लेखक: बॉक्सू ली 

हममें से कई लोग अपने दिन की शुरुआत एक कार्य सूची के साथ करते हैं, जिसे कागज पर लिखा जाता है या एक टू-डू ऐप में टाइप किया जाता है, केवल यह देखने के लिए कि दिन के अंत में कितनी कम चीजें वास्तव में पूरी हो पाई हैं। साधारण कार्य सूची की मुख्य समस्या यह है कि यह समय का हिसाब नहीं रखती। कार्यों की सूची मूल रूप से एक अव्यवस्थित सूची होती है - यह आपको बताती है क्या करना है, लेकिन यह नहीं बताती कब करना है। इससे अक्सर अधिक कार्यभार लेने की प्रवृत्ति होती है (क्योंकि सूची यह नहीं दिखाती कि दिन के घंटे खत्म हो चुके हैं) और एक गलत प्रगति का एहसास होता है (5 छोटे कार्यों को पूरा करने की संतोषजनक भावना जबकि 1 बड़े कार्य को लगातार टाल दिया जाता है)। संक्षेप में, कार्य सूचियाँ हमें उत्पादक महसूस कराने का धोखा दे सकती हैं जबकि हमारा महत्वपूर्ण काम लगातार टलता रहता है।

एक और समस्या यह है कि पारंपरिक कार्य सूचियाँ प्राथमिकता और ध्यान में मदद नहीं करतीं। आपके पास 20 कार्य लिखे हुए हो सकते हैं, लेकिन इनमें से कौन से वास्तव में आज महत्वपूर्ण हैं? लोग या तो आसान कार्यों को चुन लेते हैं (कुछ हटाने का डोपामाइन हिट पाने के लिए) या फिर वे उलझन में पड़ जाते हैं, कि कहाँ से शुरू करें। और क्योंकि एक सरल सूची यह नहीं दिखाती कि चीजों में कितना समय लगता है, हम योजना भ्रम का शिकार हो जाते हैं – कार्य करने में लगने वाले समय को कम करके आँकना, जिसके कारण समय सीमा चूक जाती है। कितनी बार आपने सोचा है "यह केवल 30 मिनट का काम है" और उसने 2 घंटे ले लिए? यही स्थिर सूची की सीमा है: यह समय के आयाम के बाहर रहती है, जबकि हमारा काम बहुत ही समय में होता है।

केवल कार्य सूची पर निर्भर रहने का परिणाम होता है बहुत सारा संदर्भ-स्विचिंग और "व्यस्त लेकिन उत्पादक नहीं" की भावना। बिना यह योजना बनाए कि कब कार्यों को निपटाना है, हम अक्सर सबसे तेज़ आपात स्थितियों (या सूचनाओं) का जवाब देते हैं और जरूरी नहीं कि सबसे महत्वपूर्ण काम करें। जैसा कि उत्पादकता विशेषज्ञ अक्सर नोट करते हैं, अपने कैलेंडर पर कार्यों को निर्धारित करना एक कार्य सूची से काम करने की तुलना में अधिक प्रभावी होता है, क्योंकि यह आपको समय स्लॉट आवंटित करने और आपके उपलब्ध घंटे की वास्तविकता का सामना करने के लिए मजबूर करता है। एक कैलेंडर आपको दो चीजें 3 बजे निर्धारित करने की अनुमति नहीं देगा - लेकिन एक कार्य सूची खुशी से आपको "आज" के लिए 10 चीजें लिखने की अनुमति देती है बिना यह चेतावनी दिए कि यह असंभव है। यही कारण है कि योजना बनाने का आधुनिक दृष्टिकोण केवल सूचियों से कैलेंडर-केंद्रित योजना या समय अवरोधन की ओर बदल रहा है, जहाँ आप कार्यों को अपने अनुसूची पर वास्तविक घटनाओं में बदलते हैं।

दैनिक योजनाकारों में बदलाव लाने वाली विशेषताएँ

एक अच्छा दैनिक योजनाकार आवेदन एक बुनियादी कार्य सूची से परे जाता है। यह ऐसी विशेषताएं प्रदान करता है जो आपको अधिक स्मार्ट तरीके से योजना बनाने और समय बचाने में सक्रिय रूप से मदद करती हैं (यहाँ तक कि जब इन उपकरणों का सही उपयोग किया जाता है, तो "सप्ताह में 5 घंटे बचाने" का वादा भी पूरा किया जा सकता है)। यहाँ कुछ मुख्य विशेषताएं हैं जो वास्तव में उत्पादकता में महत्वपूर्ण बदलाव लाती हैं:

• कार्य-से-समय मैपिंग: यह कार्यों को कैलेंडर घटनाओं या समय खंडों में परिवर्तित करना है। "क्लाइंट्स को कॉल करें" को सूची में रखने के बजाय, कार्य-से-समय मैपिंग के साथ एक प्लानर आपकी मदद करेगा "क्लाइंट्स को कॉल करें – गुरुवार दोपहर 3:00 से 4:00 बजे" का समय निर्धारित करने में। प्रत्येक कार्य को एक अवधि और स्लॉट आवंटित करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आपकी सूची में हर चीज का एक कब हो। यह ओवरबुकिंग को रोकता है और आपके योजना में खामियां या टकराव को प्रकट करता है। यह मूल रूप से इरादे और कार्रवाई के बीच के अंतर को पुल करता है प्रत्येक इरादे के लिए समय आरक्षित करके।

• ETC (कार्य की अनुमानित समाप्ति समय): प्रत्येक कार्य के लिए अनुमानित अवधि या समाप्ति समय को शामिल करना अनुसूची की सटीकता के लिए एक गेम-चेंजर है। यदि आप नोट करते हैं कि रिपोर्ट लिखने में ~2 घंटे लगेंगे और एक अन्य कार्य में 30 मिनट लगेंगे, तो एक स्मार्ट प्लानर उन्हें आपकी कैलेंडर में सही तरीके से रख सकता है और यह अनुमान लगा सकता है कि आप कब तक काम पूरा करेंगे। कार्यों के लिए एक ETC भरने से आप अपने समय निवेश के प्रति जागरूक होते हैं और आपके सप्ताह की भविष्यवाणी करने की क्षमता में काफी सुधार होता है। कुछ उन्नत टूल्स कार्य के प्रकार या आपके इतिहास के आधार पर ETCs को स्वचालित रूप से सुझाव देते हैं। ETC जानने से योजना के भ्रम का मुकाबला होता है क्योंकि यह आपको वास्तविक संख्याओं का सामना करने के लिए मजबूर करता है बजाय आशावादी अनुमान के।

• प्रसंग और ध्यान उपकरण (प्रसंग विंडोज़): कई कार्य कुछ विशेष प्रसंगों में सबसे अच्छे तरीके से किए जाते हैं – उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट प्रस्ताव लिखना" शायद 2 घंटे का बिना रुकावट वाला सुबह का ब्लॉक (आपका उच्च-ध्यान समय) मांग सकता है, जबकि "ईमेल का उत्तर देना" बैठकों के बीच 15 मिनट के फुर्सत में किया जा सकता है। आधुनिक प्लानर कार्यों को प्रसंग या ऊर्जा स्तर के अनुसार टैग करने के तरीके प्रदान करते हैं और फिर आपकी अनुसूची को उस दृष्टिकोण से देखते हैं। एक प्रसंग विंडो सुविधा आपको "ध्यान केंद्रित कार्य" बनाम "त्वरित कार्य" देखने और समय को उसी अनुसार आवंटित करने की अनुमति दे सकती है, या शायद आप एक दैनिक विंडो को एक प्रसंग के लिए अलग रखते हैं (जैसे ईमेल और सतही कार्यों के लिए 30 मिनट का दैनिक प्रशासनिक विंडो)। समान प्रसंग या आवश्यक मानसिकता वाले कार्यों को समूहित करने से आप अक्षम प्रसंग-स्विचिंग को कम करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि आपकी अनुसूची उन जरूरतों का सम्मान करती है (जैसे, 10 मिनट के अंतराल में गहन-ध्यान कार्य करने की कोशिश न करना)। कुछ एप्स ध्यान तकनीकों को एकीकृत करते हैं जैसे "ध्यान मोड" प्रदान करना या पोमोडोरो टाइमर के साथ एकीकृत करना, लेकिन न्यूनतम में, प्लानर को आपको समान कार्यों को समूहित करने और गहन कार्य समय की सुरक्षा करने में मदद करनी चाहिए।

गहराई से जानें: कार्य-से-समय, ईटीसी, और व्यावहारिक संदर्भ

आइए देखें कि ये विशेषताएँ कैसे साथ मिलकर काम करती हैं। मान लीजिए आपके पास आज के लिए एक सूची है: 1) क्लाइंट प्रस्तुति को पूरा करना, 2) प्रोजेक्ट ईमेल का जवाब देना, 3) Q1 मार्केटिंग आइडियाज पर विचार मंथन करना, 4) टीम स्टैंड-अप मीटिंग, 5) जिम। एक साधारण कार्य ऐप इन्हें सूचीबद्ध करेगा। एक शानदार दैनिक योजना ऐप आपकी मदद करेगा निम्नलिखित करने में:

• ETC (अनुमानित समय) आवंटित करें: आप अनुमान लगाते हैं: प्रस्तुति (2 घंटे), ईमेल (30 मिनट), विचार मंथन (1 घंटा), बैठक (30 मिनट), जिम (1 घंटा)। अब आपके पास कुल 5 घंटे का मोटा अनुमान है, जो बताता है कि यह दिन के लिए एक महत्वपूर्ण लेकिन संभवतः प्रबंधनीय कार्यभार है अगर इसे अच्छी तरह से फैलाया जाए।
• कैलेंडर में अनुसूची बनाएं: आप इन्हें अपने दिन में खींचते या स्वतः-निर्धारित करते हैं: जैसे, 9:30–10:00 AM टीम स्टैंड-अप (निश्चित बैठक), 10:00–12:00 क्लाइंट प्रस्तुति के लिए फोकस ब्लॉक, 12:00–12:30 PM ईमेल प्रतिक्रियाएँ, 1:00–2:00 विचार मंथन सत्र, 5:00–6:00 जिम। अब आपका कार्य सूची मूल रूप से वास्तविक समय स्लॉट्स में मैप हो गया है। कैलेंडर दृश्य तुरंत टकराव या तंग समय अंतराल दिखाता है। शायद आपको एहसास होता है कि आपको दोपहर का भोजन या एक बफर चाहिए - इसलिए आप समायोजन करते हैं, शायद विचार मंथन को कल के लिए स्थानांतरित करते हैं क्योंकि यह जरूरी नहीं है। यह अनुसूची बनाना वह कदम है जहाँ आप कार्यों के लिए "समय बनाते" हैं, न कि केवल उम्मीद करते हैं कि समय मिलेगा।
• प्रवाह की सुरक्षा के लिए संदर्भ का उपयोग करें: आपने तीव्र संज्ञानात्मक कार्यों (प्रस्तुति, विचार मंथन) को देर सुबह के ब्लॉक में समूहित किया है जब आप तीक्ष्ण होते हैं, और हल्के कार्यों (ईमेल) को दोपहर के समय में स्थानांतरित किया है जब ऊर्जा घटती है। आप यह भी सुनिश्चित करते हैं कि स्टैंड-अप बैठक एक उत्पादक समय खिड़की को बहुत अजीब तरीके से न तोड़े। संदर्भ-संगत समय खिड़कियों में कार्यों को संभालकर, आप संदर्भ-स्विच लागत को कम करते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रस्तुति पर गहन कार्य के मध्य में ईमेल (एक सतही कार्य) को निचोड़ने की कोशिश नहीं करेंगे; इसके बजाय, आप सभी ईमेल को एक ही अंश में संभालते हैं, जो कि कुशल है। यह समय-ब्लॉकिंग सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुरूप है जहाँ बैचिंग और गहन कार्य की सुरक्षा प्रमुख हैं।

व्यवहार में, AI-चालित योजनाकारों में बुद्धिमान शेड्यूलिंग जैसी विशेषताएँ इस भारी काम का बहुत कुछ संभालेंगी। वे स्वचालित रूप से कार्यों को आपकी प्राथमिकताओं, समय-सीमाओं और अनुमानित अवधि के आधार पर आपके कैलेंडर में डाल सकते हैं, और यदि चीजें ज्यादा समय लेती हैं या नए कार्य सामने आते हैं, तो वे अनुकूलन भी कर सकते हैं। अंतिम परिणाम आपके दिन के लिए एक वास्तविक गेम प्लान होता है, न कि केवल एक इच्छासूची।

उदाहरण: 30-मिनट की दैनिक योजना दिनचर्या

आइए एक नमूना 30-मिनट की योजना दिनचर्या देखते हैं, जिसे आप हर दिन एक आधुनिक योजनाकार ऐप (जैसे कि Macaron या इसी तरह की विशेषताओं वाले किसी ऐप) का उपयोग करके पालन कर सकते हैं। यह दिनचर्या सुनिश्चित करती है कि आप अपने समय के साथ सक्रिय हैं:

1. कल की समीक्षा करें (5 मिनट): कल की योजना बनाम वास्तविकता को देखकर शुरू करें। क्या सभी कार्य पूरे हुए? यदि नहीं, तो किसी भी अधूरे कार्य को आज या किसी अन्य दिन पर खींचें। जांचें कि अनुमानित समय सही था या नहीं - उदाहरण के लिए, यदि कोई कार्य अपेक्षा से अधिक समय लेता है, तो उसे नोट करें। यह चिंतनशील कदम आपको भविष्य के अनुमानों को सुधारने और अवास्तविक भार को आगे न खींचने में मदद करता है।
2. ब्रेन डंप और प्राथमिकता दें (5 मिनट): जल्दी से कोई भी नए कार्य या रिमाइंडर लिखें जो सामने आए हों (ईमेल, संदेश या रात की सोच से)। उन्हें अपने दिमाग से बाहर निकालें। फिर आज के कार्यों (और उन ब्रेन डंप किए गए) को स्कैन करें और अपनी प्राथमिकताएँ चुनें। एक सामान्य विधि यह है कि दिन के लिए 1-3 एमआईटी (सबसे महत्वपूर्ण कार्य) चिन्हित करें - जिन्हें आप निश्चित रूप से पूरा करना चाहते हैं। प्राथमिकता देना सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण चीजें गुम न हो जाएं।
3. समय आवंटित करें और ब्लॉक शेड्यूल बनाएं (15 मिनट): अब दिन का नक्शा बनाएं। अपने एमआईटी को कैलेंडर पर पहले रखें - आदर्श रूप से उन समयों पर जब आप ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। उन्हें उनके ईटीसी के अनुसार शेड्यूल करें (जैसे, एक 2-घंटे का एमआईटी 9-11 बजे के ब्लॉक में)। फिर उनके आसपास अन्य कार्यों को शेड्यूल करें, वास्तविक अवधि का सम्मान करते हुए। ब्रेक, लंच और ट्रांजिट समय को भी शामिल करना न भूलें यदि प्रासंगिक हो। मूल रूप से, आप सूची को ले रहे हैं और कार्यों को दिन के लिए विशिष्ट समय ब्लॉकों में खींच रहे हैं। जब आप ऐसा करते हैं, तो प्लानर ऐप शायद संघर्ष या अगर आप क्षमता से अधिक हैं, तो हाइलाइट कर सकता है। आवश्यकतानुसार समायोजित करें - शायद एक कम प्राथमिकता वाला कार्य कल के लिए चला जाए अगर आज के लिए कोई जगह नहीं है। लक्ष्य एक ऐसा दिन योजना बनाना है जिसे आप वास्तव में निष्पादित कर सकें, न कि क्षमता से अधिक की सूची।
4. बफर और आकस्मिकता (3 मिनट): जीवन अप्रत्याशित है, इसलिए कुछ बफर बनाएं। शायद दोपहर में 30 मिनट का खाली स्थान एक कैच-अप स्लॉट के रूप में छोड़ दें, या बस यह मान लें कि कौन से कार्य स्लाइड कर सकते हैं यदि कोई आपातकालीन बैठक आ जाती है। इन्हें पहले से पहचानकर, आप दिन के बाधित होने पर घबराएंगे नहीं। आपके पास एक लचीली योजना है।
5. अंतिम रूप दें और दृश्य बनाएं (2 मिनट): दिन के लेआउट को अपने कैलेंडर या टाइमलाइन दृश्य में अंतिम रूप से देखें। क्या यह प्राप्त करने योग्य और संतुलित लगता है? उदाहरण के लिए, यदि आपने बैक-टू-बैक मीटिंग्स के चार घंटे शेड्यूल किए हैं और फिर अपने आप से 4 बजे एक जटिल रिपोर्ट लिखने की उम्मीद की है, तो यह एक लाल झंडा हो सकता है - आपकी ऊर्जा कम होगी। अब समायोजित करें बजाय इसके कि बाद में उस दीवार से टकराएं। कई लोग इसे भी सहायक पाते हैं कि एक त्वरित दैनिक लक्ष्य या इरादा लिखें (जैसे, "आज मैं ड्राफ्ट रिपोर्ट को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करूंगा"). कुछ ऐप्स के पास इसके लिए एक नोट्स या दैनिक लक्ष्य अनुभाग होता है। यह अंतिम कदम आपको उस योजना को निष्पादित करने के लिए मानसिक रूप से तैयार करता है जो आपने बनाई है।

हर सुबह (या शाम से पहले) ~30 मिनट इस योजना में लगाने से, आप अपने दिन को अधिक संरचित और उत्पादक बनाते हैं। आप केवल आने वाली चीज़ों पर प्रतिक्रिया नहीं कर रहे; आपने पहले से ही तय कर लिया है कि क्या करना है और कब करना है। उपयोगकर्ता अक्सर रिपोर्ट करते हैं कि यह आदत, हालांकि इसमें समय लगता है, प्रभावशीलता में घंटों की बचत करती है – आप दिन के दौरान अगला क्या करना है या तुरंत पुनर्गठन करने में कम समय बर्बाद करते हैं। इसके बजाय, आप खेल योजना का पालन करते हैं, केवल तभी समायोजन करते हैं जब आवश्यक हो। एक सप्ताह में, वे बचाए गए मिनट और बचाई गई समस्याएं आसानी से घंटों में बदल जाती हैं।

एक अच्छे ऐप के साथ, आप अक्सर इस प्रक्रिया को सुगम बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ प्लानर आपकी प्राथमिकताओं के आधार पर हर दिन एक ड्राफ्ट शेड्यूल ऑटो-जेनरेट करते हैं – इसलिए आपकी 15 मिनट की योजना बस AI के सुझावों की समीक्षा और समायोजन बन सकती है। चाहे मैन्युअल हो या AI-सहायता प्राप्त, कुंजी आदत में है: हर दिन समय के अनुसार कार्यों को लगातार मैप करना।

नए उपयोगकर्ताओं के लिए मैकारून सेटअप वॉकथ्रू

लेखक: बॉक्सू ली मैकरॉन में

यदि आप मैकरॉन (या किसी समान उन्नत दैनिक योजनाकार) के नए उपयोगकर्ता हैं, तो इसे प्रभावी दैनिक योजना के लिए सेट करना सरल है। यहां आपको सही दिशा में शुरू करने के लिए एक त्वरित गाइड है:

1. अपना कार्य आयात करें या दर्ज करें: पहली बार Macaron का उपयोग करते समय, अपने सभी कार्यों और प्रतिबद्धताओं को एक स्थान पर एकत्र करें। Macaron आपको अन्य ऐप्स या स्प्रेडशीट से कार्य आयात करने देता है, या आप उन्हें मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं। कुछ मुख्य श्रेणियाँ या परियोजनाएँ (जैसे "काम", "व्यक्तिगत", "स्कूल" अगर आप छात्र हैं) बनाकर शुरू करें। प्रत्येक के तहत, आगामी कार्यों को सूचीबद्ध करें। तारीखों की चिंता मत करें – बस वह सब कुछ कैप्चर करें जो आपके पास है। टिप: यदि आपके पास आवर्ती कार्य हैं (जैसे साप्ताहिक रिपोर्ट या मासिक बिल भुगतान), तो उन्हें उपयुक्त शेड्यूल के साथ आवर्ती के रूप में सेट करें ताकि वे आपके योजना में स्वतः शामिल हो जाएं।
2. अपना कैलेंडर सिंक सेट करें: Macaron एक कैलेंडर-केंद्रित योजनाकार के रूप में उत्कृष्टता प्राप्त करता है, इसलिए अपने मौजूदा कैलेंडर (Google, Outlook, Apple, आदि) को कनेक्ट करें। इस तरह आपके सभी निश्चित कार्यक्रम (बैठकें, नियुक्तियाँ) Macaron में दिखाई देंगे। ऐप इन्हें कार्यों के साथ दिखाएगा। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कक्षा 2-3 बजे है या 11 बजे की बैठक है, तो वह समय व्यस्त के रूप में चिह्नित होगा, और आप उस पर गलती से कोई कार्य नहीं निर्धारित करेंगे। यह एकीकरण सुनिश्चित करता है कि आपकी कार्य योजना वास्तविकता में आधारित है – आपका वास्तविक शेड्यूल दिखाई देता है।
3. अपने कार्य घंटे और प्राथमिकताएँ परिभाषित करें: सेटिंग्स में, निर्दिष्ट करें कि आप कब आमतौर पर काम करते हैं या सक्रिय होते हैं। शायद आप 9-5 काम करते हैं, या शायद आप एक छात्र हैं जिनकी कक्षाएँ सुबह में और अध्ययन का समय शाम में होता है। Macaron इसका उपयोग शेड्यूल स्लॉट सुझाने के लिए करता है। "शाम 6 बजे के बाद कोई शेड्यूलिंग नहीं" या "गहरी कार्यवाही के लिए मैं सुबह का व्यक्ति हूँ" जैसी प्राथमिकताएँ भी सेट करें यदि ऐप अनुमति देता है। यह Macaron के AI (यदि सक्षम है) को आपकी व्यक्तिगत दिनचर्या के साथ संरेखित करने में मदद करता है – उदाहरण के लिए, रात में कठिन कार्य निर्धारित नहीं करना यदि आप आमतौर पर काम से बाहर होते हैं।
4. कार्य विवरण दर्ज करें – प्राथमिकता और ETC: अब, अपनी कार्य सूची (चरण 1 से) के माध्यम से जाएं और कुछ विवरण भरें जो Macaron योजना बनाने के लिए उपयोग करेगा। एक प्राथमिकता असाइन करें या अपने शीर्ष कार्यों को चिह्नित करें। महत्वपूर्ण रूप से, प्रत्येक कार्य के लिए अनुमानित अवधि (ETC) भरें – यहां तक कि 30 मिनट, 1 घंटा, 2 घंटे जैसी एक मोटी अनुमान। यदि अनिश्चित हों, तो लंबी अवधि का अनुमान लगाएं; आप हमेशा बाद में समायोजित कर सकते हैं। ये अनुमान Macaron को उनके लिए समय ब्लॉक आवंटित करने की अनुमति देंगे। उन कार्यों के लिए समय सीमा या नियत तिथि भी असाइन करें जिनके पास हो। उदाहरण के लिए, "क्लाइंट प्रस्तुति समाप्त करें" अगले मंगलवार तक हो सकता है और आप कुल 3 घंटे का अनुमान लगाते हैं – इसे डालें।
5. Macaron को शेड्यूल करने दें (या इसे स्वयं करें): यहाँ पर जादू होता है। Macaron की योजना बनाने की सुविधा का उपयोग करके एक शेड्यूल उत्पन्न करें। ऐप आपके कार्यों को आपके कैलेंडर में ऑटो-शेड्यूल कर सकता है, अनिवार्य रूप से एक समय-ब्लॉक योजना बनाता है। यह आपकी मौजूदा घटनाओं के बीच आपके खाली समय, कार्य प्राथमिकताओं और अवधि को ध्यान में रखेगा। इसके सुझावों की समीक्षा करें – शायद यह "ड्राफ्ट रिपोर्ट (2 घंटे)" को कल सुबह के लिए शेड्यूल किया गया है और आपके "रिसर्च प्रेप (3 घंटे)" कार्य को दो 1.5 घंटे के ब्लॉकों में विभाजित किया गया है। यदि कुछ गलत लगता है (शायद आप शोध को एक बार में करना चाहते हैं), तो आप कैलेंडर पर कार्यों को खींचकर मैन्युअल रूप से समायोजित कर सकते हैं। Macaron का इंटरफ़ेस इसे आसान बनाता है: आप वास्तव में एक कार्य को एक साइडबार से कैलेंडर पर एक विशिष्ट समय पर खींच सकते हैं, या इसे खींचकर/छोटा करके अवधि को बदल सकते हैं। आगामी दिनों को देखने में कुछ समय बिताएं। शुरुआत में, आप मैन्युअल शेड्यूलिंग पर भरोसा कर सकते हैं जब तक आप AI पर पूरी तरह से भरोसा नहीं करते – और यह ठीक है।
6. रूटीन टेम्पलेट्स बनाएं: Macaron आपको योजना टेम्पलेट्स या रूटीन बनाने की अनुमति देता है। एक नए उपयोगकर्ता के लिए, एक बढ़िया तकनीक "दैनिक योजना" रूटीन सेट करना है (मेटा, है ना?)। उदाहरण के लिए, हर सप्ताह के दिन सुबह 8:30-9:00 बजे "मेरा दिन योजना बनाएं" के रूप में ब्लॉक करें। यह आपको ऊपर बताए गए रूटीन को करने की याद दिलाता है। आप साप्ताहिक समीक्षा या विशिष्ट दैनिक आदतों (जैसे "सुबह की रूटीन" ब्लॉक) के लिए भी टेम्पलेट सेट कर सकते हैं। इन्हें ऐप में औपचारिक रूप से स्थापित करके, आप सुनिश्चित करते हैं कि वे आपके शेड्यूल का हिस्सा हैं। Macaron इन रूटीन ब्लॉकों को भी ऑटो-शेड्यूल कर सकता है, प्रभावी रूप से उस समय की रक्षा करता है इससे पहले कि यह आपके दिन को अन्य कार्यों से भर दे।
7. संदर्भ और ध्यान मोड का अन्वेषण करें: एक बार कार्य और शेड्यूल अंदर हो जाएं, Macaron के ध्यान उपकरणों का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, कुछ कार्यों को #deepwork के रूप में टैग करें या कुछ को "प्रशासनिक" के रूप में चिह्नित करें। Macaron एक फोकस मोड प्रदान करता है जहां आप वर्तमान कार्य के अलावा सब कुछ छिपा सकते हैं, या एक पोमोडोरो टाइमर एकीकरण। एक नए उपयोगकर्ता के रूप में, अपने कैलेंडर को विभिन्न मोड में देखने का प्रयास करें – शायद एक टाइमलाइन दृश्य बनाम एक एजेंडा सूची। लचीलापन वहाँ है ताकि आप देखें कि कौन सा दृश्य आपको सबसे अधिक ट्रैक पर रखता है (कुछ लोग आज के शेड्यूल की चेकलिस्ट पसंद करते हैं, अन्य लोग कैलेंडर ग्रिड पसंद करते हैं)।
8. समायोजन करें और प्रतिक्रिया दें: Macaron का दैनिक उपयोग करने के साथ, इसे डेटा दें। यदि किसी कार्य ने योजनाबद्ध से अधिक समय लिया, तो इसकी प्रविष्टि को अपडेट करें (जैसे, वास्तविक समय लिया गया चिह्नित करें)। AI समय के साथ आपकी गति सीखता है – उदाहरण के लिए, यह सीख सकता है कि आप लेखन कार्यों को कम आंका करते हैं और डिफ़ॉल्ट रूप से उनके लिए अधिक समय निर्धारित करने लगेगा। इसी प्रकार, यदि आप अक्सर कार्यों को दोपहर से सुबह में खींचते हैं क्योंकि आप उन्हें जल्दी करना पसंद करते हैं, तो Macaron ध्यान देगा और सुबह के लिए उन्हें शेड्यूल करना शुरू कर देगा। जितना अधिक आप इंटरैक्ट करते हैं, उतना ही यह शेड्यूलिंग विभाग में आपके जैसा बन जाता है।

इस वॉकथ्रू का पालन करके, एक नया उपयोगकर्ता मैकरॉन को केवल कार्यों को डंप करने की जगह नहीं बल्कि एक ऐसे सिस्टम के रूप में तेजी से उपयोग कर सकेगा जो सक्रिय रूप से आपकी समय-सारिणी का प्रबंधन करता है। प्रारंभिक सेटअप में थोड़ा समय लगता है (शायद सब कुछ दर्ज करने और ठीक से समायोजित करने में एक घंटा), लेकिन एक बार यह सेट हो जाने के बाद, दैनिक योजना तेजी से और काफी हद तक ऐप द्वारा सहायता प्राप्त होती है। इसका फायदा यह है कि शाम 5 बजे जब आप महसूस करते हैं कि आपने वास्तव में वह सब कुछ पूरा कर लिया जो आप करने के लिए निकले थे, और आपके पास कल की एक स्पष्ट तस्वीर होती है क्योंकि यह पहले से ही आपके प्लानर में स्केच कर दिया गया है। 7-दिवसीय योजना चुनौती (मैकरॉन का ऑनबोर्डिंग सहायक) आपको इस सेटअप के अधिकांश भाग में मार्गदर्शन करेगा, सुविधाओं को दिन-प्रतिदिन परिचित कराएगा ताकि आप अभिभूत न हों - सप्ताह के अंत तक, आप समय वापस पाने के लिए मैकरॉन का उपयोग करने में माहिर हो जाएंगे।

CTA: क्या आप अपने सप्ताह के घंटे वापस पाना चाहते हैं? मैकरॉन में 7-दिवसीय योजना चुनौती शुरू करें और अनुभव करें कि सक्रिय योजना कैसे आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

• प्रश्न: कानबन बोर्ड बनाम कैलेंडर-प्रथम योजना – दैनिक संगठन के लिए कौन सा बेहतर है? उत्तर: दोनों के अपने फायदे हैं, लेकिन वे अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। कानबन बोर्ड (जैसे कि टू-डू, डूइंग, डन कॉलम के साथ) कार्यों की स्थिति और कार्यप्रवाह को दृष्टिगत करने के लिए शानदार हैं, विशेषकर परियोजनाओं में। हालांकि, एक कैलेंडर-प्रथम दृष्टिकोण यह सुनिश्चित करता है कि आपके कार्य समय में समाहित हैं। कैलेंडर पर कार्यों को शेड्यूल करना आपके शेड्यूल में अंतराल या ओवरलैप को दर्शाता है जो कानबन बोर्ड नहीं दिखा सकता है। दैनिक योजना के लिए, कई उत्पादकता विशेषज्ञ समय-अवधि (कैलेंडर विधि) की सिफारिश करते हैं क्योंकि यह प्राथमिकता और वास्तविक क्षमता योजना को मजबूर करता है। यह कहने के बाद, आप उन्हें एक साथ उपयोग कर सकते हैं: उदाहरण के लिए, अपने कार्यों की सूची और बड़े चित्र को प्रबंधित करने के लिए कानबन का उपयोग करें, लेकिन प्रत्येक दिन, कार्यों को कानबन से निकालकर अपने कैलेंडर में वास्तविक समय स्लॉट में स्थानांतरित करें। मैकरॉन कई दृश्य समर्थन करता है – आप अपने सप्ताह की योजना कैलेंडर दृश्य में बना सकते हैं, फिर प्रगति को ट्रैक करने के लिए कानबन-शैली बोर्ड पर स्विच कर सकते हैं। संक्षेप में, कानबन "स्थिति क्या है?" के लिए महान है और कैलेंडर "मैं इसे कब करूंगा?" के लिए आवश्यक है। यदि आप खुद को केवल कानबन पर कार्ड्स को स्थानांतरित करते हुए पाते हैं और उन्हें पूरा नहीं करते हैं, तो उन कार्ड्स को विशिष्ट समय के लिए प्रतिबद्ध करने के लिए कैलेंडर-प्रथम दृष्टिकोण आज़माएं।
• प्रश्न: मोबाइल पर दैनिक योजना ऐप्स कितने अच्छे से काम करते हैं? उत्तर: शीर्ष दैनिक योजना ऐप्स यह मान्यता रखते हैं कि उपयोगकर्ताओं को चलते-फिरते अपनी अनुसूची को प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है, इसलिए वे मजबूत मोबाइल ऐप्स या मोबाइल-फ्रेंडली वेब संस्करण पेश करते हैं। मोबाइल पर, इंटरफ़ेस अक्सर सरल होता है लेकिन फिर भी आपको अपनी योजना की समीक्षा करने, त्वरित समायोजन करने और नए कार्य जोड़ने की अनुमति देता है। ऐसे फीचर्स की तलाश करें जैसे त्वरित-जोड़ आवाज या पाठ इनपुट (आवाज आदेश या कुछ टैप्स द्वारा कार्य जोड़ने के लिए) और मोबाइल पर एक साफ-सुथरा एजेंडा दृश्य। कुछ ऐप्स में विशेष मोबाइल विजेट्स या ऑफ़लाइन क्षमताएं होती हैं ताकि आप ऐप खोले बिना अपने दिन की अनुसूची देख सकें। उदाहरण के लिए, मैकरॉन फोन पर ड्रैग-एंड-ड्रॉप शेड्यूलिंग की अनुमति देता है – यदि आप किराने की दुकान में लाइन में फंस गए हैं और अपनी दोपहर को फिर से व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो आप इसे अपने फोन पर कर सकते हैं। कुंजी यह है कि सब कुछ तुरंत सिंक होता है। इसलिए यदि आप सुबह में डेस्कटॉप पर योजना बनाते हैं, तो जब आप बाहर होते हैं तो आपका फोन अपडेटेड योजना दिखाता है। संक्षेप में, एक अच्छा प्लानर ऐप कोर फंक्शन के लिए मोबाइल और डेस्कटॉप पर फीचर समानता होना चाहिए, यह सुनिश्चित करते हुए कि आप अपने फोन का उपयोग करके अपने जीवन को संगठित करते समय असुविधाजनक महसूस न करें।
• प्रश्न: क्या मैं इन प्लानर ऐप्स का ऑफ़लाइन या बिना इंटरनेट के उपयोग कर सकता हूँ? उत्तर: कई दैनिक प्लानर ऑफ़लाइन एक्सेस प्रदान करते हैं (हालांकि विशिष्टताएँ भिन्न हो सकती हैं)। आमतौर पर, आप अपने शेड्यूल और पहले से लोड किए गए कार्यों को देख सकते हैं, और अक्सर आप ऑफ़लाइन रहते हुए कार्य जोड़ या संपादित कर सकते हैं – ये परिवर्तन कनेक्ट होते ही सिंक हो जाएंगे। उदाहरण के लिए, Any.do ऑफ़लाइन में कार्य जोड़ने की अनुमति देता है और बाद में उन्हें सिंक करता है। PlanWiz (एक और प्लानर) विशेष रूप से अपने रूटीन को डाउनलोड करने की अनुमति देता है ताकि आप उन्हें बिना इंटरनेट के एक्सेस कर सकें। मैकरॉन कोर कार्यक्षमताओं के लिए ऑफ़लाइन मोड का समर्थन करता है: यदि आपके पास फ्लाइट में इंटरनेट नहीं है, तो आप फिर भी ऐप खोल सकते हैं, अपना कैलेंडर देख सकते हैं, कार्यों को टिक कर सकते हैं और यहां तक कि चीजों को पुनर्निर्धारित कर सकते हैं; फिर जब आप ऑनलाइन होते हैं, तो यह आपके परिवर्तनों को क्लाउड में सिंक्रनाइज़ कर देगा। एक बात ध्यान देने योग्य है: जिन विशेषताओं के लिए सर्वर प्रोसेसिंग की आवश्यकता होती है (जैसे कि AI ऑटो-शेड्यूल) वे ऑफ़लाइन काम नहीं कर सकते हैं, लेकिन आप फिर भी मैन्युअल रूप से योजना बना सकते हैं। हमेशा ऐप के दस्तावेज़ की जाँच करें – यदि आपके लिए ऑफ़लाइन उपयोग महत्वपूर्ण है (मान लें कि आपके पास अक्सर अस्थिर कनेक्टिविटी होती है), तो सुनिश्चित करें कि ऐप इसे स्पष्ट रूप से समर्थन करता है। सबसे अच्छे ऐप्स यह सुनिश्चित करते हैं कि आप सिर्फ इसलिए अपने प्लानर से लॉक आउट न हों क्योंकि आप थोड़ी देर के लिए नेटवर्क से बाहर रहते हैं।