作者： Boxu Li

在生產力術語中，「ETC」代表「預計完成時間」。在個人任務管理的背景下（與運送交貨不同），ETC 通常指你預計完成任務的時間長度（持續時間）或預計完成的時間點（時間戳）。實際上，當我們談論將 ETC 添加到待辦事項清單時，我們指的是為每項任務分配預計的持續時間——這是對完成所需時間的合理估計。這個簡單的指標是許多人計劃過程中缺少的拼圖。為什麼呢？因為沒有時間估算，待辦事項清單只是一個願望清單。有了 ETC，你的待辦清單就成為了日程藍圖。

為什麼 ETC 重要？ 首先，它迫使你面對工作量的現實。寫下「完成專案報告」並假設它會完成是很容易的，但更有用的是思考：「這需要大約 4 小時的專注工作。」通過這樣估算，你就可以實際在日曆上預留 4 小時來完成它。使用 ETC 來安排任務的人，最終會有更實際的計劃——你實際上是在預測一週的工作，而不是僅僅希望事情能擠進去。事實上，注意 ETC 可以揭示你是否過度承諾。你可能會發現，你列出了 12 小時的任務，但一天只有 6 小時的可用工作時間——這是一個可以提前發現的失敗配方。

此外，ETC 有助於優先排序和排序。如果你知道任務 A 需要 1 小時，而任務 B 需要 5 分鐘，如果你需要一種進度感，你可能會迅速完成 B，或者如果 A 更高優先級，則優先安排 A。它還有助於識別可以填補小間隙的任務。沒有持續時間的信息，你可能不會意識到「給約翰發電子郵件」是一個 2 分鐘的任務，你可以在等待會議開始時完成。從本質上講，添加 ETC 就是將時間視為每個任務消耗的資源——使無形的工作量變得可見。

最後，ETC 是任何自動化或 AI 助理在規劃中不可或缺的基礎。如果你希望 AI 幫助安排你的任務，除了截止日期和優先級外，首先需要知道的是每個任務大約需要多長時間。這是將簡單的待辦事項清單轉化為算法（甚至你的大腦）可以用來預測日程的數據。

常見的估算偏誤（及其修正）

估算任務持續時間並不容易——人類在這方面因認知偏誤而出名。一個著名的偏誤是計劃謬誤，我們常常低估任務所需的時間，因為我們過於樂觀，假設一切會順利進行。例如，你可能預測「我會在 2 小時內清理完車庫」，這是一個最佳情況，但實際上需要 4 小時，因為你遇到了意想不到的挑戰（嗨，多年來的雜物！）。有趣的是，即使我們記得過去類似任務花了更長時間，我們仍然相信「這次會不一樣」。研究發現，只有大約 30% 的學生在他們最初估計的時間內完成了論文，並且人們通常不善於從過去的低估中學習——即使知道過去的情況，我們對當前計劃仍然保持樂觀。

其他偏誤包括樂觀偏誤（相信我們比其他人更不容易遇到困難）、動機推理（因為我們希望某件事是真的而設置不切實際的短期時間線），以及採取**「內部視角」（僅關注當前任務的細節而不與類似的過去任務進行比較）。這些偏誤導致我們經常低估時間需求。另一方面，有些人故意高估時間（這是一種填充**）——這避免了錯過截止日期，但可能導致帕金森定律（「工作會擴展以填滿可用的時間」）。過度估計可能使人變得自滿或效率低下——如果你預計某件事需要3小時而實際只需1小時，你可能會因為感覺時間充足而拖延或不必要地打磨。

如何修正這些偏誤？ 一種策略是採取外部視角——查看該任務的歷史數據或他人的經驗。與其從頭猜測，不如問：「上次我做類似報告時實際花了多長時間？」如果你之前從未做過，找一個有經驗的人，或者將任務分解成部分並估算。另一種方法是使用**PERT（計劃評估與審查技術）**這樣的技術，涉及估計三種情境——最好情況、最可能情況、最壞情況——並對它們進行加權平均。這可以通過明確考慮出錯的情況來防止過度樂觀。

將任務分解也是關鍵。估算 5 個小任務比一個模糊的大任務要容易得多。如果「開發網站」讓人感到畏懼，可以將其分解為「設計主頁（3 小時）、編碼主頁（5 小時）、測試主頁（2 小時）」等，然後加總起來。這樣更可能得到更準確的總計，並識別出哪些子任務可能是瓶頸。此外，故意增加緩衝時間到你的估算中——有些人會採用「在我直覺告訴我的時間上加上 50%」的規則來應對知識工作中的意外延遲。

最後，最好的一個解決方案是通過反饋持續改進：在每個任務或項目完成後，對比你的預估時間和實際花費時間。認識到自己的偏見模式（你總是低估了約 30%？總是忘記會議會增加額外工作量？）。隨著時間的推移，你會重新校準自己的估算。這就像調音一樣——每次演奏時都會調整，直到與現實和諧一致。現代應用程序可以通過記錄實際花費的時間來幫助你，提供數據以完善未來的估算。

總之，我們在估算方面都稍有不足，但意識到這些偏見並系統性地調整它們可以大大提高你的計劃準確性。目標不是完美預測，而是足夠接近，讓你的計劃不再是空想。假設事情將比你第一個猜測的時間更長，並從過去的任務中學習，你可以設定更現實的截止日期，減少最後一刻的緊急行動或失望。

AI輔助ETC：從你的歷史中學習

這就是令人興奮的地方：人工智慧可以讓ETC變得更準確且使用起來更加輕鬆。不用每次都手動猜測，AI驅動的規劃應用程式（如 Macaron 的智能排程器）可以從你的歷史中學習，並為你建議ETC。這是如何做到的呢？隨著時間的推移，當你使用應用程式並標記任務完成時（可能記錄實際時間，或是應用程式從你的日程中推斷出來），系統會收集一個個人資料集。比如，它知道你估計「撰寫部落格文章」需要 2 小時，但實際花了 3 小時，或者每個星期一你常在一小時內完成 5 個小任務，等等。

透過機器學習，應用程式可以檢測你在估計時的模式和偏差。也許它發現你在編碼任務上總是過於樂觀 20%，但對於電子郵件回覆則非常準確。下次你輸入類似任務時，AI可以自動調整建議的ETC（例如，如果你設定編碼任務為 1 小時，它可能在計畫中標註為 1 小時12分鐘，輕柔地修正你的偏差）。基本上，AI就像是一位了解你習慣的友好規劃者，幫助你彌補偏差。

AI 也可以分析情境因素：它可能會學到早上安排的任務完成得更快，或者某些任務類型如果安排在一天晚些時候會花更長時間（因為疲勞）。有了這些知識，它可以開始以最佳方式安排你的日程——例如，把寫作任務放在早上，因為你通常會更快完成，而將簡單的任務安排在下午。隨著時間的推移，AI 的建議會變得更加個人化。某種程度上，它就像是應用中的小型專案經理，說「根據過去類似的任務，我認為這需要你大約 90 分鐘，而不是你標示的 60 分鐘——我應該安排 90 分鐘以防萬一嗎？」

另一個方面是自動追蹤和反饋循環。有些應用可能會使用被動時間追蹤（知道你什麼時候開始/停止一個任務）來提供數據。如果你啟用了類似的功能，AI 甚至不需要你輸入實際情況——它可以看到你從 2:00 到 2:45 花在任務 X 上。然後，它將其與計劃的 30 分鐘進行比較並學習。下次，對於類似的任務 Y，它會記住這種差異。這種持續的循環意味著你使用系統的次數越多，它在預測完成時間方面就會變得越聰明。

AI 的協助不僅僅是關於數字；它還能提供見解和建議。例如，它可以提醒你：「你最近的 3 次寫作任務超時。考慮安排更長的寫作時間段或將任務分成多個部分。」或者它可能注意到，「你通常每天完成大約 5 小時的專注工作。你明天的計劃有 8 小時的艱難任務——你可能想推遲一些。」這些見解可以幫助你在精疲力竭之前進行調整。

關鍵是，AI 可以幫助動態重新規劃。生活不是靜態的——如果會議延遲並佔用了你計劃用於某事的一小時，AI 驅動的計劃器可以迅速重新調整你的時間表，可能通過將較低優先級的項目移到第二天來找到另一個位置。這就像當你錯過轉彎時 GPS 重新路線。因為 AI 知道你任務的預估完成時間和優先級，它可以在一天剩餘的時間內以合理的方式重新分配你的時間。例如，「任務 A 被打斷了，但我看到下午 3 點後有空檔——我會把它移到那裡，並縮短你的午餐時間 15 分鐘以適應，或者建議將任務 B 移到明天。」

所有這些都導向更具韌性和現實的計劃。AI 幫助你靈活應對，仍然完成重要的事情，而不是讓你的日程因一次延誤而被打亂。隨著它的學習，它甚至會預測你如何處理中斷——也許它會知道你喜歡立即處理緊急的新任務，並將已排定的任務推遲，因此它會在你的日程中為意外情況自動創建「緩衝」。

在 Macaron 中，啟用 ETC 建議 意味著你可以享受這些內建的好處。應用程式可能會在你創建任務時建議 ETC（「你的報告大多需要約 3 小時，我們是否應將此報告的估計時間設定為 3 小時？」）。它也可能顯示 ETC 分佈圖——一個顯示任務預計時間與實際時間的視覺圖，突出顯示你的改進或哪些任務類型是異常值。看到這些數據可能會讓你有新的啟發（例如，你意識到所有「快速電話」通常比你想像的長兩倍）。

總的來說，AI 協助的 ETC 減輕了你不斷自我監控的負擔。它就像一個了解你偏好的智能助理，幫助你相應地計劃，並輕輕引導你做出更準確的估計。這導致 更緊密的排程準確性、較少的意外和更可預測的工作量視圖——你不再盲目行動，而是開始利用自己的工作數據來預測未來。

使用 ETC 來保護深度工作

在你的規劃中，ETC 的最佳應用之一是保護你的深度工作——那些需要長時間專注的認知密集型任務（如寫作、編程、設計、策略等）。深度工作不僅需要安排一個時間段，還要確保這段時間足夠長且不被打斷。通過將 ETC 分配給深度任務，你可以精確地劃出所需的時間，然後保護它。

例如，假設你估計撰寫客戶提案需要大約 3 小時的專注。如果你沒有明確地估算，可能會天真地將其安排在一個你以為有空的下午，結果會議和電子郵件把下午切碎。但如果你心中有 3 小時的 ETC，你會故意安排一個 3 小時的時段，比如從上午 9 點到中午 12 點，並標記為「勿擾——提案寫作」。這樣你就對自己做出了承諾。在許多規劃應用中，你可以將這段時間標記為專注時間，甚至讓應用將你的狀態設置為忙碌，讓同事知道不要打擾。

這種方法得到了生產力專家的時間區塊策略的加強——劃分並保護深度工作時間對於真正完成有意義的工作至關重要。使用 ETC，你也可以確保你分配了足夠的時間。我們多少次為需要兩個小時的事情只劃了一個小時，然後不得不妥協或超時？ETC 通過將時間區塊與需求匹配來幫助避免這種情況。

另一個好處是，當你在日曆上保護一個深度工作時間段時，你可以抵禦會議或干擾。假設每週三上午 10 點到 12 點是你的深度工作時間。如果有人試圖在這時安排會議，你會看到衝突，可以回絕（「我們可以改到下午 1 點嗎？我早上有個安排。」）。你實際上是在用對待與他人會議的同樣尊重來對待你的重要任務。一些日曆工具和服務通過允許你設置他人無法預訂的專注時間來鼓勵這一點。通過使用 ETC 來計劃這些，你是在現實地計算需要多少專注時間，而不是僅僅希望隨便一個空閒小時就足夠了。

ETC 也有助於將淺層任務與深層任務分開批次處理，這樣可以保留深度工作的質量。假設你分配了 3 小時進行提案（深度工作），同時還有一堆 10 到 15 分鐘的小任務（回覆電子郵件、小型數據輸入、安排會議）。知道這些小任務總共需要 1 小時（可能是 4 個任務，每個 15 分鐘），你可以將它們集中在一天中的一個小時區塊。這樣一來，就不會打斷你 3 小時的工作流。研究顯示，不斷地切換上下文（在深度和淺層任務之間跳躍）會造成一種心理成本，通常被稱為「切換稅」——使用時間區塊和 ETC 來填滿你的一天可以幫助你減少這些切換。你可以清楚地在計劃中看到：大橙色區塊 = 深度工作，小綠色區塊 = 淺層任務。而且你會抵制在深度工作時間內快速解決小任務的誘惑，因為你已經安排好了那些任務的時間。

在實際操作上，使用 ETC 來保護深度工作的方式可能如下：你有一份報告需要在星期五前完成，你估計需要大約 4 小時。你安排了兩個 2 小時的深度工作時段，在星期二和星期三早上進行。你將這些時段視為不可侵犯的。到了那天，你會關閉通知，或許將你的 Slack 狀態設為「專注中」。如果有人打擾，你知道該怎麼說：「可以等到 11 點以後嗎？我正在專心處理一個重要的事情。」你的應用程式甚至可能會幫助提醒他人——有些會與通訊工具整合，以顯示你正在專注模式中。

同時，所有小事情（通常會打斷深度工作）都有其專屬的時間段。你可能會有一個每天 4:30 到 5:00 的「行政追趕」時間段，因為你已估計了時間，你知道可以在這段時間完成 3 到 4 件小事。因此，在深度工作期間，你不會感到焦慮「哦，我還需要發送 X 的電子郵件」——你已經為那封電子郵件安排了時間，而且你知道只需要 10 分鐘，因為你給了它一個 ETC 和一個時間段。

總而言之，ETC 提供精確的時間區塊管理。它確保你的「深度工作」區塊充足，並幫助你維持這些區塊的界限。這就像知道在深潛時需要多少氧氣一樣——你不會隨便帶著一罐隨機的空氣去潛水，而是計算你所需的量。ETC 就是為你的大腦深度潛水計算這個量。結果是更高質量的工作和更少的壓力：你全神貫注於手頭的任務，自信其他事情也有它們的時間。

(提示：Macaron 的一個技巧是使用 AI 發出「估算和安排」這樣的指令。你可以直接告訴助手，「這周我需要寫一份 5 頁報告和準備 10 張幻燈片。估算和安排這些任務與我的其他承諾。」AI 會生成建議的 ETC 並智能地將這些任務放入你的日曆中——例如，明早花 3 小時寫報告，週四下午花 2 小時準備幻燈片等。如果你不確定如何為大任務分配時間，這是一個快速啟動計劃的方法。)

**行動呼籲：**不要僅僅希望事情能完成——預測並計劃它。在 Macaron 中開啟 ETC 建議，讓 AI 幫助你精確調整時間預估，自動構建更智能的日程，這樣你就可以專注於工作，而不是忙於應付。

常見問題

• 問：實際上時間預估（ETC）的準確性如何？ 答： 它們永遠不會百分之百準確——但這沒關係。把ETC看作指導或預測。最初，你的估算可能只是粗略的猜測。隨著時間推移，尤其是根據實際情況進行回顧和調整後，你會逐漸改善。許多人發現，在幾周的有意識估算後，他們變得更加熟練。如果你使用像Macaron這樣的AI應用程序，它也會通過學習過去的任務來優化建議。目標不是完美的精確，而是足夠接近，讓你可以信任你的日程安排。同時值得注意的是，即使估算有20%的誤差，通常也比沒有估算好。沒有ETC，你可能會試著在3小時內塞進5小時的任務。有了ETC，你就能發現這種差異並進行調整。因此，將ETC視為有用的近似值。計劃最好的情況，準備一些變異，並隨時調整——這是正常的。如果可以，始終為安全預留一點緩衝時間。
• 問：如果我被打斷或某件事情比ETC花費的時間長得多怎麼辦？ 答： 生活中常有意外！即便有良好的估算，干擾和意外的複雜情況還是會發生。關鍵是設計出具有彈性的時間表。如果某個任務時間超長，你有幾個選擇：調整你的時間表（移動或延遲不太重要的任務），壓縮其他事情，或者如果可能，暫停並稍後繼續超時的任務。許多計劃應用程序使這變得容易——你可以將未完成的任務部分拖到新的時間段。干擾處理也是緩衝時間發揮作用的地方；如果你留有緩衝，可以吸收一些超時。如果干擾是緊急的（例如孩子生病或工作突發事件），就去處理它，然後回到你的計劃中重新安排剩下的時間。Macaron的AI可以在你指出某些事情被延遲時，自動重新安排受影響的任務。隨著時間的推移，頻繁的干擾可能表明你需要在一天中留出更多開放空間或縮短專注塊。記住，ETC是一個工具，而不是嚴格的合同——預期你會根據需要進行調整。其價值在於提供一個起點，然後保持靈活。
• 問：ETC對團隊任務有用還是僅僅對個人使用有用？ 答： ETC在兩種情境下都很有價值，但方法略有不同。對於個人任務，你通常最了解自己的工作節奏。在團隊環境中，ETC通常出現在專案管理中——估算多個人或整個團隊的工作量。這依然很重要（想想像敏捷這樣的方法，團隊估算故事點或小時）。挑戰在於考慮不同技能水平和協調的成本。在團隊中，應該公開討論ETC；一個人的1小時工作可能是另一個人的3小時工作。使用ETC作為共同語言有助於為團體項目設定現實的時間表，並避免超負荷成員。像Macaron for Teams（假設）這樣的工具可以學習每個人的速度，幫助專案經理將任務分配給適合的人，以符合可用時間。有一點需要注意：不要因為「錯誤」的估算而懲罰人們——這是為了改善規劃，而不是讓任何人承擔責任。鼓勵透明的文化，當事情變化時可以更新估算。總而言之，ETC對於計畫沖刺的經理和計劃你一天的你一樣有用——它帶來了時間可能被如何使用的清晰度。只需記住調整以適應團隊任務的協作性質（會議、審查和協調可以增加真實的完成時間）。