真正的 AI 排程助理應該做什麼

作者：Boxu Li

曾經希望能夠直接告訴助理「管理我的日曆」，再也不必擔心安排的來回折騰嗎？這個未來已經到來——但並非所有的 AI 排程工具都一樣。在本指南中，我們將探討一個真正的 AI 排程助理應該具備的功能，以真正節省您的時間（提示：不僅僅是發送自動邀請）。從了解您的會議偏好到協商最佳時間和處理那些麻煩的重新安排，我們概述了一個真正聰明的排程助理的必備功能。如果您曾經嘗試過基本的日曆機器人，卻發現它們缺乏功能，請繼續閱讀——您將發現如何利用高級助理（如 Macaron）將您的日曆管理從頭痛轉變為輕鬆。

為什麼 Macaron 在乎： 會議和約會應該是推動工作進展，而不是占據半週的時間來協調。Macaron 的 AI 被設計為能夠**「重新安排不可重新安排的」**——無縫處理衝突、時區和人性化的特點。讓我們實際了解這意味著什麼。

真正節省時間的最低功能集

首先，讓我們來設定標準：一個 AI 排程助手應具備哪些最低限度的功能才能真正為你節省時間？這很重要，因為有很多所謂的「智能日曆」工具最終還是讓你多做了工作。一個真正的解決方案應該能夠以最少的干預處理整個排程生命週期。

至少，一個 AI 排程助手應該能夠：

即時存取您的行事曆： 您需要統一查看工作、個人及其他行事曆的空檔。如果看不到某個約定，就無法在其周圍安排日程。頂尖的助理會連接多個行事曆來源（如 Google、Outlook、iCloud 等）並保持同步。加分項： 助理應該將您標記為「忙碌」的事件視為神聖，甚至可以自動檢測潛在衝突（例如兩個標記為暫定的事件重疊）並標記或解決它們。
自動安排新會議： 這意味著當您說「安排下週與 Alice 的30分鐘會面」時，AI 應能夠找到合適的時段，考慮您的行事曆和（如果可能）Alice 的空檔或偏好。理想情況下，它會直接發送邀請或郵件提議給 Alice，而不是僅僅建議時間讓您手動發送。簡而言之，它應該讓您擺脫協調的麻煩。您作為用戶可能只會收到一個通知：「已確認與 Alice 的會議，週二下午2點。」
重新安排和處理變更： 生活難免有變——會議被移動或取消。真正的助理在這裡大顯身手，主動處理變更。如果出現衝突（您雙重預約或有緊急優先事項出現），AI 應該提供重新安排的選項。例如：「您的專案更新與客戶電話有衝突。我可以將專案更新移到明天上午10點——您想讓我這麼做嗎？」更好的是，如果有人要求重新安排，AI 可以與他們溝通（通過您發出的禮貌郵件或排程連結）以找到新時間，而無需您當中間人。
學習並執行您的偏好： 我們稍後會更深入探討，但至少助理應該尊重您設定的基本規則：您的工作時間、會議時長限制、「週五下午3點後不開會」、時區邊界等。如果它總是在您討厭的早晨提議8點的會議，那不叫省時——那是在製造煩惱。因此，任何有用的排程 AI 至少應該讓您輸入偏好或觀察您的行為以避免明顯的失誤。
整合通信： 排程不僅僅是移動行事曆塊，還包括發送邀請、郵件或相應的訊息。合格的 AI 排程工具應該能整合郵件（或您偏好的通信渠道）來發送確認、提醒或後續跟進。如果它只是在行事曆上放置事件而不提供背景，那您仍然需要編寫「團隊好，我們能在這個時間見面嗎……」的郵件。真正的解決方案會以人性化的方式處理這些訊息。
提供確認和審計： 您應該隨時知道您的 AI 助理做了什麼。在排程或重新安排後，它應該向您確認（或至少明確記錄）所採取的行動——例如：「已預訂與 Sam 的午餐，週三12:30 在義大利餐廳（根據您的偏好）。邀請已發送給所有參與者。」這樣您就不會猜測或無意中雙重預約。這建立了信任；您能安心放手。

如果您正在考慮的 AI 排程工具無法滿足以上所有條件，那它可能並不能真正為您節省多少時間。重點在於從您的工作中移除繁瑣的協調工作 — 因此，它必須在這方面真正自主，但同時又要透明，讓您對其選擇充滿信心。

CTA（頂部）：Macaron 的排程助手完全符合這些要求。立即連接您的日曆，體驗全程無憂的會議排程 — 包括解決衝突和學習偏好。

偏好學習與協商

"真正的" AI 排程助手的一個突出特點是其學習您的偏好甚至代表您協商的能力。我們來分解一下這些內容：

偏好學習： 隨著時間推移，AI 應該在日曆方面幾乎成為您的延伸。這意味著要理解如以下事項：

您的會議節奏： 您是否喜歡將所有的一對一會議安排在下午？將週一留給內部會議，週二留給客戶電話？或者您喜歡在第一場會議前的早晨有一個空閒時間。一個智能助手可以讓您明確設置這些規則，或者注意到您的習慣。例如，Macaron 的方法結合了兩者：您可以通過偏好面板設置明確的規則，AI 也會捕捉未陳述的偏好（比如「用戶經常拒絕下午5點以後的會議」——它會學習到您可能將晚上視為私人時間）。
喜愛的工具和地點： 如果與 Bob 的每次會議都是 Zoom 通話，而與 Carol 的每次會議都是在辦公室面對面，AI 可以記住這些並預設到這些情境。它可以自動填入邀請中的會議詳細信息或地址。隨著時間的推移，您不需要再指定「Zoom 還是電話？」——您的助手已經知道您默認是 Zoom 用於虛擬會議，除非另有說明。
人員優先級： 您可能總是接受經理的會議邀請，但經常推遲與供應商的聊天。助手可以學習哪個邀請應自動接受（或至少標記為重要），以及哪個應在您日程過載時推遲取消。同樣，它可能會學習到當某些同事參與時，您需要更長的會議，因此它會安排60分鐘的時間段，而不是30分鐘。
任務與會議平衡： 有些人喜歡將會議連續安排，留下大塊時間用於深度工作。其他人則偏好將會議分開。通過反饋或模式學習，AI 應該能夠適應。如果您不斷將會議移動到彼此相鄰的位置，它會學習到您喜歡集中安排。或者如果您經常在兩次會議後安排專注時間，它會推斷出您需要恢復時間。

現在，談判是下一個層次。這是助理實際與其他人（或他們的助理）互動以找到時間，而不需要你不斷地提供輸入：

處理外部日程安排： 想像一下你下週想要與客戶會面。不再需要發送「什麼時間對你合適？」這樣的電子郵件並應對多個回覆，而是告訴你的 AI：「下週和客戶 X 安排一個 1 小時的會議。」一個先進的 AI 排程助理可以通過你的地址或一個友好的身份發出郵件，說類似這樣的話：「嗨，我是[你的名字]的助理。星期三下午 2 點或星期四上午 10 點對您來說合適嗎？」如果客戶回覆（「星期四 10 點可以」），AI 可以解讀並確認邀請。如果這兩個時間都不行，它會繼續禮貌地協商：「那星期五早上如何？」這一切都在幕後進行。只有在有例外或確認後才會通知你。這是早期工具如 x.ai 的 Amy 所承諾的，而現代系統在自然語言理解方面的能力更強。Macaron 的助理，例如，可以起草這些協商郵件，幾乎與人類助理無異——始終禮貌、清晰並能夠適應。
衝突解決： 協商不僅僅是與他人，有時是與自己的日程協商。例如，如果兩個高優先級會議在同一天，AI 可以根據你設定的優先級規則決定保留哪一個在原定時間，移動哪一個。這實際上是在協商取捨：「如果我將會議 A 移到明天，我就能保留會議 B 的黃金時段，這符合用戶不移動客戶會議的優先級。」然後它可能會發送電子郵件給會議 A 的參與者：「我們可以改到明天嗎？有緊急事情發生。」——再一次，為你進行這些聯絡。
尋找最佳時間： 對於多參與者的會議，AI 可以像個外交官。它可以分析每個人的日程（如果它有權限，比如在你的組織內或通過共享的忙閒信息）並找出最佳時間（例如，對所有人最不干擾的時間，或者大家都空閒的最早日期）。然後它提議那個時間。如果有人不能參加，則調整並提議下一個最佳時間。可以將其視作算法協商——嘗試不同的組合，直至滿足所有人。關鍵是你不需要手動比較日程；AI 在幾秒鐘內完成並處理如「Jane 無法在下午 3 點參加，提議改為下午 4 點」這樣的消息。
尊重自主性： 協商的一部分是知道何時將你拉進來。出色的 AI 助理將獨立處理 95% 的情況，但也知道自己的界限。如果有不尋常的請求（「我們能在晚上 7 點在外地見面嗎？會有晚餐。」）——AI 可能會提醒你：「你的同事建議晚餐會議。我對下班後會議的偏好數據不詳。是否接受並添加到你的日程中？」這樣，它可以自主協商常規事項，但不會在你想親自決定的事情上越界。隨著時間的推移，當你回應，它會學習你的界限（「用戶拒絕了任何晚上 7 點的會議；記住：除非明確告知，否則避免這些時間」）。

簡而言之，偏好學習讓助手變得個人化，而協商能力使它在處理人際關係和衝突時真正自主。這些功能結合在一起，將排程機器人從一個巧妙的小工具變成一個你可以信賴的虛擬排程經理。

想像一下，告訴 Macaron 的 AI，「處理我下週所有的會議請求」，然後自信地合上你的筆記型電腦。這就是你應該要求的服務水準。

智能限制（旅行時間、時區、緩衝時間）

排程不僅僅是找到任何空檔——而是找到在各種限制下的合適時間。真正的 AI 排程助手會考慮到一位貼心的人類秘書會注意的細節，例如旅行、時區和緩衝時間。以下是這些智能限制如何運作：

會議之間的旅行時間： 如果您在不同地點有連續的會議，可能會讓您在兩地之間奔跑（或是急駛）。一個聰明的助手知道如何避免這種情況。它會檢查您活動的位置（或者知道一個是虛擬的，一個是面對面的），並自動安排交通時間。例如，如果您有一個在市中心的客戶會議在2:00結束，而另一個在2:30開始，AI可能會：a) 將第二個會議時間調後，以便有30分鐘的交通時間，或者b) 提醒您並詢問是否應安排視訊會議。一些先進的系統甚至可以與地圖服務整合——Macaron可以使用位置數據來估算通勤時間。結果：不再有忽視地理因素的不現實的連續會議。如果您通常需要15分鐘走到另一個辦公室，助手在安排時會預留這段時間。
時區考量： 在我們全球化的工作世界中，您可能在紐約安排與倫敦和新加坡的通話。一個不夠聰明的排程器可能會把您安排在看似不同日期但實際上因時區差異而重疊的時間。一個精明的AI助手總是轉換並檢查時區。它會防止像在凌晨3點為您安排會議這樣的錯誤，因為它只看了對方的日曆。此外，它可以優化各方合理的時間。例如，它知道東部時間早上8點是太平洋時間早上5點——對西海岸的同事來說可能不理想——因此它會盡量選擇雙方都在正常工作時間的時間。如果您經常旅行或日曆中有多個時區，助手會跟蹤。Macaron的助手實際上會根據您的日曆或甚至您的設備位置來跟蹤您的時區，所以當您說“安排在週五10點”時，它知道您指的是哪個10點。如果您或其他人觀察到夏令時間的變化，AI會記得調整。
緩衝時間： 連續的會議可能會讓人感到精神疲憊。許多人喜歡在會議之間有一個緩衝（或休息）來喘口氣、喝水或準備下一次會議。一個好的AI排程器可以將緩衝作為規則強制執行。例如，您可以設置“會議之間至少留15分鐘”或“任何會議超過1小時後，確保有30分鐘的休息”。AI會將這些緩衝視為必要的忙碌時間。它可能會自動拒絕試圖緊接著另一個會議的邀約，或稍後安排以保持間隔。緩衝不僅僅是為了休息；它們還涵蓋了像準備時間這樣的情況。如果您在3點有一個重要會議，您可能希望在2:30有一個30分鐘的專注時間來收集筆記。Macaron的助手可以學習您認為哪些會議是高風險的（例如，標記為“重要”或具有某些關鍵字）並自動在之前預留準備時間。
個人限制： 這些是更為自定義，但同樣重要的智能規則。例如：
- “下午4點後不開會，因為我要接孩子。” AI會將4點後視為不可用，除非您覆蓋。
- “週三保持空閒以便進行深入工作。” 它會嘗試不在週三安排任何會議，除非絕對必要（即使在這種情況下，也可能會問是否允許）。
- “每天限制5個會議。” 如果您想確保不超負荷，助手可以限制每天安排的會議數量。一旦達到第五個會議，它可能會把額外的請求推到其他日子。
- “偏好的會議時長。” 您可能喜歡25或50分鐘的會議，而不是默認的30/60分鐘，以便給自己留有緩衝。助手可以使用這些增量來安排。
自動午餐和休息： 聰明的AI也會在您的日曆中午開放時阻止午餐時段（以便沒有人搶占它），或提醒您休息。Macaron作為一個以生活為中心的助手，甚至會考慮到健康：例如，如果它自動安排任務（與日曆相關的），可能會在連續2小時的會議或工作後插入短暫的休息，認識到人類專注力的減退。這是一個真正優秀的人類助理會有的體貼（“我已為您在下午1點預訂了一個吃飯的休息時間”）。
任務與會議限制： 如果您的AI還負責安排您的任務（時間分配您的待辦事項，我們將在下一節中討論），它會將某些任務視為靈活的，有些則視為不可移動的。例如，它知道明天到期的客戶演示必須今天完成（不可移動，像與自己的會議），而撰寫博客文章則可以在需要時推遲到本週晚些時候。這些優先級規則確保當衝突發生時，AI會移動正確的事情（在這種情況下，它應該推遲撰寫博客，而不是客戶準備）。

本質上，智慧限制使得助理不僅僅是填滿你的日曆，而是真正以智慧來管理它。後者在問題發生前就能預防：避免過勞、避免後勤混亂，並尊重現實生活的複雜性。最終，你會擁有一個像是由體貼的人所計劃的日曆，考量了通勤時間、保留了專注時間，且沒有午夜電話（除非你想要這樣！）。

Macaron 的排程助理從一開始就以這些限制為基礎構建。它知道時間管理不只是用會議來填補空隙；而是關於平衡生產力與理智。

會議衛生：議程、結果、後續！

一個真正優秀的 AI 排程助理不會僅僅在你的日曆上安排會議。它還幫助確保那些會議有效——實踐良好的「會議衛生」。這個概念涵蓋了議程、結果和後續行動：

邀請附議程： 你有多少次參加會議時不知道內容，結果會議漫無目的？AI助手可以執行一項簡單但強大的規則：每個會議都應該有列出議程或目的。 當助手安排會議時，它可以提示你（或會議組織者）提供議程。例如，如果你說「設置一個項目啟動會議」，Macaron可能會回應：「好的。這次會議你想達成什麼目標？我可以把它添加到邀請中。」即使你只給了一個簡單的目標，AI也會將其放入日曆事件描述中（例如，「議程： 介紹項目團隊，定義關鍵里程碑，分配初始任務。」）。如果別人邀請你參加會議，而AI發現邀請是空白的，它可以輕輕地要求他們提供議程（可能通過電子郵件：「這裡是John的助手，能否分享即將舉行的會議的議程，以便John能夠有效準備？」）。這樣可以促使你的協作者養成更好的習慣，而不需要你親自發送尷尬的電子郵件。
確保關鍵細節： 除了議程，助手會檢查邀請是否包含所有必要的信息——會議鏈接、地址、撥號號碼、文件。如果缺少某些東西（例如，遠程會議的Zoom鏈接），智能助手可以自動添加或要求提供。Macaron與你的工具集成，能夠生成視頻通話鏈接，並在未提供時插入。不再需要在開始時手忙腳亂地尋找「會議鏈接是什麼」。
結果追蹤： 會議結束後，尤其是重要會議，通常會有後續任務或決策。AI助手可以幫助記錄並執行這些結果。例如，會後它可能會提醒你：「客戶會議結束。你想讓我發送總結或下個月安排一次後續通話嗎？」如果與轉錄或便箋應用集成，它甚至可以自動生成會議討論的簡要總結（這是一項尖端功能，但可以通過連接會議轉錄服務來實現）。至少，助手可以記錄會議已經舉行，並記錄你給予的任何快速結果。一些用戶設置Macaron在會議中聆聽行動項目——例如，如果聽到「我們兩週後再見面」，它會主動創建兩週後的暫定條目或之後提醒你。
後續行動： 會後繁瑣的工作通常涉及發送後續電子郵件（「會議很棒，以下是下一步…」）或安排下次接觸點。這是AI自動化的絕佳機會。會後你只需說：「嘿AI，發送一封感謝信並列出我們商定的3項任務。」AI會草擬郵件並發送給參會者。或者，「如討論，安排我們的下一次季度審查在六月」——事件會被創建並發送邀請。Macaron的設計允許這些快速的會後指令，即使是在走出會議室時通過語音進行。這意味著你結束會議後，所有參與者在幾分鐘內都收到了總結或下一次會議的日曆佔位符，這都要歸功於你的AI。就像擁有一位超高效的秘書，永遠不會忘記關閉循環。
會議審核與改進： 隨著時間的推移，AI助手甚至可以幫助你分析會議。例如，它可能會注意到你有很多會議缺乏明確的結果，或某些類型的會議總是超時。然後它可以提出改進建議：「你的團隊同步會議經常超過15分鐘。我應該將其安排為45分鐘而不是30分鐘嗎？」或者「你已經有一段時間沒有與項目X團隊見面了；上次會議是60天前，我應該安排一次嗎？」這涉及到日曆分析，但這是確保會議效果的一部分，而不僅僅是安排。
「有背景地拒絕」與禮貌自動化： 會議禮儀還涉及優雅地處理邀請你拒絕的會議。與其簡單的「不」或讓某人懸而未決，AI助手可以介入並提供有背景的回覆。例如，如果你不能參加會議，你可以指示：「拒絕並告訴他們我在旅行，但請求下週重新安排。」AI會發送一封措辭優雅的回覆：「John週二由於旅行無法參加。他重視這次討論，希望能在下週重新安排。如果可以的話，請告訴我們幾個適合的時間，我們會把它放入日曆。」這樣你就不需要自己撰寫消息，並確保專業性。這是一個小小的舉動卻有著很大的影響——即使你說不，關係也能保持順暢，因為AI周到的處理。

讓我們用一個提示框來說明您在會議禮儀上下對 AI 排程助理可能會說的話：

詢問 AI：「把我下午 3 點的設計團隊會議改到下周，並加註我需要更多準備時間。」 詢問 AI：「拒絕客戶晚宴邀請，告訴他們我不在城裡，但建議下周任何時間。」 詢問 AI：「明天的專案會議，給大家發送這個議程：1) 預算審查，2) 演示準備，3) 問答。並附上我們雲端硬碟中的最新預算文件。」 詢問 AI：「在我 4 點的電話會議後，發送後續電子郵件，感謝他們並列出我們做出的決定（我會在通話後立即告訴您）。」

在每一個案例中，AI 都會負責執行——移動事件、給參加者發消息、在邀請中添加信息——就像一位勤懇的人類助理一樣。

通過涵蓋議程、結果和後續事項，AI 排程助理從簡單的日曆管理員升級為真正的會議促進者。它幫助培養運行良好的會議文化：您可以在每次會議中做好準備，並在會後擁有明確的後續步驟，而不必親自管理所有細節。人們會注意到與您互動時的不同——「您的會議總是有議程和及時的後續步驟，您是怎麼做到的？」（隨時可以感謝您的 AI 幫手！）

與 Macaron 一起整合一切

我們列出了許多功能：偏好學習、談判、智能限制、會議衛生。你可能會想，有沒有一個工具能夠真正做到這一切？Macaron 就是為此而設計的，而且還不止於此。它不僅僅是一個獨立的 AI 排程助理，而是更大個人助理平台的一部分——這意味著它不僅了解會議，還理解你的任務、習慣和健康。讓我們看看 Macaron 如何將這一切串聯起來：

一次性安全設置： 首先，將 Macaron 連接到您的日曆（如 Google、Outlook 等）—一個快速、安全的 OAuth 過程（只需點幾下；Macaron 絕不會看到您的密碼）。如果需要它幫您發送郵件，您也可以連接電子郵件。所有數據保持私密，僅用於協助您。
從第一天開始的個性化： Macaron 會先詢問幾個偏好問題：「您的典型工作時間是什麼時候？」「您有沒有想保持無會議的日子？」「是否有您總是想接受會議的對象（如您的老闆）？」這些問題為 AI 提供初始設置。您可以跳過這一步，讓它自動學習，但提供一些初步信息能立即提高其效率。
使用自然語言： 要安排或重新安排，您可以用簡單的語言進行互動。輸入或語音說出類似「安排下週與 Jack 和 Diane 的 45 分鐘市場審查」這樣的話語——Macaron 的 NLP 和上下文記憶就會生效。它知道 Jack 和 Diane 是誰（從您的聯繫人或過往會議中），找到三人都有空的時間，並發送邀請。如果某些信息不確定（例如不知道 Diane 的郵件），它會要求您進一步確認一次。
自主運行： 當請求進來時（有人發郵件「我們可以見面嗎？」或發送邀請），Macaron 可以根據您的偏好自動處理。您可以從讓它建議行動開始（「Alice 請求會議，我建議週四下午 4 點——批准嗎？」），隨著信任的增強，賦予它更多自主權。許多用戶最終讓 Macaron 自動接受或建議新時間，除非有衝突或特殊情況才打擾您。
衝突解決專家： 當出現衝突時，Macaron 立即識別並根據優先級解決。它可能會移動不太重要的會議，或如果兩個重要事項發生衝突，它會為您提供選擇（「您有兩個高優先級會議重疊；我可以要求移動 A 或 B——您更願意哪個？」）。
會議中的魔法： 當您在會議中時，Macaron 也不閒著。若是虛擬會議，它可以悄悄記錄會議是否超時並提醒參會者（「時間到了，我們要結束還是延長？」）—當然，這功能需您開啟。它還可以根據對話提示開始撰寫郵件或準備下一次會議（如聽到「讓我們安排後續」這樣的話）。
會後自動化： 如所述，後續和下次會議可以立即生成。您結束會議，在手機上對 Macaron 說簡短的語音指令，它在您進行下一個任務時處理其餘的事情。
學習迴圈： Macaron 追踪哪些有效哪些無效。如果您手動重新安排它設置的內容，它會從中學習（「也許那個時間段不好；為什麼？哦，用戶有個專注時間偏好我忽略了」）。它不斷調整對您的模型。由於它以生活為重點，甚至會考慮您的能量水平或壓力狀態：如果您經常在週一上午拒絕會議，也許您用那段時間來規劃或輕鬆進入一周——Macaron 學會今後保持那段時間的空白。

簡而言之，Macaron 旨在成為理想的日程安排助手——如同你所認識的最佳人類排程員一樣積極、周到和可靠，但速度更快，24/7 全天候可用。它的存在不僅僅是為了安排會議；它是為了優化你最寶貴的資源之一：你的時間。

常見問題

問：AI 日程安排助手能同時處理多個日曆和帳戶（工作、個人等）嗎？ 答：當然可以——更好的 AI 助手絕對能做到。事實上，在我們多面的人生中，不能處理多個日曆是個絕對不行的問題。例如，Macaron 可以連接到你所有的日曆，並呈現一個統一的空閒時間。當安排工作會議時，它會確保尊重個人約會（例如，你個人 Google 日曆上的醫生訪問），不會因為一個日曆沒“看到”另一個而意外重複預訂。它還可以為不同的日曆設置不同的規則（也許你的個人日曆事件是靈活的，但工作日曆則不是，或反之亦然）。最終的結果是一個和諧的日程安排。許多用戶喜歡 Macaron 也知道不會向其他人透露一個日曆的詳細信息——它可能會將“個人約會”標記為忙碌，但不會告訴同事“看牙醫”。它巧妙地管理每個日曆的隱私和整合。

問：將 AI 助理接入我的日曆和電子郵件是否安全？隱私怎麼辦？ 答：謹慎是明智的，但值得信賴的 AI 助理非常重視隱私。使用 Macaron 時，您日曆和任何已連接電子郵件中的所有數據都經過加密，僅用於為您服務——不會用於廣告，也不會出售給其他地方。Macaron 遵循嚴格的隱私政策，還提供控制權：您可以決定是否允許其自動代表您發送電子郵件，或是您更喜歡先查看草稿。它進行的所有操作都會記錄在您的活動日誌中。此外，Macaron 的架構確保個人信息保持隔離——AI 不會將您的日曆事件洩露給某個其他用戶可以訪問的雲端大腦；您的 AI 模型是專屬於您的。如果您斷開日曆或電子郵件，這些數據將從助理的活躍記憶中刪除（除非您明確要求它記住的信息）。簡而言之，安全和保密是基礎。許多 AI 排程工具還通過官方 API 集成（例如 Outlook 的 Microsoft Graph、Google Calendar API），這意味著它們遵循這些平台的安全標準。選擇一個對數據處理有透明方法的助理總是明智的。如果您這樣做，它實際上可能比人類助理更安全——AI 不會在火車上丟失保密協議文件，也不會洩露您的會議話題。此外，您隨時可以改變主意並撤銷訪問權限——AI 完全為您服務。

問：助理如何處理未出席或臨時取消的情況？ 答：未出席和臨時變更是排程中的不幸現實。AI 排程助理可以幫助減少和管理這些情況。首先，Macaron 可以在會議前向參與者發送自動提醒（例如，會議前一小時的電子郵件或聊天提示：「提醒：下午 3 點與 John 的 Zoom 會議」）。這樣可以減少未出席的情況，因為人們會受到提醒。如果在通話開始 10 分鐘後仍有人未出現，Macaron 可以察覺（如果與會議工具整合或你告訴它的話），並主動聯繫對方，例如發送一個禮貌的訊息：「嗨，我在通話中。也許你遲到了——告訴我是否需要重新安排。」如果需要重新安排會議，助理會立即行動，為你找到新的時間，不必再發送「我們什麼時候可以再見面？」的電子郵件。這樣基本上消除了從未出席中恢復的障礙。對於臨時取消的情況（比如有人在午夜發送電子郵件取消上午 9 點的會議），Macaron 會在第一時間提醒你，並已經準備好替代時間供你選擇。此外，如果因取消而有空檔，助理甚至可能建議如何利用這段時間（「你的下午 2 點會議被取消了——你有一小時的空閒時間。要我從你的待辦事項中拉出一個任務還是讓你休息一下？」）。雖然它無法防止他人偶爾的爽約，但 AI 助理確實能減輕影響，使重新安排幾乎毫不費力。通過分析模式（如果某人經常取消，也許可以在那個時段預訂暫定時間或雙重安排彈性任務以備不時之需），它甚至可以主動適應以最大限度地減少未來的干擾。

現在應該很清楚什麼是一個「真正」的 AI 排程助理了。它不僅僅是個簡單的機器人，把會議隨便放到你的日曆上；它是一個功能完備的智能代理，尊重你的時間。它能預測衝突，了解你的偏好，禮貌地與他人溝通，並簡化管理會議的整個過程。

我們一開始只是想讓 AI 「重新安排」——但正如你所見，一流的助理不僅能處理排程和重新安排，還能處理會議相關的元任務，並且只需你最少的輸入。這就像擁有一位私人秘書，即時工作且從不休息。

Macaron 的使命正是如此：給你時間。我們的用戶報告說，他們花在協調日曆上的時間大幅減少——有些人說從每週數小時減少到只有幾分鐘。更重要的是，它減少了認知負擔和壓力。你不再需要在 10 個關於會議時間的電子郵件線索中奔波，或在老闆召開緊急會議時手忙腳亂地調整行程。你的 AI 會幫你處理這些事情，你只需準備好並專心地出現在需要的地方。

如果你對讓 AI 管理日程感到懷疑，不妨從小步開始——也許讓 Macaron 為你安排一次會議。你會很快看到它的便利性，然後可以一步步交給它更多。用不了多久，你可能會如此信任它，甚至無法想像回到手動管理的方式。

記住，目標不是增加會議次數，而是要在合適的時間安排合適的會議，並將其餘時間留給有意義的工作（或應得的休息）。真正的 AI 排程助理能讓這一切成為可能。

準備好再也不必「找時間」了嗎？將你的日曆匯入 Macaron，讓你的新 AI 排程助理掌舵。你會驚訝自己以前是怎麼管理日曆的！