المؤلف: Boxu Li

هل تمنيت يومًا أن تتمكن من أن تطلب من مساعد "التعامل مع جدول مواعيدي" دون القلق من تبادل الرسائل المستمر لترتيب المواعيد؟ هذا المستقبل هنا الآن - لكن ليست كل أدوات جدولة الذكاء الاصطناعي متساوية. في هذا الدليل، سنستكشف ما يجب أن يقوم به مساعد جدولة الذكاء الاصطناعي الحقيقي ليقوم بتوفير الوقت لك بالفعل (تلميح: إنه أكثر من مجرد إرسال دعوات تلقائية). من تعلم تفضيلاتك في الاجتماعات إلى التفاوض على الأوقات المثلى والتعامل مع تلك التغييرات المزعجة، نوضح الميزات الأساسية لمساعد جدولة ذكي حقًا. إذا كنت قد جربت بوتات جدولة بسيطة من قبل ووجدتها غير كافية، فتابع القراءة - ستكتشف كيف يمكن لمساعد متقدم (مثل Macaron) تحويل إدارة جدول مواعيدك من صداع إلى تجربة سلسة بلا عناء.

لماذا يهتم Macaron: من المفترض أن تساعد الاجتماعات والمواعيد في تحقيق التقدم في العمل، وليس شغل نصف الأسبوع للتنسيق. تم تصميم الذكاء الاصطناعي لـ Macaron ليتمكن من "إعادة جدولة ما لا يمكن إعادة جدولته" - حيث يتعامل بسهولة مع التعارضات والمناطق الزمنية وتفاصيل البشر. دعونا نغوص في ما يعنيه ذلك في الواقع.

الحد الأدنى لمجموعة الميزات التي توفر الوقت فعلاً

أولاً، دعونا نحدد المعايير: ما هي الميزات الأساسية التي يجب أن يتمتع بها مساعد الذكاء الاصطناعي للجدولة ليتمكن من توفير الوقت حقاً؟ هذا أمر مهم، لأن هناك العديد من أدوات "التقويم الذكي" التي لا تزال تضيف عملاً عليك. يجب أن يكون الحل الحقيقي قادراً على التعامل مع دورة الجدولة بأكملها مع تدخلات قليلة من جانبك.

في الحد الأدنى، يجب أن يكون مساعد الذكاء الاصطناعي للجدولة قادراً على:

• الوصول إلى التقويمات في الوقت الفعلي: يحتاج إلى عرض موحد لتوفر وقتك عبر العمل والشخصي وأي تقويمات أخرى تستخدمها. إذا لم يستطع رؤية التزاماتك، فلن يتمكن من جدولة شيء حولها. المساعد الممتاز يتصل بمصادر تقويم متعددة (مثل Google وOutlook وiCloud) ويحافظ عليها متزامنة. مكافأة: يجب أن يعامل المساعد الأحداث التي تضعها كـ "مشغول" بشكل مقدس، وربما حتى يكشف تلقائيًا عن التعارضات المحتملة (مثل وجود حدثين مميزين كـ "قيد النقاش" يتداخلان) ويقوم بتحديدها أو حلها.
• جدولة اجتماعات جديدة بشكل مستقل: هذا يعني أنه عندما تقول، "جدول لقاء لمدة 30 دقيقة مع أليس الأسبوع المقبل،" ينبغي على الذكاء الاصطناعي أن يجد وقتًا مناسبًا، مع مراعاة تقويمك وتوفر أليس أو تفضيلاتها إذا أمكن. من المثالي أن يرسل الدعوة أو اقتراح البريد الإلكتروني إلى أليس مباشرة – وليس مجرد اقتراح أوقات لك لإرسالها يدويًا. ببساطة، يجب أن يبعدك عن رقصة التنسيق. قد تتلقى أنت كمستخدم فقط إشعارًا: "تم تأكيد الاجتماع مع أليس يوم الثلاثاء الساعة 2 ظهرًا."
• إعادة جدولة ومعالجة التغييرات: الحياة تحدث – يتم نقل الاجتماعات أو إلغاؤها. يبرز المساعد الحقيقي هنا من خلال معالجة التغييرات بشكل استباقي. إذا نشأ تعارض (مثل الحجز المزدوج أو ظهور أولوية عاجلة)، ينبغي على الذكاء الاصطناعي أن يعرض إعادة الجدولة. على سبيل المثال، "لديك تعارض بين تحديث المشروع ومكالمة العميل. يمكنني نقل تحديث المشروع إلى الغد الساعة 10 صباحًا – هل ترغب في ذلك؟" والأفضل من ذلك، إذا طلب شخص آخر إعادة الجدولة، يمكن للذكاء الاصطناعي التواصل معهم (عبر بريد إلكتروني مهذب منك أو رابط جدولة) للعثور على وقت جديد بدون أن تلعب دور الوسيط.
• تعلم وتطبيق تفضيلاتك: سنتعمق في هذا قريبًا، ولكن على الأقل يجب على المساعد احترام القواعد الأساسية التي تحددها: ساعات العمل الخاصة بك، حدود مدة الاجتماعات، "لا اجتماعات في أيام الجمعة بعد الساعة 3 مساءً،" حدود المناطق الزمنية، إلخ. إذا كان يستمر في اقتراح اجتماعات الساعة 8 صباحًا عندما تكره الصباح، فإنه لا يوفر لك الوقت – بل يخلق إزعاجًا. لذلك يجب على أي ذكاء اصطناعي مفيد لجدولة الاجتماعات على الأقل أن يسمح لك بإدخال التفضيلات أو مراقبة سلوكك لتجنب الأخطاء الواضحة.
• دمج التواصل: لا تقتصر الجدولة على نقل كتلات التقويم فقط؛ بل تشمل أيضًا إرسال الدعوات أو الرسائل أو البريد الإلكتروني المصاحب لها. يجب على الذكاء الاصطناعي الجيد لجدولة الاجتماعات أن يدمج مع البريد الإلكتروني (أو قناتك المفضلة للتواصل) لإرسال التأكيدات أو التذكيرات أو المتابعات. إذا كان كل ما يفعله هو وضع الأحداث على التقويم بدون سياق، ستظل عالقًا في كتابة رسائل "مرحبًا، فريق، هل يمكننا الاجتماع في هذا الوقت...". الحل الحقيقي يتولى هذه الرسائل نيابة عنك بطريقة بشرية.
• توفير التأكيد والتدقيق: يجب أن تعرف دائمًا ما فعله مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك. بعد الجدولة أو إعادة الجدولة، يجب أن يؤكد معك (أو على الأقل يسجل بوضوح) ما تم اتخاذه من إجراءات – مثل "تم حجز الغداء مع سام الساعة 12:30 ظهرًا يوم الأربعاء في المطعم الإيطالي (حسب تفضيلك). تم إرسال الدعوات إلى جميع الأطراف." بهذه الطريقة، لن تكون أبدًا في حيرة أو تحجز مرتين عن طريق الخطأ. يبني الثقة؛ تشعر بالراحة في التخلي عن الأمور.

إذا كانت أداة جدولة الذكاء الاصطناعي التي تفكر فيها لا تلبي كل ما سبق، فقد لا توفر لك الكثير من الوقت بالفعل. الفكرة الأساسية هي إزالة التنسيق الممل من جدولك - لذا يجب أن تكون مستقلة حقًا في القيام بذلك، ومع ذلك شفافة بما يكفي لتبقى واثقًا في اختياراتها.

دعوة للعمل (أعلى): مساعد الجدولة من Macaron يحقق كل هذه المتطلبات. قم بربط تقويمك الآن وجرب جدولة الاجتماعات بدون تدخل - بما في ذلك حل النزاعات وتعلم التفضيلات.

تعلم التفضيلات والتفاوض

ميزة بارزة لمساعد الجدولة "الحقيقي" للذكاء الاصطناعي هي قدرته على تعلم تفضيلاتك وحتى التفاوض نيابة عنك. دعونا نحلل تلك النقاط:

تعلم التفضيلات: بمرور الوقت، يجب أن يصبح الذكاء الاصطناعي تقريبًا امتدادًا لك، من حيث التقويم. هذا يعني فهم أشياء مثل:

• وتيرة اجتماعاتك: هل تفضل أن تكون جميع اجتماعاتك الفردية في فترة ما بعد الظهر؟ حجز أيام الاثنين للاجتماعات الداخلية وأيام الثلاثاء للمكالمات مع العملاء؟ ربما تحب وجود ساعة حرة في الصباح قبل اجتماعك الأول. سيسمح لك مساعد ذكي إما بتحديد هذه الإعدادات بشكل صريح أو ملاحظة الأنماط. نهج Macaron، على سبيل المثال، يجمع بين الاثنين: يمكنك تعيين قواعد صريحة (عبر لوحة التفضيلات) والذكاء الاصطناعي يلتقط التفضيلات غير المعلنة (مثل "المستخدم غالبًا ما يرفض الاجتماعات بعد الساعة 5 مساءً" – يتعلم أنك تعتبر أمسياتك وقتًا شخصيًا).
• الأدوات والمواقع المفضلة: إذا كانت كل اجتماع مع بوب هو مكالمة Zoom وكل اجتماع مع كارول هو حضور شخصي في المكتب، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتذكر ويفترض تلك السياقات. يمكنه تعبئة تفاصيل المؤتمرات أو العناوين تلقائيًا في الدعوات. مع مرور الوقت، لن تحتاج إلى تحديد "Zoom أو الهاتف؟" – مساعدك يعرف بالفعل أن الافتراضي هو Zoom للاجتماعات الافتراضية ما لم يتم إبلاغه بخلاف ذلك.
• أولويات الأشخاص: ربما دائمًا ما تقبل الاجتماعات مع مديرك، لكن غالبًا ما تؤجل المحادثات مع بائع. يمكن للمساعد أن يتعلم من يجب قبول دعواته تلقائيًا (أو على الأقل وضع علامة عليه كأمر مهم) ومن يمكن تأجيله في حالة ازدحام يومك. وبالمثل، قد يتعلم أنه عندما يكون بعض الزملاء مشاركين، تحتاج إلى اجتماعات أطول، لذلك يقوم بجدولة فترة 60 دقيقة بدلاً من 30.
• التوازن بين المهام والاجتماعات: بعض الأشخاص يحبون تجميع الاجتماعات بشكل متتالٍ وترك فترات كبيرة للقيام بعمل عميق. يفضل آخرون توزيع الاجتماعات. من خلال التغذية الراجعة أو تعلم الأنماط، يجب أن يتكيف الذكاء الاصطناعي. إذا كنت تستمر في نقل الاجتماعات لتكون متجاورة، فسيعرف أنك تفضل التجميع. أو إذا كنت غالبًا ما تحدد فترات التركيز بعد اجتماعين، فسيتضح له أنك تحتاج إلى وقت تعافي.

الآن، التفاوض هو المستوى التالي. هنا يتفاعل المساعد فعلياً مع أشخاص آخرين (أو مساعديهم) للعثور على وقت مناسب، دون الحاجة إلى إدخال مستمر منك:

• التعامل مع الجدولة الخارجية: تخيل أنك تريد مقابلة عميل الأسبوع المقبل. بدلاً من إرسال بريد إلكتروني يقول "ما الوقت المناسب لك؟" ومتابعة الردود، يمكنك إخبار الذكاء الاصطناعي الخاص بك، "قم بجدولة اجتماع لمدة ساعة مع العميل X الأسبوع القادم." يمكن لمساعد الجدولة الذكي أن يتواصل (عبر البريد الإلكتروني من عنوانك أو من خلال شخصية ودودة) قائلاً شيئًا مثل: "مرحبًا، هذا مساعد [اسمك]. هل يناسبك الأربعاء في الساعة 2 مساءً أو الخميس في الساعة 10 صباحًا لاجتماع لمدة ساعة؟" إذا رد العميل، يمكن للذكاء الاصطناعي تفسير الرد ("الخميس الساعة 10 يناسبني") وتأكيد الدعوة. إذا لم يناسب أي منهما، يواصل المحادثة بشكل مهذب: "ماذا عن صباح الجمعة؟". يقوم بذلك خلف الكواليس. يتم إشراكك فقط إذا كان هناك استثناء أو بمجرد تأكيد الموعد. كان هذا هو الوعد من الأدوات السابقة مثل Amy من x.ai، والأنظمة الحديثة أصبحت أفضل في ذلك لأنها تستفيد من فهم اللغة الطبيعية. يمكن لمساعد Macaron، على سبيل المثال، صياغة هذه الرسائل التفاوضية بشكل يكاد لا يميز عن كيفية قيام مساعد بشري بذلك - دائمًا مهذب وواضح ومتعاون.
• حل النزاعات: التفاوض ليس فقط مع الآخرين؛ أحيانًا يكون التفاوض مع جدولك الخاص. على سبيل المثال، إذا تصادفت اجتماعات ذات أولوية عالية في نفس اليوم، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يقرر أيها يُبقي في الوقت الأصلي وأيها يُنقل، بناءً على قواعد الأولوية التي تحددها. إنه يتفاوض بشكل فعال على التنازلات: "إذا قمت بنقل الاجتماع A إلى الغد، فأنا أحافظ على الوقت الأساسي للاجتماع B - يتماشى ذلك مع أولوية المستخدم لعدم نقل اجتماعات العملاء." قد يقوم بعد ذلك بإرسال بريد إلكتروني للمشاركين في الاجتماع A: "هل يمكننا التحول إلى الغد؟ طرأ شيء عاجل." - مرة أخرى، يقوم بذلك عنك.
• العثور على الوقت الأمثل: بالنسبة للاجتماعات التي تضم عدة مشاركين، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يعمل كدبلوماسي. قد يحلل جداول الجميع (إذا كان لديه حق الوصول، مثلاً داخل مؤسستك أو عبر معلومات التوفر/الانشغال المشتركة) ويحدد أفضل وقت ممكن (مثل الأقل إزعاجًا للجميع، أو أقرب تاريخ يكون الجميع متاحًا فيه). ثم يقترح ذلك الوقت. إذا لم يتمكن شخص ما من الحضور، فإنه يعدل ويقترح الأفضل التالي. فكر في الأمر كتفاوض خوارزمي - تجربة مجموعات مختلفة حتى يكون الجميع راضين. المفتاح هو أنك لا تقارن الجداول يدويًا؛ يقوم الذكاء الاصطناعي بذلك في ثوانٍ ويتعامل مع الرسائل مثل "جين لا تستطيع في الساعة 3 مساءً؛ أقترح الساعة 4 مساءً بدلاً من ذلك."
• الاستقلالية المحترمة: جزء من التفاوض هو معرفة متى يجب إشراكك. مساعد الذكاء الاصطناعي الرائع سيتعامل مع 95% من الحالات بمفرده، ولكنه يعرف أيضًا حدوده. إذا جاء طلب غير عادي ("هل يمكننا الاجتماع خارج الموقع في الساعة 7 مساءً؟ سيكون هناك عشاء.") - قد يشير الذكاء الاصطناعي إليك: "اقترح زميلك اجتماع عشاء في الساعة 7 مساءً. ليس لدي بيانات تفضيل للاجتماعات بعد ساعات العمل. هل يجب أن أقبل وأضيفه إلى جدولك؟" بهذه الطريقة، يتفاوض على الأشياء الروتينية بشكل مستقل، ولكنه لا يتصرف بشكل عشوائي في الأمور التي ترغب في اتخاذ قرار بشأنها شخصيًا. مع مرور الوقت، بينما تستجيب، يتعلم حدودك ("قال المستخدم لا لأي اجتماعات في الساعة 7 مساءً؛ ملاحظة لنفسي: تجنب هذه الأوقات إلا إذا تم إخبارك صراحةً").

باختصار، يجعل تعلم التفضيلات المساعد شخصيًا، بينما تجعل قدرة التفاوض المساعد مستقلاً حقًا في التعامل مع الناس والصراعات. معًا، تحول هذه الميزات روبوت الجدولة من أداة لطيفة إلى مدير جدولة افتراضي يمكنك الوثوق به.

تخيل أن تطلب من ذكاء ماكرون الصناعي، "تعامل مع جميع طلبات الاجتماعات للأسبوع المقبل"، وتغلق حاسوبك المحمول بثقة. هذا هو مستوى الخدمة الذي يجب أن تطلبه.

قيود ذكية (وقت السفر، المناطق الزمنية، الفواصل)

ليست الجدولة مجرد العثور على أي فترة مفتوحة – بل هي العثور على الفترة الصحيحة مع مراعاة قيود مختلفة. يأخذ مساعد الجدولة الذكي الحقيقي في الاعتبار التفاصيل التي يأخذها سكرتير بشري مدروس، مثل السفر، المناطق الزمنية، وأوقات الفواصل. إليك كيف تعمل هذه القيود الذكية:

• الوقت بين الاجتماعات: إذا كانت لديك اجتماعات متتالية في مواقع مختلفة، فقد ينتهي بك الأمر إلى الركض (أو القيادة بشكل محموم) من واحدة إلى الأخرى. المساعد الذكي يعرف كيفية تجنب هذا السيناريو. سيتحقق من مواقع أحداثك (أو يعرف أن واحدة افتراضية والأخرى حضورياً) ويبني وقت التنقل تلقائياً. على سبيل المثال، إذا كان لديك اجتماع مع عميل في وسط المدينة ينتهي في الساعة 2:00 وآخر في الطرف الآخر من المدينة في الساعة 2:30، قد يقوم الذكاء الاصطناعي إما: أ) بتأجيل الاجتماع الثاني لاحقاً للسماح بوقت سفر قدره 30 دقيقة، أو ب) تحذيرك وسؤالك عما إذا كان يجب ترتيب اجتماع عبر الفيديو بدلاً من ذلك. بعض الأنظمة المتقدمة يمكنها حتى الاندماج مع خدمات الخرائط – يمكن لماكرون استخدام بيانات الموقع لتقدير مدة الانتقال. النتيجة: لا مزيد من الاجتماعات المتتالية غير الواقعية التي تتجاهل الجغرافيا. إذا كنت تحتاج عادةً إلى 15 دقيقة للمشي إلى المكتب الآخر، سيترك المساعد هذه الفجوة تلقائياً عند الجدولة.
• اعتبارات المناطق الزمنية: في عالم العمل العالمي، قد تكون في نيويورك وتقوم بجدولة مكالمة مع شخص في لندن وآخر في سنغافورة. قد يقوم المجدول الساذج بمضاعفة الحجز لك لما يبدو يومين مختلفين ولكنه في الواقع يتداخل بسبب اختلاف المناطق الزمنية. المساعد الذكي دائماً يحول ويفحص المناطق الزمنية. سيمنع الأخطاء مثل جدولة مكالمة لك في الساعة 3 صباحاً بتوقيتك لأن النظر كان فقط إلى جدول الشخص الآخر. علاوة على ذلك، يمكنه تحسين الأوقات التي تكون معقولة لجميع الأطراف. على سبيل المثال، يعرف أن الساعة 8 صباحاً بالتوقيت الشرقي هي الساعة 5 صباحاً بالتوقيت الهادئ - ربما ليست مثالية لزميل على الساحل الغربي - لذا يفضل وقتاً يكون فيه كلاهما في ساعات العمل العادية إذا أمكن. إذا كنت تسافر بشكل متكرر أو لديك مناطق زمنية متعددة في جداولك، يتتبع المساعد ذلك. مساعد ماكرون يتتبع فعلياً منطقتك الزمنية بناءً على جدولك أو حتى موقع جهازك إذا سمحت بذلك، لذا عندما تقول "جدول يوم الجمعة الساعة 10"، يعرف أي 10 تعنيها. وإذا كنت أو الآخرون تلاحظون تغييرات التوقيت الصيفي، يتذكر الذكاء الاصطناعي التعديل.
• أوقات الراحة: الاجتماعات المتتالية يمكن أن تكون مرهقة ذهنياً. يفضل العديد من الناس فاصل (أو استراحة) بين الاجتماعات لالتقاط الأنفاس، أو شرب الماء، أو التحضير للاجتماع التالي. يمكن لجدول الذكاء الاصطناعي الجيد فرض الفواصل كقاعدة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين "دائماً اترك على الأقل 15 دقيقة بين الاجتماعات" أو "بعد أي اجتماع أطول من ساعة، تأكد من استراحة 30 دقيقة." سيعامل الذكاء الاصطناعي هذه الفواصل كوقت مشغول ضروري. قد يرفض تلقائياً اجتماعاً يحاول التداخل مع آخر، أو يقوم بجدولته لاحقاً قليلاً للحفاظ على الفجوة. الفواصل ليست فقط للاستراحات؛ تغطي أيضاً سيناريوهات مثل وقت التحضير. إذا كان لديك اجتماع مهم في الساعة 3، قد ترغب في وقت تركيز لمدة 30 دقيقة في الساعة 2:30 لجمع الملاحظات. يمكن لمساعد ماكرون تعلم أي الاجتماعات تعتبرها مهمة (مثلاً، الموسومة كـ"مهمة" أو بكلمات مفتاحية معينة) وقطع وقت التحضير تلقائياً مسبقاً.
• القيود الشخصية: هذه أكثر تخصيصاً، ولكنها لا تقل أهمية عن القواعد الذكية. على سبيل المثال:
  • "لا اجتماعات بعد الساعة 4 مساءً لأنني أقوم باصطحاب أطفالي." سيعامل الذكاء الاصطناعي الوقت بعد الساعة 4 مساءً كغير متاح إلا إذا قمت بتجاوز ذلك.
  • "اجعل أيام الأربعاء خالية للعمل العميق." يمكن أن يحاول عدم جدول أي اجتماعات في أيام الأربعاء إلا إذا كان ذلك ضرورياً للغاية (وحتى في هذه الحالة، ربما يطلب الإذن).
  • "حد أقصى 5 اجتماعات في اليوم." إذا كنت تريد التأكد من عدم التحميل الزائد، يمكن للمساعد تحديد عدد الاجتماعات التي يقوم بجدولتها في أي يوم واحد. عند الاجتماع الخامس، قد يبدأ في نقل الطلبات الإضافية إلى أيام أخرى.
  • "تفضيلات مدة الاجتماعات." قد تفضل اجتماعات لمدة 25 أو 50 دقيقة بدلاً من الافتراضية 30/60، لتوفير نفسك فاصل. يمكن للمساعد الجدولة باستخدام هذه الفترات.
• وقت الغداء والاستراحات التلقائية: سيقوم الذكاء الاصطناعي الذكي أيضاً بحظر أشياء مثل وقت الغداء إذا كان جدولك مفتوحاً في منتصف النهار (حتى لا يأخذه أحد)، أو تذكيرك بأخذ استراحات. ماكرون، كونه مساعداً يركز على الحياة، يعتبر حتى الرفاهية: على سبيل المثال، إذا كان يقوم بجدولة المهام (المتعلقة بالجدول)، قد يدخل استراحة قصيرة بعد ساعتين من الاجتماعات المتواصلة أو العمل، معترفاً بأن التركيز البشري يتلاشى. إنها نوع من التفكير الذي يتمتع به مساعد شخصي بشري جيد ("لقد قمت بحجز استراحة لك في الساعة 1 مساءً لتناول الطعام").
• قيود المهام مقابل الاجتماعات: إذا كان الذكاء الاصطناعي يتعامل أيضاً مع جدولة مهامك (تحديد وقت لمهامك، والذي سنتطرق إليه في القسم التالي)، سيعامل بعض المهام على أنها مرنة وبعضها على أنها غير قابلة للتغيير. على سبيل المثال، يعرف أن عرض العميل المستحق غداً يجب أن يتم اليوم (غير قابل للتغيير، يعامل كاجتماع مع نفسك)، في حين يمكن تأجيل كتابة منشور المدونة إلى وقت لاحق من الأسبوع إذا لزم الأمر. تضمن هذه القواعد الأولوية أنه عندما تنشأ تعارضات، ينقل الذكاء الاصطناعي الشيء الصحيح (يجب عليه تأجيل كتابة المدونة، وليس التحضير للعميل، في هذا السيناريو).

في جوهر الأمر، القيود الذكية هي ما يميز بين مساعد يملأ جدولك فقط وآخر يديره حقًا بحكمة. هذا الأخير يمنع المشاكل قبل أن تحدث: يتجنب الإرهاق، ويتجنب التعقيدات اللوجستية، ويحترم تعقيدات الحياة الحقيقية. ينتهي بك الأمر بجدول يشعر وكأن إنسانًا مدروسًا قد خططه، مع أخذ التنقلات في الاعتبار، والحفاظ على وقت التركيز، وعدم وجود مكالمات منتصف الليل (إلا إذا كنت تريد ذلك!).

تم بناء مساعد الجدولة من ماكرون مع هذه القيود من الأساس. يعرف أن إدارة الوقت ليست فقط حول ملء الفجوات بالاجتماعات؛ بل هي عن تحقيق التوازن بين الإنتاجية والعقلانية.

نظافة الاجتماعات: الأجندات، النتائج، المتابعات

المساعد الذكي الرائع حقًا لا يقتصر دوره على جدولة الاجتماعات في تقويمك. بل يساعد أيضًا في ضمان فعالية تلك الاجتماعات - من خلال ممارسة "النظافة الاجتماعاتية" الجيدة. يشمل هذا المفهوم جداول الأعمال، والنتائج، والمتابعات:

• جدول الأعمال في الدعوات: كم مرة حضرت اجتماعًا دون معرفة موضوعه، وانتهى بك الأمر إلى الانحراف؟ يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي فرض قاعدة بسيطة ولكنها قوية: يجب أن يحتوي كل اجتماع على جدول أعمال أو غرض محدد. عندما يقوم المساعد بجدولة اجتماع، يمكنه أن يطلب منك (أو من منظم الاجتماع) جدول أعمال. على سبيل المثال، إذا قلت "قم بإعداد اجتماع بدء مشروع"، قد يرد ماكرون: "بالتأكيد. ما الذي ترغب في تحقيقه في هذا الاجتماع؟ يمكنني إضافته إلى الدعوة." حتى إذا قدمت هدفًا بسيطًا من سطر واحد، سيضعه الذكاء الاصطناعي في وصف حدث التقويم (مثل "جدول الأعمال: تقديم فريق المشروع، تحديد المعالم الرئيسية، تكليف المهام الأولية."). إذا دعاك شخص آخر إلى اجتماع ووجد الذكاء الاصطناعي الدعوة فارغة، يمكنه بلطف أن يطلب منهم جدول أعمال (ربما عبر البريد الإلكتروني: "هنا مساعد جون - هل يمكنكم مشاركة جدول أعمال للاجتماع القادم حتى يتمكن جون من الاستعداد بشكل فعال؟"). هذا يشجع زملائك على عادات أفضل دون أن تضطر إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني محرجة.
• ضمان توافر التفاصيل الرئيسية: بالإضافة إلى جدول الأعمال، يتحقق المساعد من وجود جميع المعلومات اللازمة في الدعوة - الروابط للمؤتمرات، العناوين، الأرقام للاتصال، الوثائق. إذا كان هناك شيء مفقود (مثل رابط Zoom للاجتماع عن بُعد)، يمكن للمساعد الذكي إضافته تلقائيًا أو طلبه. تكامل ماكرون مع أدواتك يتيح له إنشاء رابط مكالمة فيديو وإدراجه إذا لم يتم توفيره. لا مزيد من الارتباك بشأن "ما هو رابط الاجتماع" في وقت البدء.
• متابعة النتائج: بعد الاجتماع، خاصة إذا كان مهمًا، هناك عادةً مهام متابعة أو قرارات. يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي مساعدتك في تسجيل والعمل على تلك النتائج. على سبيل المثال، قد يطلب منك بعد الاجتماع: "انتهى اجتماع العميل. هل ترغب في أن أرسل ملخصًا أو أجدول مكالمة متابعة الشهر المقبل؟" إذا كان متكاملًا مع تطبيق النسخ أو الملاحظات، يمكنه حتى إنشاء ملخص مختصر لما تم مناقشته تلقائيًا (هذا ميزة متطورة، ولكن يمكن الوصول إليها من خلال الاتصال بخدمات نسخ الاجتماعات). على الأقل، يمكن للمساعد ملاحظة أن الاجتماع قد تم وتسجيل أي نتائج سريعة تعطيها له. بعض المستخدمين لديهم ماكرون مضبوطًا على الاستماع خلال الاجتماعات للعناصر التنفيذية - مثل إذا سمع "لنجتمع مرة أخرى بعد أسبوعين"، سيقوم بإنشاء إدخال مؤقت بعد أسبوعين أو يذكرك لاحقًا.
• إجراءات المتابعة: العمل الشاق بعد الاجتماعات غالبًا ما يتضمن إرسال رسائل متابعة عبر البريد الإلكتروني ("اجتماع رائع، هذه هي الخطوات التالية…") أو جدولة النقطة التالية. هذا مناسب تمامًا لأتمتة الذكاء الاصطناعي. يمكنك ببساطة أن تقول بعد الاجتماع، "مرحبًا بالذكاء الاصطناعي، أرسل متابعة شكر للجميع واذكر 3 المهام التي اتفقنا عليها." يقوم الذكاء الاصطناعي بصياغة البريد الإلكتروني وإرساله إلى الحضور. أو، "جدول مراجعتنا الفصلية التالية في يونيو كما ناقشنا" - ويتم إنشاء الحدث وإرسال الدعوات. تصميم ماكرون يسمح بهذه الأوامر السريعة بعد الاجتماع، حتى عبر الصوت إذا كنت تخرج من غرفة الاجتماعات. يعني هذا أنك تنهي الاجتماع وفي غضون دقائق يحصل جميع المشاركين على الملخص أو الدعوة المؤقتة للاجتماع التالي، بفضل الذكاء الاصطناعي الخاص بك. إنه مثل وجود سكرتير فعال للغاية لا ينسى أبدًا إغلاق الحلقة.
• تحليل وتحسين الاجتماعات: بمرور الوقت، يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي مساعدتك في تحليل اجتماعاتك. على سبيل المثال، قد يلاحظ أنك لديك الكثير من الاجتماعات التي تفتقر إلى نتائج واضحة أو أن أنواعًا معينة دائمًا تتجاوز الوقت المحدد. يمكنه بعد ذلك اقتراح تحسينات: "الاجتماعات المتكررة لفريقك غالبًا ما تمتد 15 دقيقة إضافية. هل يجب أن أجدولها 45 دقيقة بدلاً من 30 في المستقبل؟" أو "لم تلتق بفريق المشروع X منذ فترة؛ كان آخر اجتماع قبل 60 يومًا، هل أعد جدولته؟" هذا يمتد إلى تحليلات التقويم، لكنه جزء من ضمان فعالية الاجتماعات، وليس مجرد الجدولة.
• "الرفض بسياق" والأتمتة اللبقة: تتضمن النظافة في الاجتماعات أيضًا التعامل بلباقة مع الدعوات التي ترفضها. بدلاً من "لا" جافة أو ترك شخص معلق، يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي أن يتدخل للرد بسياق. على سبيل المثال، إذا كنت لا تستطيع حضور اجتماع، يمكنك أن توجه، "ارفض ذلك وأخبرهم أنني مسافر، ولكن اطلب إعادة الجدولة للأسبوع المقبل." سيرسل الذكاء الاصطناعي ردًا مصوغًا بعناية: "لن يتمكن جون من حضور الاجتماع يوم الثلاثاء بسبب السفر. يقدر النقاش ويرغب في إعادة الجدولة للأسبوع التالي إذا أمكن. أخبرنا ببعض الأوقات التي قد تناسبك، وسنقوم بإضافتها إلى التقويم." هذا يوفر لك عناء صياغة الرسالة ويضمن الاحترافية. إنها لمسة صغيرة ولكن لها تأثير كبير - تبقى العلاقات سلسة حتى عندما تقول لا، لأن الذكاء الاصطناعي تعامل معها بعناية.

لنوضح ذلك بـ مربع الحوار لما قد تقوله حرفيًا لمساعد جدولة الذكاء الاصطناعي في سياق الحفاظ على ترتيب الاجتماعات:

اطلب من الذكاء الاصطناعي: "أعد جدولة اجتماعي مع فريق التصميم المقرر في الساعة 3 مساءً إلى الأسبوع المقبل وأضف ملاحظة بأنني أحتاج إلى مزيد من الوقت للإعداد." اطلب من الذكاء الاصطناعي: "ارفض دعوة العشاء مع العميل وأخبرهم أنني خارج المدينة، ولكن اقترح أي موعد في الأسبوع الذي يليه." اطلب من الذكاء الاصطناعي: "بالنسبة لاجتماع المشروع غدًا، أرسل للجميع جدول الأعمال التالي: 1) مراجعة الميزانية، 2) التحضير للعرض، 3) الأسئلة والأجوبة. وأرفق أحدث ملف للميزانية من محركنا." اطلب من الذكاء الاصطناعي: "بعد مكالمتي في الساعة 4، أرسل بريد متابعة شكرًا لهم وأدرج القرارات التي اتخذناها (سأمليها عليك مباشرة بعد المكالمة)."

في كل حالة، يتولى الذكاء الاصطناعي مهام التنفيذ - تحريك الأحداث، مراسلة المشاركين، إضافة المعلومات إلى الدعوات - تمامًا كما يفعل مساعد بشري مجتهد.

من خلال تغطية الأجندات، والنتائج، والمتابعات، يتحول مساعد الجدولة الذكي من مجرد كاتب جدول مواعيد إلى مُيسر اجتماعات حقيقي. يساعد في تعزيز ثقافة الاجتماعات المنظمة جيدًا: تدخل كل اجتماع وأنت مستعد وتخرج بخطوات واضحة تالية، دون الحاجة إلى إدارة كل هذه التفاصيل بنفسك. سيلاحظ الناس الفرق عند التفاعل معك – "اجتماعاتك دائمًا تحتوي على أجندات ومتابعات في الوقت المناسب، كيف تفعل ذلك؟" (لا تتردد في الإشارة إلى مساعدك الذكي!)

جمع كل شيء معًا باستخدام Macaron

لقد حددنا الكثير من الإمكانات: تعلم التفضيلات، التفاوض، القيود الذكية، نظافة الاجتماعات. قد تتساءل، هل هناك أداة واحدة تفعل كل هذا فعلاً؟ تم تصميم Macaron للتحقق من هذه الجوانب وأكثر. إنها ليست مجرد مساعد جدولة AI بشكل منفصل، بل جزء من منصة مساعد شخصي أكبر - مما يعني أنها تفهم السياق بشكل أعمق من الاجتماعات فقط (مهامك، عاداتك، صحتك). لنرى كيف يربط Macaron كل هذا معًا:

• إعداد آمن لمرة واحدة: تبدأ بربط Macaron بتقويماتك (جوجل، أوتلوك، إلخ) - عملية OAuth سريعة وآمنة (بضع نقرات فقط؛ Macaron لا يرى كلمة مرورك أبدًا). يمكنك أيضًا ربط البريد الإلكتروني إذا أردت أن يرسل الرسائل نيابة عنك. تظل جميع البيانات خاصة وتستخدم فقط لمساعدتك.
• التخصيص من اليوم الأول: سيطرح Macaron بعض الأسئلة عن تفضيلاتك في البداية: "ما هي ساعات عملك النموذجية؟" "هل هناك أيام تحاول أن تبقى خالية من الاجتماعات؟" "هل هناك أشخاص ترغب دائمًا في قبول الاجتماعات منهم (مثل مديرك)؟" هذا يغذي الذكاء الاصطناعي بالإعدادات الأولية. يمكنك تخطي هذا وتركه ليتعلم، لكن إعطاء بعض المعلومات في البداية يجعله فعالاً على الفور.
• استخدام اللغة الطبيعية: لجدولة أو إعادة جدولة، تتفاعل بلغة بسيطة. اكتب أو قل أشياء مثل "رتب مراجعة تسويق لمدة 45 دقيقة الأسبوع المقبل مع جاك وديان" - يعمل نظام المعالجة الطبيعية لـ Macaron وذاكرته السياقية. يعرف من هما جاك وديان (من جهات الاتصال الخاصة بك أو الاجتماعات السابقة)، يجد وقتًا يناسب الثلاثة، ويرسل الدعوات. إذا لم يكن متأكدًا من شيء ما (ربما لا يعرف بريد ديان الإلكتروني)، سيطلب توضيحًا مرة واحدة.
• التشغيل التلقائي: كما تصل الطلبات (شخص يرسل بريدًا "هل يمكننا الاجتماع؟" أو يرسل دعوة)، يمكن لـ Macaron التعامل معها تلقائيًا وفقًا لتفضيلاتك. يمكنك البدء بجعله يقترح عليك الإجراءات ("أليس طلبت اجتماعًا، أقترح الخميس الساعة 4 - هل توافق؟") ومع بناء الثقة، تمنحه المزيد من الحرية. العديد من المستخدمين يسمحون في النهاية لـ Macaron بقبول الطلبات تلقائيًا أو اقتراح أوقات جديدة دون إزعاجهم إلا في حالة وجود تعارض أو حالة خاصة.
• نينجا حل النزاعات: عندما تحدث النزاعات، يحددها Macaron فورًا ويحلها بناءً على الأولويات. قد ينقل اجتماعًا أقل أهمية، أو إذا تداخل شيئين مهمين، ينبهك بالخيارات ("لديك اجتماعين عاليي الأولوية يتداخلان؛ يمكنني طلب نقل A أو B - أيهما تفضل؟").
• سحر أثناء الاجتماع: أثناء وجودك في اجتماع، لا يكون Macaron خاملاً. إذا كان اجتماعًا افتراضيًا، يمكنه ملاحظة ما إذا كان الاجتماع يمتد ويتنبيه المشاركين بتلميح ("نحن عند الوقت، هل نختتم أم نواصل؟") - فقط إذا قمت بتمكين هذه الميزات بالطبع. يمكنه أيضًا بدء صياغة بريد إلكتروني أو تحضير الاجتماع التالي بناءً على محادثة (مثل سماع "لنحدد موعد متابعة").
• أتمتة ما بعد الاجتماع: كما هو موضح، يمكن إنشاء المتابعات والاجتماعات التالية على الفور. تنهي الاجتماع، تقول أمرًا صوتيًا سريعًا لـ Macaron على هاتفك، ويتولى الباقي بينما تنتقل إلى مهمتك التالية.
• حلقة التعلم: يتتبع Macaron ما يعمل وما لا يعمل. إذا قمت بإعادة جدولة شيء قام بتعيينه يدويًا، يتعلم من ذلك ("ربما لم يكن ذلك الوقت مناسبًا؛ لماذا؟ آه، المستخدم كان لديه تفضيل لوقت تركيز تجاهلته"). إنه يضبط نموذجه عنك باستمرار. ولأنه يركز على الحياة، فإنه يأخذ في الاعتبار حتى أشياء مثل مستويات الطاقة أو التوتر لديك: إذا كنت ترفض الاجتماعات بشكل متكرر في صباحات الاثنين، ربما تستخدم ذلك الوقت للتخطيط أو فقط للبدء في الأسبوع - يتعلم Macaron إبقاء ذلك الوقت خاليًا في المستقبل.

باختصار، يهدف Macaron إلى أن يكون المساعد المثالي للجدولة - يكون استباقيًا، مراعيًا، وموثوقًا كما هو الحال مع أفضل جداول مواعيد البشر الذين عرفتهم، لكنه أسرع ومتواجد على مدار الساعة. ليس هنا فقط لتنظيم الاجتماعات؛ بل هو هنا لتحسين أحد أهم مواردك الثمينة: وقتك.

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكن لمساعد جدولة الذكاء الاصطناعي التعامل مع تقاويم وحسابات متعددة في وقت واحد (عمل، شخصي، إلخ)؟ ج: نعم - الأفضل منها بالتأكيد يمكنه ذلك. في الواقع، عدم التعامل مع تقاويم متعددة هو عائق في حياتنا المتعددة الجوانب. مثلاً، يمكن لماكرون الاتصال بكل تقاويمك ثم تقديم توفر موحد. سيتأكد من احترام موعد شخصي (مثل زيارة الطبيب في تقويم Google الشخصي) عند جدولة اجتماع عمل في تقويم Outlook – لن يكون هناك حجز مزدوج عن طريق الخطأ لأن تقويمًا واحدًا لم "يرَ" الآخر. كما يمكنه اتباع قواعد مختلفة لكل تقويم إذا أردت (ربما تكون أحداث تقويمك الشخصي مرنة، ولكن أحداث العمل ليست كذلك، أو العكس). النتيجة النهائية هي جدول منسق. العديد من المستخدمين يحبون حقيقة أن ماكرون يعرف أيضًا عدم الكشف عن تفاصيل تقويم واحد للآخرين – فقد يحجب "موعد شخصي" كوقت مشغول للزملاء دون إخبارهم بأنه "زيارة طبيب الأسنان". يدير بذكاء خصوصية وتكامل كل تقويم.

س: هل من الآمن منح مساعد الذكاء الاصطناعي الوصول إلى تقويمي وبريدي الإلكتروني؟ ماذا عن الخصوصية؟ ج: من الحكمة أن تكون حذرًا، لكن مساعدي الذكاء الاصطناعي الموثوق بهم يأخذون الخصوصية بجدية بالغة. مع ماكارون، يتم تشفير جميع البيانات من تقويمك وأي بريد إلكتروني متصل وتستخدم فقط لخدمتك - ليس للإعلانات، ولا تُباع في مكان آخر. يعمل ماكارون تحت سياسة خصوصية صارمة ويمنحك أيضًا التحكم: يمكنك تحديد ما إذا كان يمكنه إرسال رسائل البريد الإلكتروني نيابة عنك تلقائيًا أو إذا كنت تفضل مراجعة المسودات. جميع الإجراءات التي يتخذها موثقة في سجل نشاطك. علاوة على ذلك، يضمن هيكل ماكارون أن تبقى التفاصيل الشخصية منفصلة - الذكاء الاصطناعي لا يتحدث عن أحداث تقويمك إلى عقل سحابي يمكن للمستخدمين الآخرين الوصول إليه؛ نموذج الذكاء الاصطناعي شخصي لك. إذا قمت بفصل تقويم أو بريد إلكتروني، يتم مسح تلك البيانات من ذاكرة المساعد النشطة (باستثناء أي معلومات طلبت منه تذكرها صراحة). باختصار، الأمن والسرية هما الأساس. العديد من أدوات الجدولة بالذكاء الاصطناعي تتكامل أيضًا عبر واجهات برمجة التطبيقات الرسمية (مثل Microsoft Graph لأوتلوك، واجهة برمجة تطبيقات تقويم Google)، مما يعني أنها تلتزم بمعايير أمان تلك المنصات. اختر دائمًا مساعدًا بنهج شفاف في التعامل مع البيانات. إذا فعلت ذلك، فقد يكون في الواقع أكثر أمانًا من مساعد بشري - لن يفقد الذكاء الاصطناعي مستند NDA في القطار أو يتحدث عن مواضيع اجتماعاتك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دائمًا تغيير رأيك وإلغاء الوصول - الذكاء الاصطناعي يعمل من أجلك، نقطة انتهى.

س: كيف يتعامل المساعد مع حالات عدم الحضور أو الإلغاءات في اللحظة الأخيرة؟ ج: عدم الحضور والتغييرات في اللحظة الأخيرة هي حقائق مؤسفة في الجدولة. يمكن لمساعد الجدولة الذكي المساعدة في التخفيف وإدارة هذه الأمور. على سبيل المثال، يمكن لماكرون إرسال تذكيرات تلقائية للمشاركين قبل الاجتماع (مثل بريد إلكتروني أو رسالة دردشة قبل ساعة: "تذكير: اجتماع الساعة 3 مساءً مع جون عبر زووم"). هذا يميل إلى تقليل حالات عدم الحضور لأن الناس يحصلون على تذكير. إذا لم يظهر أحد بعد 10 دقائق من بدء المكالمة، يمكن لماكرون ملاحظة ذلك (إذا كان متكاملًا مع أداة المؤتمرات أو إذا أخبرته بذلك) والتواصل بشكل استباقي: على سبيل المثال، إرسال ملاحظة لطيفة لهم - "مرحبًا، أنا هنا في المكالمة. ربما تأخرت - دعني أعرف إذا كان يجب إعادة جدولة الموعد." إذا كان يجب إعادة جدولة الاجتماع، فإن المساعد يتدخل سريعًا لإيجاد موعد جديد لك دون الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني "متى يمكننا الاجتماع بدلاً من ذلك؟". إنه يزيل الاحتكاك من التعافي من عدم الحضور. في حالات الإلغاءات في اللحظة الأخيرة (مثل أن يرسل لك أحدهم بريدًا إلكترونيًا في منتصف الليل لإلغاء اجتماع الساعة 9 صباحًا)، سيعرض لك ماكرون هذا التنبيه أولاً ويقترح بالفعل أوقاتًا بديلة. أيضًا، إذا كان لديك فجوة بسبب إلغاء، قد يقترح المساعد كيفية استخدامها ("تم إلغاء موعدك الساعة 2 مساءً - لديك ساعة خالية. هل تريدني أن أضيف مهمة من قائمة المهام الخاصة بك أو تأخذ استراحة تركيز؟"). في حين أنه لا يمكنه منع الآخرين من الإلغاء أحيانًا، فإن المساعد الذكي بالتأكيد يقلل من التأثير ويجعل إعادة الجدولة شبه خالية من المتاعب. ومن خلال تحليل الأنماط (إذا كان شخص معين يلغي بشكل متكرر، ربما يجب جدولة المواعيد المبدئية أو حجز المهام المرنة في ذلك الوقت فقط في حالة حدوث شيء)، يمكنه حتى التكيف استباقيًا لتقليل الاضطرابات المستقبلية.

بحلول الآن، يجب أن يكون واضحًا ما يعنيه وجود مساعد حقيقي للجدولة بالذكاء الاصطناعي. إنه ليس مجرد روبوت بسيط يضيف الاجتماعات إلى جدولك؛ إنه وكيل ذكي متكامل يحترم وقتك. يتوقع النزاعات، يفهم تفضيلاتك، يتواصل بأدب مع الآخرين، ويُسهل عملية إدارة الاجتماعات بأكملها.

بدأنا بفكرة طلب من الذكاء الاصطناعي "إعادة الجدولة" – ولكن كما رأيت، فإن المساعد من الدرجة الأولى سيتولى الجدولة، وإعادة الجدولة، وحتى المهام الفرعية المتعلقة بالاجتماعات، وكل ذلك بأقل جهد منك. إنه مثل وجود سكرتير شخصي يعمل فورًا ولا ينام أبدًا.

مهمة Macaron هي بالضبط ذلك: إعادتك للوقت. يشير مستخدمونا إلى تقليل كبير في الوقت الذي يقضونه في تنسيق الجداول الزمنية - بعضهم يقول من ساعات في الأسبوع إلى مجرد دقائق. والأهم من ذلك، أنه يقلل من العبء العقلي والضغط. أنت لست بحاجة إلى متابعة 10 سلاسل بريد إلكتروني حول أوقات الاجتماعات أو تغيير الأمور بشكل محموم عندما يتصل مديرك باجتماع طارئ. الذكاء الاصطناعي يتولى التنسيق، وأنت فقط تحضر أينما تحتاج، مستعدًا ومركزًا.

إذا كنت متشككًا بشأن السماح للذكاء الاصطناعي بإدارة جدولك، جربه بخطوة صغيرة - ربما دع Macaron يحدد لك اجتماعًا واحدًا. ستلاحظ الراحة بسرعة، وبعدها يمكنك تدريجياً تسليم المزيد. قبل فترة قصيرة، قد تثق به لدرجة أنك لا تستطيع تخيل العودة للطريقة اليدوية.

تذكر، الهدف ليس عقد المزيد من الاجتماعات – بل عقد الاجتماعات الصحيحة في الأوقات المناسبة، وتحرير بقية وقتك للعمل المهم (أو الاستراحة المستحقة). يجعل مساعد جدولة الذكاء الاصطناعي الحقيقي ذلك ممكنًا.

جاهز لعدم "البحث عن وقت" مرة أخرى؟ قم باستيراد تقويمك إلى Macaron ودع مساعد جدولة الذكاء الاصطناعي الجديد يتولى القيادة. ستتساءل كيف كنت تدير التقويمات من قبل!