May-akda: Boxu Li

Sa wika ng produktibidad, ang ETC ay nangangahulugang Tinatayang Oras ng Pagkumpleto. Sa konteksto ng personal na pamamahala ng gawain (sa halip na, halimbawa, pagpapadala ng mga deliveries), ang ETC ay karaniwang tumutukoy sa gaano katagal mo inaasahan na tatagal ang isang gawain (tagal) o kung kailan mo inaasahan na ito ay matatapos (timestamp). Praktikal, kapag pinag-uusapan natin ang pagdaragdag ng ETC sa iyong listahan ng mga gagawin, ang ibig sabihin nito ay pag-aassign ng tinatayang tagal sa bawat gawain – isang matalinong hulaan kung gaano karaming oras ang kakailanganin upang makumpleto ito. Ang simpleng sukatang ito ang nawawalang piraso ng puzzle sa proseso ng pagpaplano ng marami. Bakit? Dahil kung walang tinatayang oras, ang listahan ng mga gagawin ay nagiging listahan lamang ng mga kahilingan. Sa ETC, ang iyong listahan ng mga gagawin ay nagiging blueprint ng iskedyul.

Bakit mahalaga ang ETC? Para sa simula, pinipilit ka nitong harapin ang katotohanan ng iyong trabaho. Madaling isulat ang "Tapusin ang ulat ng proyekto" at isipin na matatapos ito. Mas mahirap (ngunit mas kapaki-pakinabang) na isipin, "Ito ay aabutin ng mga 4 na oras ng tutok na trabaho." Sa pamamagitan ng pagtantiya nito, maaari mong talagang i-block ang 4 na oras sa iyong kalendaryo para gawin ito. Ang mga taong gumagamit ng ETC para sa mga gawain ay nagkakaroon ng mas makatotohanang mga plano – epektibong inihuhula mo ang iyong linggo, hindi lamang umaasa na magkasya ang mga bagay-bagay. Sa katunayan, ang pagiging maalam tungkol sa ETC ay maaaring magbunyag kung ikaw ay masyadong maraming inaako. Maaaring mapansin mo na nakalista ka ng 12 oras ng mga gawain para sa isang araw kung saan mayroon ka lamang 6 na oras ng magagamit na oras para magtrabaho – isang resipe para sa kabiguan na maaari mong maagapan nang maaga.

Bukod pa rito, nakakatulong ang ETC sa pagbibigay-priyoridad at pag-aayos ng pagkakasunud-sunod. Kung alam mong ang gawain A ay tumatagal ng 1 oras at ang gawain B ay 5 minuto, maaari mong unahin ang B nang mabilis kung kailangan mo ng pakiramdam ng progreso, o sadyang i-schedule ang A muna kung ito'y mas mataas na priyoridad. Nakakatulong din ito sa pagtukoy ng mga gawain na maaaring magkasya sa maliliit na puwang. Kung walang impormasyon sa tagal, maaaring hindi mo mapansin na ang "Email John" ay isang 2-minutong gawain na maaari mong gawin habang naghihintay ng pagsisimula ng isang pulong. Sa esensya, ang pagdaragdag ng ETC ay tungkol sa pagtrato sa oras bilang isang mapagkukunan na kinokonsumo ng bawat gawain – ginagawa nitong nakikita ang mga hindi nakikitang trabaho.

Sa wakas, ang ETC ay pundasyon para sa anumang uri ng awtomasyon o AI na tulong sa pagpaplano. Kung gusto mong makatulong ang AI sa pag-schedule ng iyong mga gawain, ang unang bagay na kailangan nitong malaman (bukod sa mga deadline at priyoridad) ay kung gaano katagal ang bawat gawain. Ito ang nagpapalit ng isang simpleng listahan ng gagawin sa datos na magagamit ng mga algorithm (o kahit ng iyong sariling utak) upang mahulaan ang iyong iskedyul.

Karaniwang Estimation Biases (at Mga Pag-aayos)

Hindi madaling tantyahin ang mga tagal ng gawain – kilala ang mga tao na hindi magaling dito dahil sa mga kognitibong bias. Isang kilalang bias ay ang planning fallacy, kung saan minamaliit natin ang tagal ng mga gawain dahil masyado tayong optimistiko at inaasahan nating magiging maayos ang lahat. Halimbawa, maaari mong isipin na "Matatapos ko ang paglilinis ng garahe sa loob ng 2 oras" iniisip ang pinakamagandang senaryo, ngunit sa katotohanan tumatagal ito ng 4 na oras dahil sa mga hindi inaasahang hamon (kumusta, mga taon ng kalat!). Interesante, kahit na maalala natin na ang mga katulad na gawain ay tumagal nang mas matagal sa nakaraan, madalas nating paniwalaan na "magiging iba ito ngayon." Natuklasan sa mga pag-aaral na halos 30% lamang ng mga estudyante ang nakatapos ng kanilang thesis sa oras na una nilang tantya, at sa pangkalahatan, hindi tayo natututo nang maayos mula sa mga nakaraang maling tantya – nananatili tayong optimistiko para sa kasalukuyang mga plano sa kabila ng pagkakaalam sa ating kasaysayan.

Kasama sa iba pang mga pagkiling ang optimism bias (paniniwalang mas maliit ang tsansa nating makaranas ng mga problema kumpara sa iba), motivated reasoning (pagtakda ng di makatotohanang maikling timeline dahil gusto nating mangyari ito), at pagkuha ng "inside view" (pagtuon lamang sa mga detalye ng kasalukuyang gawain at hindi ikinukumpara sa mga katulad na nakaraang gawain). Ang mga ito ay nagiging sanhi ng patuloy nating pagtantya ng mababang oras na kinakailangan. Sa kabilang banda, ang ilang tao ay sadyang nagsosobra sa pagtataya (isang uri ng padding) – na iniiwasan ang hindi pagtupad sa mga deadline ngunit maaaring humantong sa Batas ni Parkinson ("ang trabaho ay lumalawak upang mapuno ang oras na magagamit"). Ang labis na pagtataya ay maaaring maging sanhi ng pagiging kampante o hindi epektibo – kung maglalaan ka ng 3 oras para sa isang bagay na nangangailangan lamang ng 1, maaari kang magprocrastinate o mag-aksaya ng oras dahil pakiramdam mo ay marami ka pang oras.

Paano aayusin ang mga bias na ito? Isang estratehiya ay ang paggamit ng panlabas na pananaw – suriin ang historikal na datos o karanasan ng iba para sa gawain. Imbes na manghula mula sa simula, itanong: "Noong huli akong gumawa ng katulad na ulat, gaano katagal ito talaga ginawa?" Kung hindi mo pa ito nagawa dati, humanap ng taong nakagawa na o hatiin ang gawain sa mga bahagi at tantiyahin ang mga ito. Isa pa ay ang paggamit ng mga teknik tulad ng PERT (Program Evaluation and Review Technique) na kinabibilangan ng pagtantiya ng tatlong senaryo – pinakamabuting kaso, pinaka-malamang, pinakamalalang kaso – at pag-average ng mga ito (na may timbang sa pinakamalala). Ito ay nagpoprotekta laban sa sobrang optimismo sa pamamagitan ng tahasang pag-isipan ang mga maaaring magkamali.

Ang paghahati ng mga gawain ay mahalaga rin. Mas madali ang pagtantya sa 5 maliliit na gawain kaysa sa isang malaking hindi malinaw na gawain. Kung nakakatakot ang "Pag-develop ng website," hatiin ito sa "Disenyo ng homepage (3h), Pag-code ng homepage (5h), Pagsubok ng homepage (2h)," at iba pa, saka ito i-total. Mas malamang na makakakuha ka ng mas tumpak na kabuuan at makikilala kung aling mga sub-task ang maaaring maging balakid. Dagdag pa, magdagdag ng buffer sa iyong mga pagtatantya ng sinadya – ang ilang tao ay nag-aaplay ng patakaran tulad ng "magdagdag ng 50% sa kahit anong sinasabi ng kutob ko" para sa gawaing kaalaman, upang makakonsidera ang mga hindi inaasahang pagkaantala.

Sa wakas, isa sa mga pinakamainam na solusyon ay ang patuloy na pagpapabuti sa pamamagitan ng feedback: pagkatapos ng bawat gawain o proyekto, ihambing ang tinatayang oras laban sa aktwal na oras. Kilalanin ang iyong personal na pattern ng pagkiling (lagi ka bang nagkukulang ng 30% sa badyet? Lagi mo bang nakakalimutang ang mga pagpupulong ay nagdadagdag ng overhead?). Sa paglipas ng panahon, ikaw ay mag-aayos. Parang pagtutono ng instrumento – sa bawat tugtog, inaayos mo hanggang sa maging kasundo ito ng realidad. Makakatulong ang mga modernong app sa pamamagitan ng pagsubaybay sa aktwal na oras kung ito ay iyong ilalagay, na magbibigay sa iyo ng datos upang pinuhin ang mga hinaharap na pagtatantiya.

Sa buod, lahat tayo ay medyo mahina sa hulaan, ngunit ang pagkakaroon ng kamalayan sa mga pagkiling na ito at sistematikong pag-aayos para sa kanila ay makabuluhang makapagpapabuti sa iyong katumpakan sa pagpaplano. Ang layunin ay hindi upang hulaan ng perpekto – ito ay upang maging sapat na malapit na ang iyong iskedyul ay hindi purong pantasya. Sa pamamagitan ng pag-aakala na ang mga bagay ay aabutin ng mas matagal kaysa sa iyong unang hula at sa pamamagitan ng pag-aaral mula sa mga nakaraang gawain, ikaw ay magtatakda ng mas realistikong mga deadline at magkakaroon ng mas kaunting mga huling minutong abala o pagkabigo.

ETC na Tinutulungan ng AI: Pag-aaral mula sa Iyong Kasaysayan

Dito nagsisimula ang kasiyahan: ang Artificial Intelligence ay puwedeng pumasok para gawing mas eksakto at hindi masakit gamitin ang ETC. Imbes na hulaan nang manu-mano sa bawat pagkakataon, ang mga planner app na pinapagana ng AI (tulad ng intelligent scheduler ng Macaron) ay kayang matuto mula sa iyong kasaysayan at magmungkahi ng mga ETC para sa iyo. Paano ito gumagana? Sa paglipas ng panahon, habang ginagamit mo ang app at minamarkahan ang mga tapos na gawain (maaaring ilog ang aktwal na oras o ipagpalagay ng app mula sa iyong iskedyul), ang sistema ay nangongolekta ng personal na dataset. Malalaman nito, halimbawa, na inestima mo ang "Sumulat ng blog post" bilang 2 oras pero umabot ka ng 3 oras, o na tuwing Lunes, nakukumpleto mo ang 5 maliliit na gawain sa loob ng isang oras, atbp.

Gamit ang machine learning, kayang tuklasin ng app ang mga pattern at biases sa iyong pagtatantiya. Maaaring matuklasan nito na palagi kang 20% na sobrang optimistik sa mga gawain sa coding ngunit eksakto para sa mga tugon sa email. Sa susunod na maglagay ka ng katulad na gawain, maaaring awtomatikong ayusin ng AI ang mungkahing ETC (halimbawa, kung naglagay ka ng 1 oras para sa isang coding task, maaaring itag nito ito bilang 1h 12m sa plano, banayad na kinokorek ang iyong bias). Sa esensya, ang AI ay nagsisilbing kaibigang tagaplano na alam ang iyong mga nakasanayan at tumutulong na bumawi para sa mga ito.

Maaari ring suriin ng AI ang mga kontekstuwal na salik: maaaring matutunan nito na ang mga gawain na nakatakda sa umaga ay natatapos nang mas mabilis, o na ang ilang uri ng gawain ay mas matagal kung nakatakda sa hapon (dahil sa pagod). Sa kaalaman na ito, maaari nitong simulan ang pag-iskedyul ng iyong araw sa pinakamainam na paraan – halimbawa, ilagay ang gawaing pagsusulat sa umaga kung kailan mo ito karaniwang natatapos nang mas mabilis, at ang mas simpleng gawain sa hapon. Sa paglipas ng mga linggo at buwan, ang mga rekomendasyon ng AI ay nagiging mas personalized. Sa isang paraan, para kang may maliit na project manager sa iyong app na nagsasabi, "Batay sa mga katulad na gawain sa nakaraan, sa tingin ko aabutin ka nito ng mga 90 minuto, hindi 60 na itinuro mo – maaari ko bang i-block ang 90 para maging ligtas?"

Isa pang aspeto ay ang awtomatikong pagsubaybay at feedback loops. Ang ilang apps ay maaaring gumamit ng passive time tracking (alam kung kailan ka nagsimula/nagtapos ng gawain) upang magbigay ng data. Kung pinagana mo ang ganitong uri, hindi na kailangan ng AI na mag-input ka ng aktwal na oras – makikita nito na gumugol ka mula 2:00 hanggang 2:45 sa Task X. Pagkatapos ay ikukumpara ito sa nakaplanong 30 minuto at matututo ito. Sa susunod, para sa katulad na Task Y, maalala nito ang pagkakaibang iyon. Ang tuloy-tuloy na loop na ito ay nangangahulugang mas ginagamit mo ang sistema, mas nagiging matalino ito sa paghula ng oras ng pagkumpleto mo.

Ang AI assistance ay hindi lamang tungkol sa mga numero; maaari rin itong magbigay ng mga pananaw at mungkahi. Halimbawa, maaari kang alertuhan nito, "Ang huling 3 mong gawain sa pagsusulat ay lumampas sa oras. Isaalang-alang ang pag-iskedyul ng mas mahabang oras para sa pagsusulat o paghati-hatiin ang gawain." O maaari nitong mapansin, "Karaniwan kang nakakatapos ng humigit-kumulang 5 oras ng nakatutok na trabaho bawat araw. Ang plano mo para bukas ay may 8 oras ng mahihirap na gawain – baka gusto mong ipagpaliban ang ilan." Ang mga pananaw na ito ay makakatulong sa iyo na mag-adjust bago ka mapagod.

Mahalaga, makakatulong ang AI sa dinamikong muling pagpaplano. Hindi palaging pareho ang takbo ng buhay – kapag may meeting na natagalan at kinain ang oras na nakalaan para sa isang bagay, ang AI-driven planner ay madaling makakaayos ng iyong iskedyul, hahanapin ang ibang oras para sa naantala na gawain sa pamamagitan ng maaaring paglipat ng mas mababang prioridad na gawain sa susunod na araw. Para itong GPS na muling nagreruta kapag nakaligtaan mo ang isang liko. Dahil alam ng AI ang ETCs at mga prioridad ng iyong mga gawain, maaari nitong muling italaga ang natitirang oras mo sa araw sa makatuwirang paraan. Halimbawa, "Naantala ang Gawain A, pero may libreng oras ako nakikita pagkatapos ng 3 PM – ililipat ko ito doon at paiikliin ang iyong tanghalian ng 15 minuto para maisama ito, o imungkahi na ilipat ang Gawain B sa bukas."

Ang lahat ng ito ay nagreresulta sa isang mas matibay at makatotohanang plano. Sa halip na masira ang iyong iskedyul dahil sa isang pagkakaantala, tinutulungan ka ng AI na maging flexible at tapusin pa rin ang mahalaga. At habang natututo ito, maaring mahulaan pa nito kung paano mo hinahawakan ang mga abala – baka matutunan nitong mas gusto mong harapin agad ang mga agarang bagong gawain at ilipat ang mga naka-iskedyul sa ibang oras, kaya ia-automate nito ang ganyang pag-uugali sa pamamagitan ng paglalaan ng "buffer" sa iyong iskedyul para sa mga hindi inaasahan.

Sa kaso ng Macaron, ang pag-on ng ETC suggestions ay nangangahulugan na makukuha mo ang mga benepisyong ito agad. Maaaring magsimula ang app sa pamamagitan ng pag-suggest ng mga ETC para sa mga gawain kapag ginawa mo ang mga ito ("Karamihan sa iyong mga ulat ay tumagal ng ~3 oras, itatakda ba natin ang 3h bilang pagtataya para dito?"). Maaaring ipakita rin nito ang isang ETC distribution chart – isang biswal ng iyong tinatayang oras kumpara sa aktwal na oras sa mga gawain, na binibigyang-diin kung ikaw ay nagpapabuti o kung aling mga uri ng gawain ang mga outlier. Ang pagtingin sa datos na iyon ay maaaring magbigay-linaw (hal., napagtanto mo na ang lahat ng iyong "mabilis na tawag sa telepono" ay mas matagal ng 2x kaysa inisip mo).

Sa kabuuan, ang AI-assisted ETC ay nag-aalis ng pasanin ng patuloy na pag-monitoring sa sarili. Para itong pagkakaroon ng isang matalinong katulong na alam ang iyong mga gawi, tumutulong sa iyong magplano nang naaayon, at banayad na nagtutulak sa iyo patungo sa mas mahusay na pagtataya. Ito ay nagreresulta sa mas mahigpit na katumpakan sa pag-schedule, mas kaunting sorpresa, at isang mas panghulaang pananaw ng iyong mga gawain – titigil ka sa paglipad nang bulag at magsisimulang gamitin ang iyong sariling datos sa trabaho upang hulaan ang hinaharap.

Paggamit ng ETC para Protektahan ang Malalim na Paggawa

Isa sa mga pinakamahusay na aplikasyon ng ETC sa iyong pagpaplano ay ang pagprotekta sa iyong malalim na paggawa – ang mga mahabang panahon ng pagtuon na kinakailangan para sa mga gawain na nangangailangan ng mataas na antas ng pag-iisip (pagsusulat, pag-coding, disenyo, estratehiya, atbp.). Ang malalim na paggawa ay nangangailangan hindi lamang ng pag-iiskedyul ng oras, kundi pati na rin ang pagtiyak na ang oras na iyon ay sapat ang haba at walang abala. Sa pamamagitan ng pag-assign ng ETC sa isang malalim na gawain, maaari mong i-block ang eksaktong dami ng oras na iyon at pagkatapos ay protektahan ito.

Halimbawa, ipagpalagay na tinataya mong aabutin ng mga 3 oras ng matinding konsentrasyon ang pagsusulat ng isang panukala para sa kliyente. Kung hindi mo ito tinantya nang maayos, maaari mong isalang ito sa isang hapon kung saan iniisip mong may oras ka, ngunit sa huli'y mapagtatanto mong ang mga pulong at email ay nagkawatak-watak sa hapon na iyon. Ngunit sa isipan mo ang 3-oras na pagtatantya ng oras ng pagkumpleto, sadyang mag-iiskedyul ka ng 3-oras na bloke, halimbawa mula 9 AM hanggang 12 PM, at markahan ito bilang "Huwag Istorbohin – Pagsusulat ng Panukala." Ngayon, nagtakda ka ng isang pangako sa iyong sarili. Sa maraming planner apps, maaari mong lagyan ng label ang oras na iyon bilang oras ng pokus o kahit na ang app ay mag-set ng iyong status bilang abala upang malaman ng mga kasamahan na huwag kang istorbohin.

Ang pamamaraang ito ay pinagtibay ng mga estratehiya sa time-blocking na itinaguyod ng mga eksperto sa pagiging produktibo – ang paglalaan at pagprotekta sa mga panahon ng malalim na trabaho ay mahalaga upang tunay na makagawa ng makabuluhang gawain. Sa ETC, tinitiyak mo rin na nakalaan ang sapat na oras. Ilang beses na ba nating inilaan ang isang oras para sa isang bagay na talagang nangangailangan ng dalawa, at pagkatapos ay kailangan nating magtipid o magtagal? Tinutulungan ng ETC na maiwasan iyon sa pamamagitan ng pagtutugma ng oras sa pangangailangan.

Isa pang benepisyo ay kapag naglaan ka ng oras para sa malalim na trabaho sa iyong kalendaryo, maaari mo itong ipagtanggol laban sa mga pulong o abala. Halimbawa, sabihin nating tuwing Miyerkules mula 10-12 ay iyong oras para sa malalim na trabaho. Kung may magtangkang mag-iskedyul ng pulong sa oras na iyon, makikita mo ang salungatan at maaari mo itong itulak pabalik ("Pwede ba natin gawin ito ng 1 PM sa halip? May nakatakda akong gawain sa umaga."). Karaniwang tinatrato mo ang iyong mahalagang gawain na may parehong respeto tulad ng isang pulong sa ibang tao. Ang ilang mga kasangkapan at serbisyo sa kalendaryo ay hinihikayat ito sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa iyo na magtakda ng oras ng pagtuon na hindi maaaring i-book ng iba. Sa pamamagitan ng paggamit ng ETC upang planuhin ito, ikaw ay makatotohanang kinakalkula kung gaano karaming oras ng pagtuon ang kailangan, sa halip na umaasa lamang na sapat na ang isang random na libreng oras.

Ang ETC ay tumutulong din sa paghihiwalay ng mababaw na gawain mula sa malalim na gawain, na nagpapanatili ng kalidad ng malalim na trabaho. Halimbawa, naglaan ka ng 3 oras para sa proposal (malalim na trabaho) at mayroon ka ring ilang mga 10-15 minutong menor de edad na gawain (pagsagot sa mga email, maliit na pagpasok ng data, pag-iiskedyul ng mga appointment). Kung alam mong ang mga maliliit na gawain na iyon ay umaabot ng, sabihin nating, 1 oras (siguro 4 na gawain na tig-15 minuto bawat isa), maaari mong pagsamahin ang mga ito sa isang isang-oras na bloke sa bandang huli ng araw. Sa ganitong paraan, hindi nila sinisira ang iyong 3-oras na daloy. Ipinapakita ng pananaliksik na ang palagiang paglipat ng konteksto (paglukso sa pagitan ng malalim at mababaw na gawain) ay may mental na gastos na kadalasang tinatawag na "toggle tax" – ang pag-time-block at paggamit ng ETC upang punan ang iyong araw ay makakatulong sa iyo na mabawasan ang mga paglipat na iyon. Makikita mo nang malinaw sa iyong plano: malaking orange na bloke = malalim na trabaho, maliliit na berdeng bloke = mababaw na gawain. At naiiwasan mo ang tukso na mangutya sa mabilis na gawain habang nasa malalim na oras, dahil nakaisked ka na kung kailan mangyayari ang mga iyon.

Sa praktikal na usapan, ang paggamit ng ETC para protektahan ang malalim na trabaho ay maaaring ganito: May ulat kang dapat ipasa sa Biyernes, at tantya mo na kakailanganin ng ~4 na oras. Nag-schedule ka ng dalawang 2-oras na malalim na trabaho sa Martes at Miyerkules ng umaga. Tinuturing mong hindi pwedeng gambalain ang mga sesyon na iyon. Kapag dumating na ang mga araw na iyon, patayin ang mga notipikasyon, at maaaring itakda ang iyong Slack status sa "nagtutuon ng pansin". Kung may mang-istorbo, alam mo ang sasabihin: "Pwede bang hintayin hanggang pagkatapos ng alas-11? Nasa kalagitnaan ako ng isang mahalagang bagay." Maaaring makatulong ang iyong app sa pamamagitan ng pagpapaalala sa iba – ang ilan ay magkakabit sa mga tool ng komunikasyon para ipahiwatig na ikaw ay nasa focus mode.

Samantala, lahat ng maliliit na bagay (na karaniwang nakakaabala sa malalim na trabaho) ay may sariling nakalaang oras. Maaaring mayroon kang pang-araw-araw na 4:30-5:00 "admin catch-up" kung saan, dahil inestima mo ang oras, alam mong kaya mong tapusin ang 3-4 na menor de edad na gawain sa panahong iyon. Kaya, hindi ka nababahala sa iyong malalim na trabaho na "oh, kailangan ko ring mag-email kay X" – nakatakda na ang email na iyon para sa ibang oras, at alam mong kailangan lang ng 10 minuto dahil binigyan mo ito ng ETC at slot.

Sa kabuuan, binibigyan ng ETC ng katumpakan ang pag-block ng oras. Tinitiyak nito na sapat ang iyong "malalim na trabaho" at tinutulungan kang mapanatili ang mga hangganan sa paligid nito. Para itong pag-alam kung gaano karaming oxygen ang kailangan mo para sa isang malalim na pagsisid – hindi ka sisid ng may random na dami ng hangin sa iyong tangke; kinakalkula mo kung ano ang kailangan mo. Iyan ang ginagawa ng ETC para sa malalim na pagsisid ng iyong utak. Ang resulta ay mas mataas na kalidad ng trabaho at mas kaunting stress: ganap kang nakatuon sa gawain sa kamay, tiwala na ang lahat ng iba pa ay may sariling oras din.

(Tip sa Prompt: Isang teknik sa loob ng Macaron ay gamitin ang AI sa pamamagitan ng utos na tulad ng "Tantyahin at iiskedyul". Maaari mong literal na sabihin sa assistant, "Kailangan kong magsulat ng 5-pahinang ulat at maghanda ng 10-slide na presentasyon ngayong linggo. Tantyahin at iiskedyul ang mga gawaing ito sa paligid ng iba kong obligasyon." Ang AI ay magbibigay ng mungkahi sa mga tinantyang oras ng pagkumpleto at ilalagay ang mga gawaing iyon sa iyong kalendaryo nang matalino – halimbawa, 3 oras para sa ulat bukas ng umaga, 2 oras para sa slide deck sa Huwebes ng hapon, atbp. Ito ay madaling paraan upang simulan ang iyong pagpaplano kung hindi mo alam kung paano hahatiin ang oras para sa malalaking gawain.)

CTA: Huwag lang umasa na matatapos ang mga bagay – hulaan at planuhin ito. I-on ang mga mungkahi sa ETC sa Macaron upang tulungan ka ng AI na pino ang iyong mga pagtatantya sa oras at awtomatikong bumuo ng mas matalinong iskedyul, upang makatuon ka sa paggawa ng trabaho, hindi sa pamamahala nito.

Mga Madalas na Itanong

• Q: Gaano katumpak ang mga pagtatantya ng oras (ETCs) sa praktika? A: Hindi ito magiging 100% tumpak – at ayos lang iyon. Isipin ang mga ETC bilang mga gabay o forecast. Sa simula, maaaring magaspang na hula lang ang iyong mga pagtatantya. Sa paglipas ng panahon, lalo na kung patuloy mong sinusuri at inaayos batay sa aktwal, gagaling ka dito. Maraming tao ang nakakakita na sa loob ng ilang linggo ng may malay-tao na pagtatantya, mas bumubuti sila. Kung gumagamit ka ng app tulad ng Macaron na may AI, makakatulong din ito sa pamamagitan ng pag-aaral mula sa iyong mga nakaraang gawain upang mapino ang mga mungkahi. Ang layunin ay hindi perpektong katumpakan, kundi maging sapat na malapit upang mapagkatiwalaan mo ang iyong iskedyul. Mahalaga ring tandaan na kahit na ang pagtatantya na 20% ang layo ay karaniwang mas mabuti kaysa walang pagtatantya. Kung wala kang ETC, maaari mong subukang isiksik ang 5 oras ng gawain sa 3 oras ng oras. Sa ETC, mahuhuli mo ang hindi pagkakatugma at maaayos ito. Kaya, yakapin ang ETC bilang isang kapaki-pakinabang na pagtatantya. Magplano para sa pinakamahusay, maghanda para sa kaunting paglihis, at ayusin habang ikaw ay nagpapatuloy – normal lang iyon. At palaging magtayo ng kaunting buffer para sa kaligtasan kung maaari.
• Q: Paano kung ako ay maantala o ang isang bagay ay mas tumagal kaysa sa kanyang ETC? A: Ang buhay ay nangyayari! Kahit na may mahusay na mga pagtatantya, may mga pagkagambala at hindi inaasahang komplikasyon na nagaganap. Ang susi ay idisenyo ang iyong iskedyul na may katatagan. Kung ang isang gawain ay tumagal, mayroon kang ilang mga opsyon: baguhin ang iyong iskedyul (ilipat o iantala ang hindi gaanong kritikal na mga gawain), i-compress ang iba pang bagay, o kung maaari, i-pause at ipagpatuloy ang sobrang haba na gawain sa ibang pagkakataon. Maraming planner apps ang nagpapadali nito – maaari mong i-drag ang hindi natapos na bahagi ng gawain sa bagong oras na puwang. Ang paghawak sa pagkagambala ay kung saan nakakatulong ang buffer time; kung nag-iwan ka ng cushion, maaari mong ma-absorb ang ilang mga paglipas. Kung ang pagkagambala ay kagyat (halimbawa, isang sakit na bata o isang trabaho na sunog-drill), asikasuhin ito, pagkatapos ay bumalik sa iyong planner at muling i-planuhin ang natitirang bahagi ng iyong araw. Maaaring makatulong ang AI ng Macaron sa pamamagitan ng awtomatikong pag-aayos ng mga naapektuhang gawain kapag ipinahiwatig mong may naantala. Sa paglipas ng panahon, ang madalas na pagkagambala ay maaaring magpahiwatig na kailangan mo ng mas bukas na espasyo sa iyong araw o mas maikling focus blocks. Tandaan, ang ETC ay isang kasangkapan, hindi isang mahigpit na kontrata – inaasahan na aayusin mo ito kung kinakailangan. Ang halaga ay pagkakaroon ng panimulang punto at pagkatapos ay manatiling flexible.
• Q: Kapaki-pakinabang ba ang ETC para sa mga gawain ng koponan o para lamang sa personal na paggamit? A: Mahalaga ang ETC sa parehong konteksto, ngunit bahagyang naiiba ang pamamaraan. Para sa mga personal na gawain, karaniwang alam mo ang sarili mong bilis ng trabaho. Sa isang setting ng koponan, madalas na lumalabas ang ETC sa pamamahala ng proyekto – pagtatantya ng mga gawain para sa maraming tao o kabuuan ng workload ng koponan. Mahalagang-mahalaga pa rin ito (isipin ang mga pamamaraan tulad ng Agile kung saan ang mga koponan ay nagtatantya ng mga story points o oras). Ang hamon ay ang accounting para sa iba't ibang antas ng kasanayan at koordinasyon overhead. Sa isang koponan, ang mga ETC ay dapat na talakayin nang bukas; ang isang oras na trabaho ng isang tao ay maaaring tatlong oras ng trabaho ng iba. Ang paggamit ng ETC bilang isang karaniwang wika ay tumutulong na magtakda ng makatotohanang mga timeline para sa mga proyekto ng grupo at maiwasan ang labis na pag-load sa mga miyembro ng koponan. Ang mga tool tulad ng Macaron para sa Mga Koponan (hypothetically) ay maaaring matuto ng bilis ng bawat tao at makatulong sa mga project managers na magtalaga ng mga gawain sa tamang tao para sa oras na magagamit. Isang bagay na dapat bantayan: huwag parusahan ang mga tao para sa "maling" pagtatantya – ito ay nilalayong mapabuti ang pagpaplano, hindi para sunugin ang sinuman. Hikayatin ang isang kultura ng pagiging bukas kung saan okay lang na i-update ang mga pagtatantya kapag nagbago ang mga bagay. Sa kabuuan, ang ETC ay kasing kapaki-pakinabang para sa isang manager na nagpaplano ng isang sprint gaya ng para sa iyo na nagpaplano ng iyong araw – nagdadala ito ng kalinawan kung paano maaaring gugulin ang oras. Tandaan lamang na ayusin para sa likas na katangian ng mga gawain ng koponan (ang mga pulong, pagsusuri, at koordinasyon ay maaaring magdagdag sa totoong oras ng pagkumpleto).