作者：Boxu Li

在效率术语中，ETC 代表 预计完成时间。在个人任务管理的背景下（与例如运输交付不同），ETC 通常指的是你预计一个任务将花费的时间（持续时间）或你预计完成它的时间（时间戳）。实际上，当我们谈论将 ETC 添加到你的待办事项清单中时，我们指的是为每项任务分配一个预计持续时间——这是对完成任务所需时间的合理估计。这个简单的指标是许多人规划过程中的缺失拼图。为什么？因为没有时间估算，待办事项清单只是一张愿望清单。有了 ETC，你的待办事项清单就变成了一份时间表蓝图。

为什么 ETC 很重要？ 首先，它迫使你面对工作量的现实。写下“完成项目报告”并假设它会完成很容易。但更困难（但更有用）的是思考：“这将需要大约 4 小时的专注工作。”通过这样的估算，你实际上可以在日历上真正预留 4 小时来完成它。使用 ETC 进行任务规划的人最终会有更现实的计划——你实际上是在预测你的一周，而不仅仅是希望事情能挤进去。事实上，意识到 ETC 可以揭示你是否过度承诺。你可能会意识到你为某一天列出了 12 小时的任务，但实际上只有 6 小时的可用工作时间——这是一个可以提前发现的失败配方。

此外，ETC 对于优先级和排序也有帮助。如果你知道任务 A 需要 1 小时而任务 B 需要 5 分钟，如果你需要一种进展的感觉，可能会快速完成 B，或者如果 A 优先级更高，故意先安排 A。它还可以帮助识别可以填补小时间间隙的任务。没有时长信息，你可能不会意识到“给约翰发邮件”是个可以在等会议开始时完成的 2 分钟任务。实质上，添加 ETC 是关于将时间视为每个任务消耗的资源——让看不见的工作量变得可见。

最终，ETC 是任何类型的自动化或 AI 辅助规划的基础。如果你想让 AI 帮助安排任务，它首先需要知道的（除了截止日期和优先级）是每项任务大致需要多长时间。这就是将简单的待办事项清单转化为算法（甚至你自己的大脑）可以用来预测日程的数据。

常见的估算偏差（及修正方法）

估算任务时长并不容易——由于认知偏差，人类对此非常不擅长。一个众所周知的偏差是计划谬误，即我们低估任务所需时间，因为我们过于乐观，假设一切都会顺利。例如，你可能预测“我会在 2 小时内打扫完车库”，想着最佳情况，但实际上需要 4 小时，因为你遇到了意外的挑战（比如多年积累的杂物！）。有趣的是，即使我们记得类似任务过去花费了更长时间，我们仍然常常相信“这次会不同”。研究发现，只有大约 30% 的学生在他们最初估计的时间内完成了论文，而且人们普遍不太善于从之前的低估中学习——尽管知道自己的历史记录，我们对当前计划仍然保持乐观。

其他偏见包括乐观偏见（相信我们遇到障碍的可能性比其他人小），动机推理（因为我们希望如此而设定不切实际的短时间），以及采取**「内视」（只专注于当前任务的细节，而不与类似的过去任务进行比较）。这些导致我们在时间要求上常常低估。另一方面，有些人故意高估（这是一种缓冲**）——这样可以避免错过截止日期，但可能导致帕金森定律（「工作会扩展以填满可用时间」）。高估可能让人变得自满或效率低下——如果你为一个需要1小时的事情预算了3小时，你可能会因为感觉有足够的时间而拖延或不必要地琐碎处理。

如何解决这些偏见？一个策略是采取外视——查看历史数据或他人的任务经验。与其从头猜测，不如问：「上次我做类似报告时，实际花了多长时间？」如果你从未做过，找一个有经验的人或将任务分解成部分并估算每部分。另一个方法是使用PERT（计划评估与审查技术），涉及估算三种情境——最佳情况、最可能情况、最坏情况——并取平均值（偏重最坏情况）。这样可以通过显式考虑问题来防止过度乐观。

分解任务也很重要。估算 5 个小任务比估算一个大而模糊的任务要容易得多。如果“开发网站”让人望而生畏，可以将其分解为“设计主页（3小时）、编码主页（5小时）、测试主页（2小时）”等，然后总计起来。这样你可能会得到更准确的总时间，并识别出哪些子任务可能是瓶颈。此外，有意识地在你的估算中加入缓冲——有些人会使用类似“在我直觉的基础上增加 50%”的规则来应对知识工作中的意外延误。

最后，最好的解决方法之一是通过反馈进行持续改进：在每个任务或项目完成后，比较你的估计时间和实际时间。认清你的个人偏见模式（你是否总是低估约 30%？总是忘记会议会增加开销？）。随着时间的推移，你会重新校准。这就像调音，每次演奏时，你都会调整，直到它与现实和谐。现代应用程序可以通过记录实际花费的时间来帮助你提供数据，以改进未来的估算。

总的来说，我们在猜测方面都有点差，但意识到这些偏见并系统地调整它们可以大大提高你的计划准确性。目标不是完美预测，而是足够接近，以至于你的时间表不是纯粹的幻想。通过假设事情将比你第一次猜测的要长，并从过去的任务中学习，你可以设定更现实的期限，减少最后一刻的慌乱或失望。

AI辅助ETC：从您的历史中学习

这就是令人兴奋的地方：人工智能可以介入，使ETC更加准确，更易于使用。与其每次都手动猜测，AI驱动的计划应用程序（如Macaron的智能调度器）可以从您的历史中学习，并为您建议ETC。这是如何工作的呢？随着时间的推移，当您使用应用程序并标记任务完成（可能记录实际时间，或应用程序从您的日程中推断），系统会收集个人数据集。它知道，例如，您估计“写博客文章”需要2小时，但最终花了3小时，或者您每个星期一通常在一小时内完成5个小任务，等等。

通过机器学习，应用程序可以检测您估算中的模式和偏差。也许它发现您在编码任务上始终过于乐观20%，但在回复邮件时却非常准确。下次输入类似任务时，AI可以自动调整建议的ETC（例如，如果您为编码任务设定1小时，它可能会在计划中标记为1小时12分钟，轻轻纠正您的偏差）。本质上，AI就像一个友好的规划者，了解您的习惯，并帮助您进行补偿。

AI 也可以分析上下文因素：它可能会了解到早上安排的任务完成得更快，或者某些任务类型如果安排在一天的晚些时候会花更长时间（由于疲劳）。有了这些知识，它可以开始以最佳方式安排你的日程——例如，把写作任务放在你通常较快完成的早晨，而把简单的任务安排在下午。几周和几个月后，AI 的建议变得更加个性化。在某种程度上，就像应用中有一个小项目经理，它会说：「根据过去类似的任务，我认为这需要你大约 90 分钟，而不是你表示的 60 分钟——要不要我把 90 分钟预留出来更保险？」

另一个方面是 自动跟踪和反馈循环。一些应用程序可能会使用被动时间跟踪（知道你何时开始/停止任务）来提供数据。如果你启用了类似功能，AI 甚至不需要你输入实际数据——它可以看到你从 2:00 到 2:45 花在了任务 X 上。然后，它将其与计划的 30 分钟进行比较并学习。下次，对于类似的任务 Y，它会记住这个差异。这个持续的循环意味着你使用系统的次数越多，它在预测完成时间方面就越聪明。

AI 的帮助不仅仅是关于数字；它还可以提供见解和建议。例如，它可能会提醒您：「您最近的 3 个写作任务拖延了。考虑安排更长的写作时间块或者将任务拆分。」或者它可能会注意到：「您通常每天完成大约 5 小时的专注工作。您明天的计划有 8 小时的艰难任务——您可能需要推迟一些。」这些见解帮助您在筋疲力尽之前进行调整。

关键是，AI 可以帮助进行动态重新规划。生活不是静态的——如果会议延迟并占用了您计划的时间，AI 驱动的计划器可以迅速重新安排您的日程，通过将优先级较低的项目移到第二天来找到另一个时间点。这就像错过转弯时 GPS 会重新规划路线一样。因为 AI 知道您的任务预期完成时间和优先级，它可以以合理的方式重新分配您当天剩余的时间。例如，「任务 A 被中断了，但我看到下午 3 点后有空闲时间——我会把它移到那里，并缩短您的午餐时间 15 分钟来适应，或者建议将任务 B 移到明天。」

所有这些都促成了一个更有弹性和现实的计划。与其因为一次延误而打乱整个日程，AI会帮助你灵活应对，依然完成重要的工作。而且随着它的学习，它甚至会预测你如何处理中断——也许它了解到你喜欢立即处理紧急的新任务，并将已安排的任务延后，因此它会通过在你的日程中预留「缓冲」时间来自动化这种行为，以应对意外情况。

在 Macaron 的情况下，开启 ETC 建议意味着你会享受到这些内置的好处。应用程序可能在你创建任务时开始为其建议 ETC（「您的大多数报告大约需要 3 小时，我们是否可以将此任务的估计时间设为 3 小时？」）。它还可能显示一个 ETC 分布图——展示任务的估计时间与实际时间的视觉图，突出你是否在进步或哪些类型的任务是异常值。看到这些数据可能会让你豁然开朗（例如，你意识到所有的「快速电话」往往比你想象的要长两倍）。

总体来说，AI 辅助的 ETC 可以减轻你不断自我监控的负担。就像有一个聪明的助手了解你的习惯，帮助你据此计划，并轻柔地推动你获得更准确的估计。这带来了更紧密的计划准确性、更少的意外和更具预测性的工作量视图——你不再盲目行事，而是开始利用自己的工作数据来预测未来。

使用 ETC 保护深度工作

在您的规划中，一个最好的 ETC 应用是保护您的 深度工作 —— 那些需要长时间专注的认知任务（写作、编码、设计、策略等）。深度工作不仅需要安排一段时间，还要确保那段时间 足够长且不受打扰。通过为深度任务分配 ETC，您可以明确地划出那段时间，然后 保护它。

例如，假设您估计撰写客户提案需要大约 3 小时的集中精力。如果您没有明确地估计这个时间，可能会天真地把它安排在一个下午，误以为有时间，结果发现会议和电子邮件将那个下午切得支离破碎。但如果心中有了 3 小时的 ETC，您会有意安排一个 3 小时的时间段，比如上午 9 点到中午 12 点，并标记为“请勿打扰——提案写作”。现在，您已经对自己做出了承诺。在许多规划应用中，您可以将这段时间标记为专注时间，甚至可以让应用将您的状态设置为忙碌，让同事知道不要打扰。

这种方法得到了生产力专家倡导的时间分块策略的支持——划出和保护深度工作时间段对于真正完成有意义的工作至关重要。使用ETC，您还可以确保分配了足够的时间。我们有多少次为需要两个小时的事情只分配了一个小时，然后不得不削减角落或拖延？ETC通过将时间块与需求匹配来帮助避免这种情况。

另一个好处是，当您在日历上保护一个深度工作时间段时，您可以抵御会议或干扰。假设每周三10点到12点是您的深度工作时间。如果有人试图在那时安排会议，您会看到冲突并可以拒绝（「我们可以改到下午1点吗？我早上有个安排。」）。您实际上是在用对待与他人会议同样的尊重来对待您的重要任务。一些日历工具和服务通过允许您设置专注时间来鼓励这一点，这样其他人就不能在此时间段内预订。通过使用ETC来规划这些，您实际上是在计算需要多少专注时间，而不是仅仅希望随便的一个空闲小时就足够。

ETC 还可以帮助将浅层任务与深层任务分开批处理，从而保持深度工作的质量。假设你为提案（深度工作）分配了 3 小时，同时还有一些 10-15 分钟的小任务（回复电子邮件、简单的数据输入、安排预约）。如果知道这些小任务总共需要 1 小时（比如 4 个任务，每个 15 分钟），你可以将它们集中在一天中的一个小时内处理。这样，它们就不会打断你 3 小时的工作流。研究表明，不断地在深度和浅层任务之间切换会带来一种心理成本，通常称为「切换税」——时间块划分和使用 ETC 来填充你的一天可以帮助你尽量减少这些切换。在你的计划中可以清晰地看到：大橙色块代表深度工作，小绿色块代表浅层任务。你也能抵御在深度工作时间内快速处理小任务的诱惑，因为你已经安排好了这些任务的时间。

在实际操作中，使用 ETC 保护深度工作可能看起来像这样：你的报告周五截止，你估计需要约 4 小时。你为此在周二和周三早上安排了两次 2 小时的深度工作时段。你把这些时段视为不可侵犯的。在这些日子里，你会关闭通知，可能会把 Slack 状态设置为「专注中」。如果有人打扰，你知道该说什么：「能等到 11 点之后吗？我正在专注于一些关键的事情。」你的应用程序甚至可能通过提醒他人来帮助你——有些应用程序会与通信工具集成，以表明你正处于专注模式。

同时，所有那些通常会干扰深度工作的琐事都有自己的时间段。你可能每天都有一个 4:30 到 5:00 的「管理追赶」时段，因为你估算了时间，你知道可以在这个时间段内完成 3 到 4 项小任务。因此，在你的深度工作期间，你不会感到焦虑地想着「哦，我还需要给 X 发邮件」——你已经为那封邮件安排了时间，你知道它只需要 10 分钟，因为你给它分配了 ETC 和时间段。

总之，ETC 赋予时间区块管理以精确性。它确保您的「深度工作」区块是足够的，并帮助您在其周围保持界限。这就像知道您在深潜时需要多少氧气一样——您不会带着随机数量的空气进行潜水；而是计算所需量。ETC 为您大脑的深度思考提供这样的计算。结果是更高质量的工作和更少的压力：您全身心投入当前任务，并有信心其他事情也有它们的时间。

(提示：Macaron 中的一项技巧是使用 AI 执行类似「估算和安排」的命令。您可以直接告诉助手，「我这周需要写一份 5 页的报告并准备一个 10 幻灯片的演示文稿。估算并安排这些任务，结合我其他的承诺。」AI 将生成建议的 ETC 并智能地将这些任务放入您的日历中——例如，明天早上 3 小时用于报告，周四下午 2 小时用于幻灯片等。如果您不确定如何为大型任务安排时间，这是一个轻松启动计划的方式。)

**号召行动：**不要只是希望事情能完成——预测并计划它。在 Macaron 中开启 ETC 建议，让 AI 帮助您微调时间估算并自动创建更智能的日程安排，这样您就可以专注于完成工作，而不是忙于协调。

常见问题解答

• 问：实践中时间估算（ETC）的准确性如何？ 答： 他们永远不会100%准确——这没关系。把ETC视为指导或预测。最初，你的估算可能只是粗略的猜测。随着时间的推移，尤其是在根据实际情况进行审查和调整后，你会有所提高。很多人发现，在几周的有意识估算后，他们在这方面变得更好。如果你使用像Macaron这样的AI应用程序，它也会通过学习你过去的任务来优化建议。目标不是绝对精确，而是要足够接近，以便你可以信赖你的计划。值得注意的是，即使估算有20%的偏差，通常也比没有估算要好。没有ETC的话，你可能会尝试在3小时内塞进5小时的任务。有了ETC，你会发现这种差异并进行调整。因此，将ETC视为有用的近似值来接受。计划最好的，准备一些变化，并在过程中进行调整——这是正常的。如果可以的话，总是留出一些缓冲时间以确保安全。
• 问：如果我被打断了或者某件事情比ETC花费的时间长得多怎么办？ 答： 生活中总会发生意外！即使有良好的估算，打断和意外的复杂情况也会发生。关键是设计一个有弹性的时间表。如果某个任务耗时过长，你有几个选择：调整你的计划（移动或延迟不太重要的任务），压缩其他内容，或者如果可能的话，暂停并稍后继续过长的任务。许多计划应用程序使这变得容易——你可以将未完成的任务部分拖动到新的时间段。处理中断也正是缓冲时间的作用所在；如果你留有余地，你可以吸收一些超时。如果中断是紧急的（比如孩子生病或工作上的紧急情况），先处理它，然后回到你的计划中重新规划一天的其余时间。Macaron的AI可以通过自动重新安排受影响的任务来帮助你指示某些事情被延迟。随着时间的推移，频繁的中断可能表明你需要在一天中留出更多空白时间或更短的专注时间段。记住，ETC是一个工具，而不是严格的合同——预期会根据需要进行调整。它的价值在于提供一个起点，然后保持灵活性。
• 问：ETC对于团队任务是否有用，还是仅用于个人使用？ 答： ETC在两种情况下都很有价值，但方法略有不同。对于个人任务，你通常最了解自己的工作节奏。在团队环境中，ETC常用于项目管理——估算多个任务或整个团队的工作量。这仍然很重要（想想像敏捷开发那样的团队估算故事点或小时数的方法）。挑战在于考虑不同的技能水平和协调成本。在团队中，ETC应该公开讨论；一个人的1小时工作可能是另一个人的3小时工作。使用ETC作为共同语言有助于为团队项目设定现实的时间表，避免超负荷队友。像Macaron for Teams（假设的）这样的工具可以学习每个人的速度，帮助项目经理将任务分配给合适的人，以便在可用的时间内完成。有一点要注意：不要因为“错误”的估算惩罚人们——这旨在改善计划，而不是让任何人承担责任。鼓励透明文化，当情况变化时，更新估算是可以的。总之，ETC对于计划冲刺的经理和规划你的一天一样有用——它为如何花费时间带来了清晰。只要记得针对团队任务的协作性质进行调整（会议、审查和协调会增加实际完成时间）。