وقم بالتعديل أثناء العمل – هذا طبيعي. ودائمًا قم بإنشاء هامش أمان إذا كان بإمكانك.
• س: ماذا إذا تعرضت لمقاطعة أو استغرق شيء ما وقتًا أطول بكثير من تقديره؟ ج: الحياة تحدث! حتى مع التقديرات الجيدة، تحدث المقاطعات والتعقيدات غير المتوقعة. المفتاح هو تصميم جدولك بمرونة. إذا استغرقت مهمة وقتًا طويلاً، لديك بعض الخيارات: تعديل جدولك (نقل أو تأخير المهام الأقل أهمية)، ضغط شيء آخر، أو إذا كان ممكنًا، التوقف واستئناف المهمة الطويلة لاحقًا. العديد من تطبيقات التخطيط تجعل هذا سهلًا – يمكنك سحب الجزء غير المكتمل من المهمة إلى فترة زمنية جديدة. التعامل مع المقاطعات هو أيضًا حيث يساعد وقت الاحتياط؛ إذا تركت وسادة، يمكنك استيعاب بعض التجاوزات. إذا كانت المقاطعة عاجلة (مثل طفل مريض أو تمرين طوارئ في العمل)، تعامل معها، ثم عد إلى مخططك وأعد التخطيط لبقية يومك. يمكن أن يساعدك الذكاء الاصطناعي في Macaron عن طريق إعادة جدولة المهام المتأثرة تلقائيًا عندما تشير إلى أن شيئًا ما تأخر. بمرور الوقت، قد تشير المقاطعات المتكررة إلى أنك بحاجة إلى مساحة مفتوحة أكثر في يومك أو كتل تركيز أقصر. تذكر، التقدير هو أداة، وليس عقدًا صارمًا – من المتوقع أن تعدل كما تقتضي الحاجة. القيمة هي وجود نقطة انطلاق ثم البقاء مرنًا.
• س: هل التقدير مفيد لمهام الفريق أم فقط للاستخدام الشخصي؟ ج: التقدير ذو قيمة في كلا السياقين، لكن النهج يختلف قليلاً. بالنسبة للمهام الشخصية، تعرف عمومًا وتيرة عملك بشكل أفضل. في بيئة الفريق، يظهر التقدير غالبًا في إدارة المشاريع – تقدير المهام لعدة أشخاص أو عبء عمل فريق كامل. لا يزال الأمر حاسمًا (فكر في أساليب مثل Agile حيث تقوم الفرق بتقدير النقاط أو الساعات). التحدي هو الأخذ في الاعتبار مستويات المهارة المختلفة وتنسيق العمل. في الفريق، يجب مناقشة التقديرات بصراحة؛ قد تكون وظيفة شخص لمدة ساعة واحدة هي وظيفة شخص آخر لمدة ثلاث ساعات. استخدام التقدير كلغة مشتركة يساعد على تحديد جداول زمنية واقعية للمشاريع الجماعية وتجنب تحميل أفراد الفريق فوق طاقتهم. أدوات مثل Macaron for Teams (افتراضياً) يمكن أن تتعلم سرعة كل شخص وتساعد مديري المشاريع في تخصيص المهام للشخص المناسب في الوقت المتاح. شيء يجب الانتباه له: لا تعاقب الناس على التقديرات "الخاطئة" – الهدف هو تحسين التخطيط، وليس تحميل شخص المسؤولية. شجع ثقافة الشفافية حيث يكون تحديث التقديرات مقبولاً عندما تتغير الأمور. باختصار، التقدير مفيد للمدير الذي يخطط لجولة كما هو مفيد لك في تخطيط يومك – إنه يجلب وضوحًا لكيفية قضاء الوقت. فقط تذكر التعديل لطبيعة العمل التعاوني للمهام الجماعية (الاجتماعات، المراجعات، والتنسيق يمكن أن تضيف إلى الوقت الفعلي للإكمال).